4. Beslut om anställning och introduktion av nya medarbetare

Samverkan inför beslut

Vid anställning av en chef ska samverkan ske innan du fattar beslut om vem som ska anställas. För övriga anställningar sker samverkan enligt lokalt samverkansavtal Samverkan vid KI

Klarläggande inför anställning

Som arbetsgivare ska KI klarlägga vad som gäller i frågor av betydelse för anställningen såsom till exempel lön, anställningsform, omfattning, tillämpliga kollektivavtal och geografisk arbetsskyldighet.

Lönesättningen vid KI grundar sig i det centrala löneavtalet för staten och i KI:s lönepolicy, Lönen som styrmedel. Läs mer under lönebildning 

Beslut om anställning

Beslut om anställning ska vara skriftligt och lämnas på myndighetens anslagstavla i enlighet med 7 § AF. Anslaget ska innehålla uppgifter om datum för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet samt vem som har varit föredragande, 21 § MF. Avvikande mening ska antecknas i protokoll eller annan handling.

Beslutet ska anslås på den digitala anslagstavla som finns i receptionen i Aula Medica på Nobels väg 6, Solna. Du laddar upp beslutet i Varbi därefter blir det synligt då på den digitala anslagstavlan.

Överklagande

Det är möjligt att överklaga ett beslut om anställning vid en statlig myndighet. Ett överklagande ska i sådant fall lämnas in senast tre veckor efter den dag beslutet anslogs på myndighetens anslagstavla. Det är endast de personer som sökt anställningen som kan överklaga beslutet.

Återkoppling till övriga sökande

För att stärka en god kandidatupplevelse bör vi, så snart som möjligt, återkoppla till de sökande som vi vet inte går vidare i processen. När ett beslut om anställning sedan är anslaget, kontaktar du de övriga sökande som är kvar i processen. De du har intervjuat ska alltid få en muntlig återkoppling. Det är viktigt för vårt varumärke och anseende att de som intervjuats får en förklaring på varför de inte gick vidare i processen. Även om de har fått ett ”nej tack” ska de känna att KI är en bra och förtroendeingivande arbetsplats. Därefter meddelar du övriga sökande som är kvar i processen via e-post i vårt rekryteringverktyg Varbi.

Anställningsavtal eller anställningsbevis

Anställningsavtalet eller anställningsbeviset upprättas i två exemplar. Ett exemplar förvaras hos KI:s HR-avdelning och ett exemplar behåller den anställde. Avtalet ska vara upprättat innan den anställde börjar sin anställning. Ett anställningsbevis motsvarar ett anställningsavtal, skillnaden är att den nya medarbetaren inte behöver skriva under det.

Arkivering och diarieföring

Ärendet ska arkiveras då tiden för överklagan har löpt ut. När rekryteringsärendet arkiveras i Varbi överförs annonsen och ansökningarna till Diariet per automatik. Det är viktigt att du manuellt arkiverar, beslut om anställning, eventuella personlighetstester, referenstagningsunderlag, intervjuanteckningar m.m. om de är avgörande i anställningsärendet. Det vill säga om anteckningarna visar vad ditt beslut är grundat på, så som till exempel personliga kompetenser som framkommer under intervjun.

Beslutet om vem som anställdes och dennes ansökningshandlingar arkiveras för alltid. Övriga ansökningshandlingar gallras efter två år.

Diarieföring via Varbi

Diarieföring via Varbi
Handlingar som överförs automatiskt från Varbi till Diariet Information som inte diarieförs men kan arkiveras med ärendet i två år, genom Varbi
1. Annons (Kravprofil) Eventuella tjänsteanteckningar som haft påverkan på rekryteringsärendets utfall.
2. Ansökan för den som anställts inkl. bilagor, betyg/intyg
3. Lista på de som sökt tjänsten
4. Tillsättningsbeslut eller Avbruten rekrytering

Rätt att arbeta i Sverige

För att KI ska följa gällande lagstiftning måste vi säkerställa att medarbetare från annat land har rätt att arbeta i Sverige. Inför en anställning behöver vi därför be om ett av följande dokument:

  • Personbevis. Beställer du genom Skatteverket.
  • Kopia på pass eller nationellt id-kort för att styrka medborgarskap. Gäller personer som saknar ett svenskt personnummer.
  • Kopia på giltigt uppehållstillstånd. Gäller personer som inte är medborgare i något EU- eller EES-land eller i Schweiz.

Registrera när ett uppehållstillstånd löper ut

Kom ihåg att när ett uppehållstillstånd löper ska det alltid registreras i Primula, så att vi ser att den anställde lämnar in en förlängning i tid. 

Relocation

I de fall rekryteringen resulterar i att en person från annat land blir anställd kan KI:s International Staff Services ge hjälp och vägledning i de frågor som uppkommer, till exempel hur man ordnar med:

  • Uppehållstillstånd (Migrationsverket)
  • Personnummer eller id-kort (Skatteverket)
  • Bostad

Introduktion till KI

När den nyanställda fått sitt anställningsbevis/avtal eller stipendium skickar HR ut en digital välkomsthälsning. Det är en välkomsthälsning från Rektor och institutionens prefekt. Under den första arbetsveckan på KI får den nyanställda sedan ett digitalt introduktionspaket skickat till sin KI e-post. Syftet med introduktionspaketet är att den nya medarbetaren ska lära känna Karolinska Institutet bättre och få veta vad vi gör för att skapa en trivsam arbetsplats. 

En gång per termin erbjuder vi också en introduktionsdag för nyanställda på svenska.
och två gånger per termin anordnar vi en gemensam introduktion till KI på engelska.
Tiderna för den engelska introduktionen hittar du i International staff services kalender.

I övrigt ansvarar varje institution för den nyanställdes introduktion.


Rekryteringsprocessen

  1. Förberedelse inför rekrytering
  2. Utlysning och annonsering
  3. Urval och intervju
  4. Beslut och introduktion

 

Dokument

Mer information för inloggade medarbetare

Det finns mer information för dig som arbetar i följande grupper

  • OF.Odontologi
  • OV.Universitetstandvården
Logga in med KI-ID