Skip to main content

4. Beslut och mottagande

Samverkan

Vid en tillsättning av en chef ska samverkan ske innan du fattar beslut om vem som ska anställas. För övriga rekryteringar sker samverkan enligt lokalt samverkansavtal (se dokumentsamlingen nederst på sidan).

Förhandling av anställningsvillkor

Förhandling av anställningsvillkor regleras av KI:s lönepolicy (se dokumentsamlingen nederst på sidan).

Anställningsbeslut

Det är viktigt att känna till att muntliga avtal gäller. Som representant för arbetsgivaren måste du tänka på att vara tydlig i din kommunikation. Så att dina ord inte kan uppfattas som ett löfte eller en överenskommelse om anställning eller lön.

Då det står klart vem som ska bli erbjuden en befattning ska du skriva ett beslut om anställning. Beslutet ska anslås på den digitala anslagstavla som finns i receptionen i Aula Medica på Nobels väg 6, Solna. Du laddar upp beslutet i Varbi därefter blir det synligt då på den digitala anslagstavlan.

Överklagande

Det är möjligt att överklaga ett beslut om anställning vid en statlig myndighet. Ett överklagande ska i sådant fall lämnas in senast tre veckor efter den dag beslutet anslogs på myndighetens anslagstavla.  Det är därför bra om anställningens startdatum är satt efter överklagandetidens utgång. Det är endast de personer som sökt tjänsten som kan överklaga beslutet. Information om detta anslås på myndighetens anslagstavla i Aula Medica.  

Återkoppling till övriga sökande

När beslut om anställning är anslaget kontaktar du de övriga sökande så snart som möjligt. De som du intervjuat bör få en muntlig återkoppling. Det är viktigt för vårt varumärke och anseende att de som intervjuats får en förklaring på varför de inte gick vidare i processen. Även om de har fått ett ”nej tack” ska de känna att KI är en bra och förtroendeingivande arbetsplats. Därefter meddelar du samtliga sökande via Varbi eller på annat lämpligt sätt.

Det är viktigt att samtliga sökande får KI:s standardiserade nej-tack mail.  Som statlig myndighet behöver meddelandet innehålla viss information, bland annat formuleringen ”Beslutet om anställning är anslaget på myndighetens anslagstavla på Nobels väg 6, Solna.”

Anställningsavtal

Anställningsavtalet upprättas i två exemplar. Ett exemplar förvaras hos KI:s HR-avdelning och ett exemplar behåller den anställde. Avtalet ska vara upprättat innan den anställde börjar sin anställning.

Arkivering och diarieföring

Ärendet ska arkiveras då tiden för överklagan har löpt ut. När rekryteringsärendet arkiveras i Varbi överförs annonsen och ansökningarna till Diariet per automatik. Det är viktigt att du manuellt arkiverar, beslut om anställning, eventuella personlighetstester, referenstagningsunderlag, intervjuanteckningar m.m. om de är avgörande i anställningsärendet. Det vill säga om anteckningarna visar vad ditt beslut är grundat på, så som till exempel personliga kompetenser som framkommer under intervjun.

Beslutet om vem som anställdes och dennes ansökningshandlingar arkiveras för alltid. Övriga ansökningshandlingar gallras efter två år.

Diarieföring via Varbi

Diarieföring via Varbi
Handlingar som överförs automatiskt från Varbi till Diariet Information som överförs automatiskt från Varbi till Diariet Information som inte diarieförs men kan arkiveras med ärendet i två år, genom Varbi
1. Annons (Kravspec). Lista på övriga sökande. Eventuella tjänsteanteckningar som haft påverkan på rekryteringsärendets utfall.
2. Ansökan för den som anställts inkl. bilagor, betyg/intyg Återtagande av ansökan.
3. Tillsättningsbeslut.

Rätt att arbeta i Sverige

För att KI ska följa gällande lagstiftning måste vi säkerställa att medarbetare från annat land har rätt att arbeta i Sverige. Inför en anställning behöver vi därför be om ett av följande dokument:

  • Personbevis. Beställer du genom Skatteverket.
  • Kopia på pass eller nationellt id-kort för att styrka medborgarskap. Gäller personer som saknar ett svenskt personnummer.
  • Kopia på giltigt uppehållstillstånd. Gäller personer som inte är medborgare i något EU- eller EES-land eller i Schweiz.

Registrera när ett uppehållstillstånd löper ut

Kom ihåg att när ett uppehållstillstånd löper ska det alltid registreras i Primula, så att vi ser att den anställde lämnar in en förlängning i tid. 

Relocation

I de fall rekryteringen resulterar i att en person från annat land blir anställd kan KI:s International Staff Services ge hjälp och vägledning i de frågor som uppkommer, till exempel hur man ordnar med:

  • Uppehållstillstånd (Migrationsverket)
  • Personnummer eller id-kort (Skatteverket)
  • Bostad

Introduktion till KI

Vid KI finns ett introduktionspaket som vi ska maila ut till alla medarbetare innan den första anställningsdagen. Den finner du på vår interna hemsida under rekrytering modul 4 i rekryteringsprocessen. Be gärna din lokala HR om hjälp. Under den första veckan av en ny anställning bör alla medarbetare gå igenom dessa webbaserade utbildningar. De tar ungefär två timmar totalt.

En gång per termin erbjuder vi en introduktionsdag för nya anställda på svenska.

Två gånger per termin erbjuds en gemensam introduktion till KI på Engelska. Tidpunkterna för dessa hittar du i International staff services kalender.

I övrigt ansvarar varje institution för den nyanställdes introduktion.

Rekryteringsprocessen

  1. Förberedelse inför rekrytering
  2. Utlysning och annonsering
  3. Urval och intervju
  4. Beslut och mottagande