Digitaliseringsportföljen
Digitaliseringsportföljen samlar KI:s IT-relaterade system i en gemensam modell för styrning och samverkan. Det säkerställer tydliga och effektiva samverkansformer mellan kärnverksamheten, förvaltningen och IT-avdelningen.
På den här sidan beskrivs Digitaliseringsportföljen i stort och Portföljkontorets roll och arbete. Det finns också en översikt av de befintliga programmen, objekten och rollerna som ingår i portföljen.
Digitaliseringsportföljen i korthet
Digitaliseringsportföljen kallas modellen på KI där IT-relaterade system för verksamheten styrs och samverkas.
Det är en så kallad virtuell organisation i flera nivåer, där representanter från kärnverksamhet, verksamhetsstöd och IT-avdelningen ingår i olika roller. Detta för att alla perspektiv ska finnas med i förvaltnings- och utvecklingsarbetet, vilket leder till tydliga prioriteringar, kostnadskontroll och ett gemensamt arbetssätt över hela KI.
Portföljen består i dag av fyra program:
- Forskning
- Utbildning
- Kommunikation och informationshantering
- Central verksamhet
Under respektive program finns sedan ett antal objekt, som i sin tur innehåller ett flertal IT-komponenter och verksamhetskomponenter, tillsammans kallade objektprodukter. Som ett förenklat exempel kan vi säga att "spegla sin dator på en TV vid presentationer" är en IT-komponent, medan manualen som ligger på bordet är en kompletterande verksamhetskomponent.
På varje nivå finns olika roller med tydliga ansvarsområden: Programägare, Objektägare, Objektledare och Objektspecialist.
Vill du förstå mer av hur det fungerar? Läs vidare!
Syfte och uppdrag
Portföljstyrning infördes på KI efter en genomförd analys och efterföljande beslut av universitetsdirektör. En portföljstyrning sågs ge ett bättre och tydligare omhändertagande av nuvarande och kommande IT-system genom tydliga prioriteringar, välgrundade beslut och ett gemensamt arbetssätt.
Syftet med Digitaliseringsportföljen på KI är i korthet att:
- Säkerställa att IT-stöd ger avsedd nytta på KI.
- Erhålla styrbarhet där många organisatoriska parter är inblandade.
- Tydliggöra roller och ansvar.
- Samordna och prioritera förvaltnings- och utvecklingsinsatser.
För att uppfylla detta samordnar och säkerställer Digitaliseringsportföljen att:
- Utvecklingsinsatser prioriteras med utgångspunkt i KI:s strategier och gemensamma agenda.
- Det finns tydliga och effektiva samverkansformer mellan kärnverksamheten, förvaltningsavdelningar, IT-avdelningen och representanter för slutanvändare.
- Gemensamma resurser säkras (bland annat budget och kompetens) genom ett helhetsperspektiv.
- Tydlighet, förutsägbarhet och långsiktighet i ett ekonomiskt perspektiv säkerställs för det gemensamma verksamhetsstödet.
Digitaliseringsportföljen i förhållande till linjeorganisationen
Objekten inom Digitaliseringsportföljen är en temporär, virtuell organisation, jämförbar med en projektorganisation. Arbetet sker under en egen styrform som är skild från linjeorganisationen. Detta innebär att objekten:
- Innehåller olika roller med tydligt mandat.
- Underlättar samarbete över organisationsgränser.
- Ansvarar för förvaltningsverksamheten i enlighet med objektplanen.
Styrning
Digitaliseringsportföljen ägs av universitetsdirektören som tillsätter portföljstyrgruppen.
Under respektive program finns därefter en programstyrgrupp och en objektstyrgrupp för varje objekt, med respektive roller.
Du kan fördjupa dig kring de olika nivåerna och roller inom portfölj, program och objekt nedan:
Syfte
- Säkerställa att portföljen effektivt stödjer KI:s övergripande strategi och mål.
- Skapa samsyn, synergier och informationsutbyte mellan portföljens program.
Ledamöter
- Portföljägare (ordförande)
- Portföljägare IT
- Programägare
- Programägare IT
Stödfunktion
Portföljkontoret.
Hanterar och beslutar om:
- Planerar och följer upp på strategisk nivå.
- Fastställer kommande års objektplaner.
- Samordnar och beslutar i frågor som eskalerats till portföljen.
- Förändringar i portföljens objektstruktur.
