Projektet Systemstöd för forskningsinformation 2020-2023
Det finns ett stort behov av att göra informationen om KI:s forskning mer tillgänglig och lättare att hantera. Därför tillsattes ett projekt med syfte att skapa ett sammanhållet system för KI:s forskningsinformation. Informationen ska bli mer sökbar, tillgänglig och synlig för både externa och interna intressenter, samt lättare att hantera både för forskare och verksamhetsstöd.
25 oktober 2023 lanserades KI RIMS, KI:s system för forskningsinformation. Under 2024 pågår KI RIMS realiseringsprojekt.
Bakgrund
Forskare, verksamhetssamordnare, journalister, administratörer, kommunikatörer och den intresserade allmänheten är några exempel på grupper som av olika anledningar vill och behöver kunna söka fram och hitta information utifrån olika parametrar. Det kan handla om att hitta forskningssamarbeten, hitta en expert, få en översikt över vad som görs inom ett område eller för att sammanställa rapporter och planera verksamheten. Forskare behöver också kunna nå ut med information om sin forskning utan betungande administration.
I nuläget har vi redan mycket information om KI:s forskare och den forskning som bedrivs, men den är spridd i olika system som inte är sammankopplade. Informationen I dessa system är inte alltid tillgängliga för alla grupper och inte heller allmänt sökbara. Ofta är de inte heller särskilt användarvänliga.
---------------------------------------------------
Med forskningsinformation menas här information om forskning på KI och den kontext i vilken den utförs, exempelvis:
- forskare (CV, forskningsämne, organisatorisk tillhörighet, uppdrag, utmärkelser)
- intellektuell output (publikationer, patent, posters, presentationer)
- organisationsstruktur (institution, forskargrupp, centrumbildning)
- projekt (medlemmar, anslag, samarbetspartners, medierapportering)
- infrastruktur (verktyg, tekniker)
Till forskningsinformation räknas i det här fallet inte bakomliggande arbetsmaterial, kunskap och forskningsdata.
---------------------------------------------------
Upphandling av ett RIMS
Idag använder sig många lärosäten av så kallade forskningsinformationssystem, Research Information Management System (RIMS), som väver samman informationen från de olika system som lärosätet använder och gör den sökbar, samt presenterar den på ett sammanhållet och överskådligt sätt i ett gemensamt gränssnitt. (Läs mer om RIMS längre ned på sidan.) Projektet Systemstöd för forskningsinformation har haft till uppgift att analysera KI:s behov och förutsättningar, samt utvärdera de forskningsinformationssystem som finns på marknaden.
Utifrån projektets förarbete som pågick 2020–2021 beslutade styrgruppen för Informationshantering på KI om upphandling av ett RIMS. Upphandlingen pågick under vintern och våren 2021/2022. Ett tilldelningsbeslut offentliggjordes i juni 2022 och i september skedde kontraktsskrivning.
Implementering på KI
Från september 2022 till och med april 2023 arbetade projektet med att anpassa systemet till KI:s förhållanden och till de system KI använder idag, som ska föda in information till KI RIMS. Under hela året 2023 (genom faserna implementation, vidareutveckling och stabilisering) engagerade projektgruppen olika delar och grupper inom KI, i dialog och tester, för att på bästa sätt anpassa systemets funktionalitet till verksamhetens behov. Samtidigt skapades och planerades för både utbildningsinsatser och löpande supportverksamhet.
Tidplan
Enligt den ursprungliga tidplanen skulle alla medarbetare inom KI kunna börja ha nytta av KI RIMS i slutet av september 2023. Detta blev ändrat till 25 oktober 2023. Vid öppningen var KI RIMS fyllt med tillgänglig information om KI:s forskning och forskare; om till exempel publikationer, examina, bidrag, forskningsämne, ORCID samt information från befintliga profilsidor på ki.se. Då blev det också möjlighet att själv lägga till information, till exempel sådant som man vill ha med på sin personliga profilsida på ki.se eller i det CV* som kan genereras ur KI RIMS.
* Se även: Nyhet 230504: KI RIMS hjälper dig att hålla ditt CV uppdaterat.
Mer om projektet och uppdraget
Implementationen av ett RIMS, med alla faser och förstudier som har lett fram till den ingick i programmet Informationshantering på KI som beslutades om samtidigt som Strategi 2030, det vill säga i april 2019.
Projektgruppen bestod av deltagare från Universitetsbiblioteket, IT-avdelningen, Kommunikationsavdelningen och Research Support Office. Projektet arbetade tillsammans med intressenter och användare från både forskningsverksamheten och förvaltningen för att diskutera och testa olika möjligheter och lösningar. En operativ styrgrupp (se nedan) som hade till uppgift att skapa förutsättningar för en lyckad implementering av KI:s RIMS.
