Befattning och funktion i KI:s HR system
På den här sidan får du en överblick över vilka behörigheter som ingår för respektive befattning eller funktion
HR-chef, HR-ansvarig eller HR-partner
Som HR-chef, HR-ansvarig eller HR-partner utgår det från att befattningarna får samma behörighet i aktuella system. Som HR får man tillgång till både PA-webben samt klienten i Primula. I HR-puls/exit kan HR både skicka enkät och ta del av resultatet. Utöver detta får HR i sin befattning behörighet till VIS, Varbi, Avonova, HR-arkiv, Idac och UBW.
Som HR-chef med personalansvar får befattningen även ett tillägg i och med funktion chef med arbetsmiljöuppgiftsansvar för att ge attesträtt i de system där det är aktuellt och behöver fortsättningsvis läggas till manuellt av lokal HR i PA-webben.
Tillgång till
Primula klient, PA-webben, HR-puls/Exit, VIS, Varbi, Avonova, W3D3, HR-arkiv, IDAC och UBW.
HR-administratör
HR-administratörens behörighetspaket skiljer sig från övriga lokala HR-befattningar med ett lite mindre utbud av system och en mer begränsad typ av behörighet i Primula, PA-webben och i systemen HR-puls och Exit enkäter där HR-administratören endast kommer kunna skicka enkät men ej få tillgång till resultatet.
Tillgång till
Primula klient, PA-webben, HR-puls/Exit, VIS, Varbi, W3D3, HR-arkiv, IDAC och UBW.
Administrativ chef
Behörighetspaketet för funktion Administrativ chef (AC) är ganska likt behörigheten som befattningen HR-chef. I PA-webben och primula klient får Administrativ chef attestbehörigheter utifrån mallen AC, godkänna bisyssla, tillgång till lönerevisionsmodul, uttag av rapport och listor. I Varbi får AC den lägsta behörigheten som innebär att man kan se ärenden utifrån sin institution och kan lägga till egna noteringar men i övrigt kan inte göra några justeringar.
Tillgång till
Primula klient, PA-webben, HR-puls/Exit, VIS, Varbi, Avonova, HR-arkiv, IDAC och UBW.
Prefekt
Behörighetspaketet för funktion Prefekt hanteras utifrån att personen har funktion prefekt registrerat i PA-webben. Prefektens behörighet kommer att vara snarlik behörigheterna som Administrativ chef får. Skillnaden är att prefekt inte får behörighet till primula klient, prefekt får en lägre behörighet i HR-arkiv (endast utifrån sin funktion som chef). Även i PA-webben får prefekt en annan typ av behörighet som innebär att de kan attestera i form av chef/prefekt, samt godkänna bisysslor. I Varbi får prefekt den lägsta behörigheten som innebär att man kan se ärenden utifrån sin institution och kan lägga till egna noteringar men i övrigt inte kan göra några justeringar.
Tillgång till
PA-webben, VIS, Varbi, Avonova, HR-arkiv, IDAC och UBW.
Chef med arbetsmiljöuppgiftsansvar
Behörighetspaketet för funktion chef med arbetsmiljöuppgiftsansvar hanteras utifrån att personen har funktion chef registrerat i PA-webben. Utifrån det får man tillgång till de system som man har behov av och begränsningar i systemet för att endast få tillgång till sin organisatoriska tillhörighet som chefsnivå är kopplad till. Som rollen chef får man också tillgång till PA-webben. I PA-webben kan man som chef attestera, se listor, rapporter och tillgång till lönerevisionsmodulen utifrån sin organisatoriska tillhörighet.
Tillgång till
PA-webben, VIS, Varbi, HR-arkiv, IDAC och UBW.
Administratör i HR-system
Administratör i HR-system hanteras som en roll och är ett behörighetspaket som man kan ansöka till manuellt i IDAC, exempelvis om man i sin nuvarande befattning har en viss procent av administrativa uppgifter och behöver tillgång till PA-webben, IDAC och UBW.
Tillgång till
PA-webben, IDAC och UBW.
Vid förändring av anställning
När befattning/funktion eller organisatorisk tillhörighet förändras i KI:s lönesystem för medarbetaren och behörigheter behöver uppdateras behöver ni logga in i IDAC och ansöka om rätt behörighetspaket. Se mer under Tillfälliga behörigheter.
Tillfälliga behörigheter
Det är möjligt att ansöka om ovan listade behörigheter via IDAC. Vid den manuella ansökan sker en två-stegs signering. Det är närmaste chef samt administrativ chef som godkänner ansökan. Behörigheten gäller i 1 år och därefter från användaren förnya sin ansökan om behörighet. Påminnelsemail skickas ut till användaren innan behörigheten löper ut om en eventuell förlängning behöver görs i IDAC.