Vanliga frågor om arkiv och registratur

Vad är ett arkiv?

Ett arkiv består av de allmänna handlingar som produceras inom en myndighet och som tas om hand för arkivering. Arkivet speglar myndighetens verksamhet och organisation. Det är själva beståndet av handlingar som är arkivet, oavsett var det befinner sig, utspritt eller samlat, och oavsett vad det har för medium eller format (t ex papper, en ritning, ett fotografi, en databas etc).

Varför arkivera?

KI:s  arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser:

Rätten att ta del av allmänna handlingar

Behovet av information för rättskipning och förvaltning

Forskningens behov

Skälen för arkivering är flera och hanteringen regleras i Arkivlagen (1990:782). Dels måste arkiv hållas ordnade för att allmänheten ska kunna ta del av allmänna handlingar och dels behövs arkiven i KI:s interna verksamhet som ett stöd för det administrativa arbetet. Dessutom behövs arkivet för den framtida forskningen.

Hur styr Riksarkivet KI:s arkivering?

Arkivering är reglerat i lag och ska ske enligt fasta föreskrifter som Riksarkivet fastställer. Vissa föreskrifter gäller för hela staten (RA-FS) och andra endast för Karolinska Institutet (RA-MS). Riksarkivet är även tillsynsmyndighet och gör tillsynsbesök och inspektioner. Arkivfunktionen vid UF bevakar och tolkar allmänna och myndighetsspecifika regler och interpreterar dessa till KI-specifika handlingar. 

Hur ska en arkivlokal se ut?

Arkivhandlingar ska förvaras i lämpliga lokaler med lämplig inredning. Handlingarna ska skyddas mot vatten, brand, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse och obehörig åtkomst. Regler för hur arkivlokalen ska utformas finns i Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:4. Handlingar som används dagligen kan förvaras i ett närarkiv såsom ett arkivskåp. 

Måste allt sparas?

Vi kan omöjligt spara samtliga allmänna handlingar för all framtid. Det är tillåtet att gallra specifika handlingstyper efter en viss tid, en gallringsfrist, har löpt ut. Det är Riksarkivet som avgör huruvida en handling får gallras eller inte. Vilka gallringsbeslut KI berörs av framgår i KI:s dokumenthanteringsplan.

Hur redovisas ett arkiv?

Ett arkiv, d.v.s. en samling av arkiverade handlingar, ska redovisas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.

Arkivets struktur mellan 1904 - 2012: 

Allmänna arkivschemat användes för att redovisa statliga myndigheters arkiv till och med år 2012. Allmänna arkivschemat delar in handlingarna i fasta serier och för att redovisa vilka serier och volymer som ingår i ett arkiv ska en arkivförteckning alltid finnas. 

Arkivets struktur 2013 - 

Från och med den 1 januari 2013 ska samtliga statliga myndigheter redovisa sina arkiv enligt en ny struktur: Verksamhetsbaserad arkivredovisning. Syftet är att hela myndighetens informationsflöde ska redovisas utifrån dess processer och aktiviteter. Praktiskt sett innebär detta att alla KI:s handlingar fr.o.m. 2013-01-01 klassificeras och redovisas i enlighet med den klassificeringsstruktur som tagits fram av UF:s arkivfunktion. Klassificeringsstrukturen beskriver KI:s fem verksamhetsområden med tillhörande processer: 

Styra verksamhet – beskriver de styrande processerna över KI:s verksamhet.

Stödja verksamhet – beskriver de stödjande processerna över hur KI utför sitt uppdrag.

Bedriva utbildning – beskriver kärnverksamhetens processer gällande utbildning på grund- och avancerad nivå och forskarutbildning.

Forska – beskriver kärnverksamhetens processer gällande forskningsverksamheten.

Kommunicera och samverka externt – beskriver kärnverksamhetens processer gällande kommunikation och samverkan.

Klassificeringsstrukturen bestämmer hur KI:s handlingar redovisas i en arkivförteckning. 

Vad är skillnaden mellan ett arkiv och ett bibliotek?

Gränsdragningen mellan arkiv och bibliotek är svår. Förenklat kan man säga att arkiven består av unika dokument medan biblioteken består av publicerade skrifter som kan återfinnas i flera bibliotek

Vad är skillnaden mellan diarieföring och arkivering?