Mål och syfte
Syftet med projektet var att skapa ett sammanhållet systemstöd för forskningsinformation på KI så att adekvat, uppdaterad och korrekt information om KI:s pågående och avslutade forskning respektive forskare ska vara lätt tillgänglig för både externa och interna användare. Målen var och är att:
- Det ska gå lätt att hitta uppdaterad och relevant information om KI-forskare och om pågående och avslutad KI-forskning, såväl för interna som externa intressenter.
- KI-forskare ska kunna uppnå ökad spridning av information om sin forskning utan ökad administration.
- Det ska finnas översikter av KI:s pågående och avslutade forskning som är aktuella samt pedagogiskt presenterade.
- Det ska gå snabbare att få fram relevanta besluts- och analysunderlag relaterade till KI:s forskning och forskare.
Uppdraget
Projektet hade haft till uppgift att göra en behovsanalys, vilket har skett genom intervjuer med KI-forskare och personal inom verksamhetsstödet; ta fram en nulägesbeskrivning av existerande information, processer och system; utreda ifall KI kunde utveckla redan existerande system eller skulle implementera ett forskningsinformationssystem, kartlägga vilka forskningsinformationssystem som fanns att tillgå på marknaden, samt göra en lista med åtgärdsförslag för en sammanhållen och effektiv förvaltning.
Mot bakgrunden av detta fattades sedan ett beslut om upphandling och sedan tilldelning. Projektgruppens uppgift blev då att arbeta vidare med genomförandet av implementeringsprocessen.
Prioriterade användarberättelser
De prioriterade användarberättelserna låg till grund för val och prioriteringar som gjordes i projektet. Berättelserna var till stor del baserade på den intervjuundersökning av KI-forskare och personal inom verksamhetsstödet som gjordes i projektets första etapp våren 2020:
- Som forskare behöver jag veta vilka på KI som har kunskap om eller tillgång till vissa metoder, teknisk utrustning eller digitala resurser för att utnyttja i min egen forskning.
- Som ansvarig för ett centrum eller nätverk vill jag kunna använda ämnesord för att underlätta för andra att hitta exakt rätt forskningsområde.
- Som dekan, prefekt, eller forskningssamordnare behöver jag veta vilken forskning som finns på KI:s institutioner för att främja samarbeten och undvika parallella silos.
- Som forskargruppsledare vill jag veta vilka på KI som forskar inom områden som angränsar till mitt för att kunna föreslå samarbeten.
- Som forskningsledare vill jag ha en lättskött webbsida för att andra ska kunna hitta information om gruppens forskning. Sidan bör innehålla samlade publikationer, pågående och avslutade projekt, samt medlemmar, med möjlighet att dölja viss information.
- Som vetenskaplig ledare vill jag ha en översikt av forskningen inom min gruppering för att kunna planera verksamheten.
- Som journalist, administratör eller beslutsfattare vill jag hitta en expert inom ett forskningsområde på KI för att få underlag till det jag arbetar med.
I förstudierapporten nedan kan du läsa mer om hur användarberättelserna togs fram och prioriterades.
Operativ styrgrupp
- Urban Lendahl, NVS och CMB, ordförande
- Sofie Albinsson, Universitetsbiblioteket (KIB)
- Björn Kull, Research Support Office
- Mikael Wettercrantz, IT-avdelningen
- Madeleine Svärd Huss, Kommunikationsavdelningen
- Olav Rooijackers, CLINTEC, institutionsgrupp KI Syd
- Anna Krook, FyFa, institutionsgrupp KI Solna
- Johan Lundström, CNS, institutionsgrupp KI Nord
RIMS i en KI-kontext
Ett Research Information Management System (RIMS) hämtar och kopplar ihop den forskningsinformation som redan finns registrerad i andra system på ett lärosäte. Rätt implementerat bidrar ett RIMS både till att förbättra sökbarheten genom att all informationen finns samlad på ett ställe, och till att effektivisera och förenkla hanteringen då information som redan skapats på ett ställe går att återanvända på ett annat.
I ett RIMS har forskaren möjlighet att själv komplettera och redigera informationen om sin forskning, samt välja vilka som ska kunna ta del av den.
KI RIMS
Forskare på KI kan använda KI RIMS för att hålla informationen om sin egen och sin grupps forskning och publikationer uppdaterad med hjälp av flöden från KI:s olika system och även lägga in annan information manuellt. Från KI RIMS hämtas även information till profilsidor och gruppsidor på ki.se, till exempel publikationslistor, gruppmedlemmar med mera. Det finns möjlighet att styra vilken information som blir synlig. I KI RIMS kan en forskare även använda den samlade informationen till att generera sitt CV och sin publikationslista.