FAQ inköp och upphandling

Hur gör jag en direktupphandling?

KI har beslutat om en direktupphandlingsprocess i enlighet med lagkrav (LOU). Information om direktupphandling finns på vårt intranät. För att göra en direktupphandling mailar du till inkopupphandling@ki.se och beskriver i en Begäran om upphandlingsstöd (BOU) vad du planerar att köpa för produkt/tjänst och hur mycket inköpet kommer att kosta. 

Inköps- och upphandlingsenheten varken tar ansvar för eller undertecknar avtal som inte genomförts i enlighet med direktupphandlingsprocessen.  

Vad är en otillåten direktupphandling?

Alla inköp som görs i strid mot LOU är otillåtna direktupphandlingar. Några exempel är följande:

• Direktupphandling som överstiger direktupphandlingsgränsen (700 000 kr), utan stöd i LOU.
• Uppdelning av inköp över tid som sammanlagt överstiger tröskelvärdet (i syfte att undvika upphandling).
• Inköp från annan leverantör trots befintligt ramavtal.

Kan jag dela upp ett inköp i flera delar så vi inte behöver upphandla?

LOU föreskriver att en upphandling t.ex. inte får delas upp i avsikt att kringgå lagstiftningen. Vid beräkning av kontraktsvärdet föreskriver lagen att det totala beloppet för hela kontraktet, under hela avtalstiden ska beaktas, inklusive optioner, förlängningar, premier etc. (dock inte moms). Dessutom ska regelbundet återkommande liknande kontrakt (samma slags vara eller tjänst) för hela KI slås ihop över en 12-månadersperiod vid beräkning av kontraktsvärde. 

Jag vill köpa en tjänst eller produkt från ett företag som är mycket bättre eller billigare än det ramavtal som KI har?

Nej, det går inte eftersom det redan finns ett ramavtal. KI är bundet på avtalsrättsliga grunder att handla från leverantören i det upphandlade avtalet. Ett köp från en annan leverantör utan upphandling blir en otillåten direktupphandling.

Kan jag köpa allt ett upphandlat företag erbjuder?

Ramavtalen är specifikt avtalade för vissa varor och tjänster. Ett ramavtal innefattar inte allt som det företaget säljer. Därför är det viktigt att du läser igenom ramavtalen för att fastställa vilka produkter eller tjänster avtalet omfattar.

Hur kan jag som medarbetare på institutionen ge förslag på företag som vi frekvent använder men inte är upphandlade?

Enheten för inköp och upphandling tar gärna emot tips och förslag så vi kan informera dessa företag om annonser som kommer att komma. Vänligen skicka dessa förslag till inkopupphandling@ki.se.

Var kan jag hitta mer information om hur man ställer miljökrav i en upphandling?

Dels ska du vid en upphandling kontakta KI:s miljösamordnare miljo@ki.se.

Läs mer om hållbarhetskrav hos Upphandlingsmyndigheten här 

Vad gör jag om den konferensanläggningen jag vill ha inte är med på ramavtalet?

KI måste alltid använda avtalade alternativ. Information om tillgängliga alternativ finns på sidan om vilka ramavtal som finns. Det finns även ramavtal på avropa.se vilken är statens upphandlingssida som KI är bundet av. Där finns alla företag som är upphandlade med staten.

Vem är kontaktperson för ett avtal? Vem förvaltar avtalet?

Inköp och upphandling (IU) avslutar en upphandling när avtal tecknats. När avtal tecknats bistår IU som stöd i upphandlat avtal vad gäller avtalsrättsliga frågor, t.ex. avtalstolkning. Förvaltningen av själva avtalet, t.ex. prisjusteringsfrågor,  kontaktperson etc beslutas av beställaren, eftersom beställaren äger och har budget för (beställer från) avtalet. IU kan bistå med att lägga upp prisjusteringen i avtalskatalogen.

Vår verksamhet vill ha en leverantörsutställning, hur gör vi?

Leverantörsutställningar är en förvaltningsfråga och hör till beställarens ansvar och intresse. IU hanterar inte leverantörsutställningar. För de beställare som vill ha en leverantörsutställning kan ni kontakta KI reception, reception@ki.se. 

Fördjupning i frågor och svar gällande upphandling - Upphandlingsmyndigheten

Här kan du hitta frågor och svar från Upphandlingsmyndigheten.