FAQ inköp och upphandling

Här har vi samlat svar på vanliga frågor om offentlig upphandling så att du enkelt ska kunna hitta den information du söker.

Upphandling

Hur gör jag en direktupphandling?

För att följa våra lagar och regler har vi nya rutiner för att genomföra direktupphandling och förnyad konkurrensutsättning (FKU). För att göra en direktupphandling mailar du till inkopupphandling@ki.se och beskriver vad du planerar att köpa för produkt/tjänst och hur mycket inköpet kommer att kosta. 

Vad är en otillåten direktupphandling?

Alla inköp som INTE görs i enlighet med LOU. Några exempel är följande; direktupphandling som överstiger tröskelvärdet. Uppdelning av inköp över tid som sammanlagt överstiger tröskelvärdet. Uppdelning av inköp mellan verksamheter som sammanlagt överstiger tröskelvärdet. Direktupphandling trots befintligt ramavtal.

Vem kan jag kontakta för att veta exakt hur mycket andra institutioner spenderat på samma vara för att vara säker på att jag inte gör en otillåten direktupphandling?

När du ska göra en direktupphandling är det viktigt att kontakta enheten för att få information om hur mycket KI spenderat för att sedan kunna godkänna så att inte maxbeloppet för direktupphandling överskrids. Kontakta enheten på inkopupphandling@ki.se.

Jag vill köpa en tjänst från ett företag är mycket billigare är det ramavtal som KI har. Kan jag då ignorera ramavtalet och välja den leverantören jag hittade själv?

Nej, det går inte då det blir en otillåten direktupphandling i och med att det redan finns ett ramavtal.

Jag har hittat en tjänst som jag är intresserad utav och har hittat 5 olika leverantörer som har möjlighet att göra denna tjänst. Är det okej att jag tar emot anbud från dem?

Det här kan vara ok om kostnaden är låg OCH man kollat med inköp och upphandlingsenheten så att det inte finns fler som handlar så att totala kostnaden på KI överstiger direktupphandlingsvärdet. Lägg in ett värde här så vet man vad som är lämpligt.

Är ramavtalen avtalade för företagen eller varor och tjänster?

Ramavtalen är specifikt avtalade för vissa varor och tjänster. Det innebär att bara för att ett företag har ett avtal betyder det inte att det innefattar allt som det företaget säljer. Därför är det viktigt att du läser igenom ramavtalen.

Hur kan jag som medarbetare på institutionen ge förslag på företag som vi frekvent använder men inte är upphandlade?

Statistik på inköp tas ut för att se vilka typ av varor och tjänster de flesta använder sig av och försöker därmed skapa ramavtal. Sen är det viktigt att poängtera att vi som upphandlare kan aldrig tvinga något företag att gå med i ett ramavtal om de företaget inte själv kommit med ett anbud. Vi tar gärna emot tips och förslag så vi kan informera dessa företag om annonser som kommer att komma. Vänligen skicka dessa förslag till inkopupphandling@ki.se.

Var kan jag hitta mer information om hur man ställer miljökrav i en upphandling?

Läs mer om detta hos Upphandlingsmyndigheten här 

Konferenser/ anläggningar

Vad gör jag om den konferensanläggningen jag vill ha inte är med på ramavtalet?

Om den inte finns i ramavtalet kan man även kolla på avropa.se vilket är statens upphandlingssida. Där finns alla företag som är upphandlade med staten.

Frågor och svar - Upphandlingsmyndigheten

Här kan du hitta frågor och svar från Upphandlingsmyndigheten.