- AU-medelsansökningar.
- Eventuella intressekonflikter mellan programmen.
Syfte
Skapa samsyn, synergier och informationsutbyte mellan programmets objekt.
Ledamöter
- Programägare (ordförande)
- Programägare IT
- Objektägare
- Objektägare IT
- Representanter från kärnverksamheten
Stödfunktion
Portföljkontoret.
Hanterar och beslutar om:
- Godkänner kommande års objektplaner.
- Samverkar kring fastställda objektplaner.
- Följer upp objektens mål och budget.
- Samordnar och beslutar i frågor inom programmet.
- Övergripande prioriteringar mellan objekten inom programmet.
- Beslutar om initiering av projekt inom programmetsverksamhetsområde.
- Initierar och bereder förslag på förändringar i programmets objektstruktur.
- Tar framgemensamma strategiska mål inom programmet.
- Ansvarar för att beskriva programmets finansieringsbehov.
- Rapporterar till Portföljstyrgruppen.
Syfte
Säkerställa att objektet effektivt stödjer KI:s verksamhet över tid.
Ledamöter
- Objektägare (ordförande)
- Objektägare IT
Föredragande
- Objektledare
- Objektledare IT
Hanterar och beslutar om:
- Tar fram, beslutar om och reviderar objektplanen.
- Säkerställer att budget och resurser finns för planerade aktiviteter.
- Prioriterar tillgängliga resurser inom objektet.
- Följer upp kostnader och mål för objektet.
- Tar fram strategiska mål för objektet.
- Initierar utvecklingsinitiativ för objektet.
- Ansvarar för att beskriva objektets finansieringsbehov.
- Beslutar om utökning av ledamöter i objektstyrgruppen.
- Rapporterar status till Programstyrgrupp.
Syfte
Samla in krav och behov för objektet för att säkerställa att objektet effektivt stödjer KI:s verksamhet över tid.
Deltagare
- Objektledare (sammankallande)
- Objektledare IT
- Verksamhetsrepresentanter
Hanterar:
- Behov, krav och önskemål från verksamheten.
- Informationsspridning och förankring.
- Testar och utvärderar nya funktioner.
Roller och ansvar
Varje nivå bemannas av roller med uttalat ansvar, mandat och vägar för eskalering av frågor.
Programägare
- Representerar programmet i Portföljstyrgruppen.
- Rapporterar programmets status, utfall och behov.
- Samverkar med Programägare IT.
- Eskalerar frågor som inte kan hanteras på programnivå.
- Sprider information till Objektägare.
Programägare IT
- Representerar programmet i Portföljstyrgruppen.
- Samverkar med Programägare.
- Eskalerar frågor som inte kan hanteras på programnivå.
- Säkerställer att beslut som tas inom portföljen inte går emot ITA:s rekommendationer.
- Sprider information till Objektägare IT.
Objektägare
- Har det övergripande ansvaret för det verksamhetsnära objektarbetet.
- Säkerställer att det finns ekonomiska medel och resurser för objektets totala förvaltning och utveckling.
- Samverkar med Objektägare IT.
- Ansvarar för att bemanna rollerna Objektledare och Objektspecialist.
- Ansvarar för att objektet följer gällande lagar och interna styrdokument.
- Ansvarar för tecknade avtal inom objektet.
- Ansvarar för förankring och information inom egna verksamheten.
- Ansvarar för att det finns en aktuell objektplan.
- Säkerställer effekthemtagning.
- Representerar objektet i Programstyrgruppen.
- Rapporterar objektets status, utfall och behov.
- Eskalerar frågor som inte kan hanteras på objektnivå.
Objektägare IT
- Har det övergripande ansvaret för det IT-nära objektarbetet.
- Säkerställer att IT-nära kostnader sammanställs för kommande års objektplan och förankras med Objektägare.
- Samverkar med Objektägare.
- Ansvarar för att bemanna rollerna Objektledare IT och Objektspecialist IT.
- Ansvarar för förankring och information inom egna verksamheten.
- Representerar objektet i Programstyrgruppen.
- Eskalerar frågor som inte kan hanteras på objektnivå.
Objektledare
- Tar fram objektplan tillsammans med Objektledare IT.
- Är föredragande i Objektstyrgruppen tillsammans med Objektledare IT.
- Tar fram budgetunderlag, följer upp och rapporterar kostnader inom objektet.
