Checklista rehabilitering - för chef och HR

Här finns en checklista för rehabiliteringsarbetet som främst är riktad mot chef eller HR med personalansvar.

Tidig och kontinuerlig kontakt

  • Ta tidigt kontakt med medarbetaren/doktoranden som är sjukskriven efter att läkarintyg inkommit, senast dag 15 i sjukperioden. 
  • Håll kontinuerlig kontakt under hela sjukskrivningsperioden. 

Informera om roller och ansvar 

  • Informera om roller och ansvar för arbetsgivare-medarbetare/doktorand. 
  • Det är medarbetarens närmaste chef, med stöd ifrån HR, som har ansvar för rehabiliteringen, det vill säga att besluta om och genomföra rehabiliteringsåtgärder och arbetsanpassning. 
  • Medarbetaren/doktoranden har skyldighet att, utifrån sitt hälsotillstånd, delta aktivt i sin egen rehabilitering. 

Tystnadsplikt och samtycke 

  • Som arbetsgivare har du tystnadsplikt och får inte kontakta vårdgivare eller andra instanser utan medarbetarens skriftliga samtycke. 
  • Kommunicera inte medarbetarens/doktorandens namn och personuppgifter i mejl. 
  • Arbetsgivaren har inte automatiskt rätt att få ta del av sjukskrivningsorsak, men medarbetaren måste lämna tillräcklig information om sitt hälsotillstånd för att möjliggöra gemensam planering av rehabiliteringen och lämpliga rehabiliteringsinsatser. 

Upprätta plan för återgång i arbete

En plan för återgång i arbete ska upprättas senast inom 30 dagar när medarbetaren/doktoranden väntas vara borta från arbetet, helt eller delvis, i mer än 60 dagar. 

  • Planen ska upprättas tillsammans med medarbetaren/doktoranden. Om det inte är möjligt att upprätta en plan inom 30 dagar, på grund av medarbetarens hälsotillstånd, så upprättas den så snart som det är praktiskt möjligt. 
  • Planen ska innehålla de rehabiliteringsinsatser och tillfälliga arbetsanpassningar som chef och medarbetare/doktorand tillsammans kommer överens om, som till exempel avgränsning av arbetsuppgifter, andra arbetsuppgifter, arbetsanpassning avseende arbetsmiljö och arbetstider. 
  • Använd Försäkringskassans blankett Arbetsgivarens plan för återgång i arbete. Se länk nedan.

Regelbundna rehabiliteringsmöten

  • Ansvarig chef ska kalla medarbetaren/doktoranden till regelbundna rehabiliteringsmöten för att följa upp återgången i arbete och uppdatera Plan för återgång i arbete. 
  • Tätare uppföljning brukar behövas i starten när medarbetaren återgår i arbete och i samband med att medarbetaren/doktoranden trappar upp sin arbetstid.
  • Närmaste chef/handledare och HR-handläggare håller i mötet. Medarbetaren/ doktoranden har rätt att ha med en annan person som stöd, till exempel facklig representant eller en anhörig, om hen önskar. 

Om medarbetaren inte kan återgå i ordinarie arbete 

  • Om det står klart att medarbetaren inte kan återgå i sitt ordinarie arbete, ska institutionen/motsvarande undersöka möjligheterna till omplacering till andra lämpliga arbetsuppgifter på institutionen/motsvarande. 
  • Om inga lämpliga arbetsuppgifter/lämpligt arbete kan erbjudas på institutionen, kan Förhandlingsenheten vid HR-avdelningen kontaktas. Beskriv kort vilka arbets-uppgifter som är lämpliga och bifoga medarbetarens CV. Förhandlingsenheten skickar därefter ut en förfrågan till samtliga institutioner på KI. 
  • Om inget lämpligt arbete finns vid någon institution på KI, kan det bli fråga om att anställningen måste avslutas. Konsultera då Förhandlingsenheten vid HR-avdelningen. 
  • För doktorander: handledare och i förekommande fall chef behöver tillsammans med doktoranden bedöma om det är möjligt att nå ett delmål, till exempel licentiat-examen.

Om medarbetaren inte beviljas sjukpenning 

  • Om Försäkringskassan inte beviljar sjukpenning, ska medarbetaren/doktoranden genast skriva in sig som arbetssökande på Arbetsförmedlingen. Detta är nödvändigt för att erhålla ersättning (a-kassa) och för att behålla sin sjukpenninggrundande inkomst (SGI).
  • Det är medarbetaren/doktoranden som begär omprövning av beslut hos Försäkringskassan, eventuellt med stöd av nytt läkarintyg.

Dokumentera rehabiliteringsarbetet 

  • Dokumentera alla rehabiliteringsmöten, arbetsanpassningar, rehabiliteringsåtgärder och i förekommande fall omplaceringsutredning. Kommunikation per e-post och telefon ska dokumenteras om den har betydelse för rehabiliteringen. 

Fullgjort rehabiliteringsansvar 

  • Arbetsgivaren ska kunna påvisa att alla möjligheter till rehabilitering är uttömda; att anpassning av arbetet och nödvändiga rehabiliteringsinsatser har genomförts och att möjligheterna till omplacering vid hela KI har undersökts. 
  • Först när det står klart att en medarbetare inte kan utföra något arbete av betydelse för arbetsgivaren har arbetsgivaren fullgjort sitt rehabiliteringsansvar.