Skip to main content

Lönebildning

Lönesättningen vid KI grundar sig i det centrala löneavtalet för staten (RALS) och i KI:s lönepolicy, Lönen som styrmedel.

Grundtanken är att lönebildningen ska bidra till att KI kan nå sina mål för verksamheten.  KI är dock en myndighet och staten som helhet ska inte vara lönenormerande på svensk arbetsmarknad vilket innebär att KI inte helt fritt kan sätta löner på sina medarbetare. Löneökningstakten för arbetsmarknaden i dess helhet ska bestämmas av den konkurrensutsatta sektorn, främst exportföretagen, vars kostnadsutveckling måste anpassas till omvärlden. Annars hotas sysselsättningen och den samhällsekonomiska stabiliteten i Sverige.

Lönesättning

Grunderna för lönesättningen är resultat och skicklighet i förhållande till verksamhetsmålen samt ansvar och svårighetsgrad. Även tillgång och efterfrågan på arbetsmarknaden för olika yrkesgrupper påverkar lönesättningen. Syftet med lönesättningen är att belöna prestation och att ge optimala möjligheter att behålla och rekrytera personal. Lönen sätts vid nyanställning och återkommande lönerevisioner. I vissa särskilda fall kan lönen justeras utanför lönerevisionen. Väsentligt förändrade arbetsuppgifter utifrån ansvar och svårighetsgrad kan också påverka lönen.

Rektor är ytterst ansvarig för lönebildningen på KI, dock har institutionerna själva ett stort ansvar i lönebildningsarbetet. Det är därför viktigt att man arbetar med lönebildning på institutionen. Inför en lönerevision är det därför viktigt att man diskuterar punkterna nedan i ledningsgruppen och låter resultatet ligga till grund för vidare diskussioner med övriga chefer på institutionen.

  • Analys av verksamhetens behov.
  • Hur ser kompetensförsörjningsbehovet ut? Slutar medarbetare? Har vi svårt att rekrytera nya medarbetare? Behöver vi omfördela resurser et.c.?
  • Stödjer lönebilden de verksamhetsmål vi vill uppnå? 
  • Hur ser lönebilden ut?
  • Analys av ekonomiska förutsättningar.
  • Hur ska en önskad lönebild med en tydlig koppling till verksamhetsmålen utformas? Behövs det förändringar, till exempel i lönerelationerna mellan olika grupper? Vanligtvis behöver förändringar i lönebilden genomföras över en period av flera år och revisioner vilket innebär att genomförandet måste knytas till den ekonomiska planeringen på flera års sikt.

Ledningens ställningstagande om lönebildningens mål och prioriteringar måste grunda sig på en sammantagen analys av ekonomiska ramar, aktuell lönestruktur, kompetensförsörjning och marknadssituation.

På institutionen måste man ha en klar uppfattning om vilka åtgärder som måste genomföras för att kunna rekrytera och behålla rätt kompetens och vilka kostnader detta kan komma att medföra. Institutionen måste även våga prioritera vilka satsningar man ska göra och vilka som måste stå tillbaka p.g.a. de ekonomiska ramarna.

En lönerevision resulterar i en omfattande kostnad för KI. Det är säkerligen en av de största investeringarna en institution gör under ett år (eller under två år om KI har slagit ihop två lönerevisioner). Lönekostnaderna är dessutom en långsiktig utgift. Arbetet med lönebildning på institutionen och arbete inför en lönerevision bör därför vara ett grundligt och väl genomtänkt arbete för att på bästa sätt nå en så framgångsrik verksamhet som möjligt. Omvänt kan en mindre lyckad lönebildning betyda onödigt höga kostnader, mindre nöjda medarbetare och därtill en sämre måluppfyllelse i verksamheten.

Medarbetarsamtal 2

Lönerevisionen vid KI sker för de flesta medarbetare genom ett medarbetarsamtal 2 där chefen presenterar förslag till ny lön, med KI:s lönekriterier som grund (se lönen som styrmedel). Medarbetaren accepterar sedan löneförslaget eller förklarar sig oenig. Medarbetarsamtal 2 ska kopplas till medarbetarsamtal 1 som vanligtvis hålls i och med att institutionen har sin verksamhetsplanering i början av året.

För medlemmar i OFR/S, P och O och Seko gäller att chef och medarbetare genomför medarbetarsamtal 2 men att ny lön inte sätts i samtalet utan i förhandlingar mellan arbetsgivare och fack.

I medarbetarsamtal 2 diskuteras medarbetarens resultat och skicklighet i förhållande till de mål och arbetsuppgifter som bestämdes i det första samtalet, medarbetarsamtal 1.

Syftet med medarbetarsamtal 2 är bland annat att få en tydligare dialog mellan chef och medarbetare om lönesättningen, kopplat till vad som har presterats under året. Medarbetaren ska få en klar och tydlig uppfattning om hur chefen bedömer resultat och skicklighet. Dialogen ska fokusera på hur arbetet har utförts, resultat, och i vilken utsträckning uppsatta mål är uppfyllda. Samtalet ger tydlighet i skälen för lönesättningen och är därmed en del i ledarskapet på samma sätt som medarbetarsamtal 1. Lönesättningen ska även spegla arbetets svårighetsgrad och ansvarsområden när lönen sätts. Andra faktorer som löneläge och behov av kompetensen vägs in innan lönen sätts.

En kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare under hela året är även viktigt för att medarbetaren ska få en tydlig koppling mellan mål och uppdrag och prestation och resultat.

För doktorander gäller lönesättning enligt den så kallade doktorandstegen, varför de inte ska genomföra medarbetarsamtal 2.

Förberedelser inför medarbetarsamtal 2

Innan du håller ditt medarbetarsamtal 2 viktigt att du som lönesättande chef förbereder dina medarbetare.

  • Tänk igenom vad du vill uppnå både för respektive medarbetare och enheten/gruppen som helhet
  • Tänk igenom fakta och argument för din bedömning och känn dig trygg med fördelningen du gör. Bedömningen ska vara saklig, konkret och likvärdig och grunda sig i KI:s lönekriterier.
  • Hämta in ytterligare information om medarbetarens prestation hos projektledare eller handledare om så finns. Gör en sammanvägd bedömning.
  • Ta stöd och råd av dina chefskollegor.

Som stöd och hjälpmedel i ditt medarbetarsamtal 2 och för att tydligt grunda lönesättningen i KI:s lönekriterier kan du använda KI:s mallar för lönesättning. Dessa finner du i lönepolicyn Lönen som styrmedel.

 

Åsa Agréus

HR-specialist
UF.HRA.Förhandling
UF Universitetsförvaltningen

Carolina Ström

HR-specialist
UF.HRA.Förhandling
UF Universitetsförvaltningen

Jenny Wärnlund

HR-specialist
UF.HRA.Förhandling
UF Universitetsförvaltningen