Tystnadsplikt och samtycke
I rehabiliteringsärenden gäller tystnadsplikt. Arbetsgivaren kan dock med medarbetarens samtycke ta kontakt med vårdgivare. Det är viktigt att bägge parter strävar efter en förtroendefull dialog under rehabiliteringsprocessen.
Arbetsgivaren har inte automatiskt rätt att få ta del av sjukskrivningsorsak, vilken diagnos eller sjukdom den anställde har. Den anställde har rätt att avstå ifrån att uppge orsaken till sin sjukskrivning.
Arbetsgivaren har tystnadsplikt i enskilda fall och får inte kontakta Försäkringskassan, vårdgivare eller andra instanser utan den anställdes skriftliga samtycke. Arbetsgivaren bör endast diskutera den anställdes rehabilitering med dem som är direkt involverade, som till exempel chefer, HR-handläggare, företagshälsan, facklig representant och/eller skyddsombud.
Rehabiliteringsarbetet underlättas alltid om samarbetet mellan en sjukskriven medarbetare och ansvarig chef präglas av en öppen förtroendefull dialog. Ansvarig chef kan till exempel tidigt i processen komma överens med den anställde om vilka vård- och rehabiliteringsaktörer som får kontaktas vid behov och med skriftligt samtycke. Samtycket måste postas till- och ha mottagits av berörda aktörer innan arbetsgivaren kan ta kontakt.
Namn eller personuppgifter liksom personlig information om en medarbetare får aldrig kommuniceras i externa mail på grund av sekretess. Detsamma gäller för interna mail.
Vårdaktörer och Försäkringskassan har på grund av sekretess inte rätt att via e-post kommunicera angående rehabiliteringsärenden och inte heller svara på inkommande mail. Dessa bör kontaktas per telefon då ett sjukskrivningsärende behöver diskuteras. Arbetsgivaren kan även skicka e-post med sina kontaktuppgifter med begäran om att bli uppringd.
Sekretess
I Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 39 kap. 1-2 §§ regleras hur sekretess ska tillämpas till skydd för enskild i personalsocial verksamhet och i personaladministrativ verksamhet hos den myndighet där den anställde är anställd.