- Leder objektledningsmöten samt förankrar och informerar inom egna verksamheten.
- Leder referens- och arbetsgrupper för krav- och behovsfångst.
- Planerar, genomför och följer upp mål och aktiviteter inom ramen för objektplanen tillsammans med Objektledare IT.
- Säkerställer avtal och leveranser från externa leverantörer.
- Beskriver och sammanställer krav och behov från objektets intressenter.
- Säkerställer att acceptanstester genomförs.
- Ansvarar för information om objektet till användare/verksamhet.
- Samverkar med andra objekt.
- Omvärldsbevakar.
Objektledare IT
- Tar fram objektplan tillsammans med Objektledare.
- Är föredragande i Objektstyrgruppen tillsammans med Objektledare.
- Tar fram budgetunderlag, följer upp och rapporterar IT-nära kostnader inom objektet.
- Deltar i objektledningsmöten samt förankrar och informerar inom egna verksamheten.
- Deltar i referens- och arbetsgrupper för krav- och behovsfångst.
- Planerar, genomför och följer upp mål och aktiviteter inom ramen för objektplanen tillsammans med Objektledare.
- Ansvarar för att IT-stöden är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå.
- Samverkar med andra objekt.
- Omvärldsbevakar.
Objektspecialist
- Kontaktyta och stöd för användare avseende verksamhetsfrågor.
- Deltar i objektledningsmöten.
- Utför förvaltningsaktiviteter på uppdrag av OL.
- Stöttar OL/OL-IT vid förstudier, utformning av kravspecifikationer och definition av effektmål.
- Fångar och formulerar krav på IT-stöd ur ett verksamhetsperspektiv.
- Arbetar med användbarheten ur ett användarperspektiv.
- Skriver och uppdatera användarmanualer.
- Genomför acceptanstester.
- Utbildar medarbetare.
Objektspecialist IT
- Kontaktyta och stöd för användare avseende tekniska frågor.
- Deltar i objektledningsmöten.
- Utför förvaltningsaktiviteter på uppdrag av OL-IT.
- Stöttar OL/OL-IT vid förstudier, utformning av kravspecifikationer och definition av effektmål.
- Utvecklar och förbättrar system utifrån krav och behov.
- Skapar och utför system- och integrationstester.
- Tillser att aktuell teknisk information och dokumentation kring objektets IT-system finns.
- Utför felsökning och felrättning.
- Deltar i referensgruppsmöten.
- Samlar in och förmedlar behov, krav och önskemål från representerad verksamhet.
- Informationsspridning och förankring inom representerad verksamhet.
- Ingår vid behov i arbetsgrupper.
Portföljkontorets roll
Portföljkontoret är Digitaliseringsportföljens stöttande organ och har i uppdrag att säkerställa att KI har effektiva och ändamålsenliga processer för portföljstyrning.
Den modell som KI tillämpar, PM3, tydliggör beslutsprocesser, roller, ansvar och mandat vilket ger en tydlig koppling mellan behov, budget, uppföljning och leverans. Digitaliseringsportföljen och Portföljkontoret arbetar verksamhetsorienterat vilket innebär att stöd och stöttning utgår från verksamhetens behov.
Portföljkontoret har en organisatorisk tillhörighet på IT-avdelningen under enheten IT-stab och gruppens arbete består i korthet av att:
- Säkerställa att KI har gemensamma processer och arbetssätt för en enhetlig, effektiv och ändamålsenlig portföljstyrning i linje med KI:s övergripande strategier.
- Facilitera portfölj- och programstyrgruppsmöten.
- Stötta arbetet med planering, beslut och uppföljning av portföljen.
- Stötta portföljen med samordning av utvecklings- och projektinitiativ.
- Samordna utbildningsbehov.
- Bereda ärenden.
- Verka för samverkan mellan portföljens intressenter.
- Driva och facilitera samverkanforum och -grupper.
Kontakt
Har du frågor som rör Digitaliseringsportföljen, programmen eller objekten? Välkommen att kontakta Portföljkontoret på portfoljkontoret@ki.se
Arbetsyta för samarbete inom Digitaliseringsportföljen
För dig som har en aktiv roll i någon del av Digitaliseringsportföljens program och objekt finns en sluten yta i SharePoint där vi delar dokumentation och relaterade nyheter.
Mer information för inloggade medarbetare
Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper
- All KI staff