Att diarieföra är ett sätt att registrera handlingar. De diarieförda handlingarna är en del av arkivet och redovisas separat i arkivredovisningen. Arkivfunktionen vid UF fattar övergripande beslut om hur handlingar ska ordnas och arkiveras. I det ingår att ta beslut om huruvida handlingar ska diarieföras och arkiveras bland de diarieförda handlingarna eller om handlingar kan arkiveras utan att diarieföras. Reglerna är uttryckta i Dokumenthanteringsplanen för Karolinska Institutets handlingar.

Varför diarieförs handlingar?

För att KI ska kunna uppfylla handlingsoffentligheten, d.v.s. kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av allmänna handlingar måste handlingarna förvaras systematiskt så att de lätt går att hitta. Diarieföring är ett sätt systematisera hanteringen av de allmänna handlingarna. Huvudregeln är att samtliga allmänna handlingar ska registreras men undantag finns. Vid osäkerhet om en handling behöver diarieföras - se Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutet, eller kontakta UF:s registratur. 

Diarieföring av allmänna handlingar ska ske utan dröjsmål. Inkommande handlingar ska diarieföras samma dag de inkommer. Upprättade handlingar ska diarieföras när de expedierats, beslut fattats, eller när de på annat sätt färdigställts. En handlings status som allmän kan inte skjutas upp genom att man diarieför den vid ett senare tillfälle.

Vad är sekretess?

I Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) finns de grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar. Handlingar som helt eller delvis omfattas av sekretess måste diarieföras. För att hävda sekretess måste det finnas stöd i lagrum. Kontakta alltid juristerna på KI vid trolig sekretess på handling som begärts ut.

Vad är skillnaden på allmän och offentlig handling?

Det är lätt att blanda ihop begreppen. En allmän handling är alla handlingar som inkommit eller upprättats och som inte kan räknas som arbetsmaterial. Om allmänheten begär ut handlingar (allmänna handlingar) och de, efter sekretessprövning lämnas ut, blir handlingarna offentliga.

Vad ska diarieföras?

Vad som ska diarieföras på Karolinska Institutet framgår av Karolinska Institutets Dokumenthanteringsplan. Alla handlingar i diariet klassificeras i enlighet med KI:s klassificeringsstruktur. Om du är osäker på vad som ska diarieföras kan du alltid kontakta universitetsförvaltningens registratorer eller arkivarier.

Vilka uppgifter ska ingå i ett diarium?

Ett diarium ska enligt lag innehålla vissa uppgifter:

Datum då handlingen inkommit eller upprättats

Unikt löpnummer (s.k. diarienummer)

Avsändare eller mottagare av handlingen

En kort beskrivning av ärendets innehåll

Eftersom diariet är allmän offentlig handling måste det kunna visas för allmänheten. Med hänsyn till offentlighets- och sekretesslagstiftning får därför uppgifter om avsändare/mottagare samt beskrivningen av ärendets innehåll utelämnas i vissa fall. 

Är det någon skillnad på termerna "diarium", "diarieföringssystem" och "diariet"?

Kärt barn har många namn. Det är alla termer och betyder samma sak. Diarium är det latinska namnet, därefter har ordet utvecklats. Ordet diarium betyder "dagbok". Diariet är framförallt en sökingång till de allmänna handlingarna på en myndighet. Karolinska Institutet använder ett elektroniskt diarieföringssystem (W3D3) för registrering av sina allmänna handlingar. Diarieförda handlingar kan eftersökas i W3D3 från år 1989 och framåt.

Vilka språkregler gäller vid diarieföring?

Eftersom vem som helst i praktiken ska kunna förstå uppgifter i diariet är det viktigt att använda ett begripligt språk. Informationen ska i största mån det är möjligt vara på svenska. Den ska vara tydlig och inte innehålla förkortningar. Ärendemeningar ska vara utformade med sökbarhet i åtanke.  

Ska e-post och fax också diarieföras?

Det spelar ingen roll på vilket medium (vanligt brev, e-post, fax) som en handling inkommer till Karolinska Institutet. Det är alltid innehållet i handlingen som avgör om handlingen är allmän eller inte och om den ska diarieföras. Detta innebär att e-post och fax också kan behöva diarieföras. 

Vad innebär central postöppning?

För att underlätta diarieföring av allmänna handlingar tillämpar Karolinska Institutet central postöppning. Försändelser märkta med personligt, privat eller liknande öppnas inte, liksom post till vissa funktioner med särskilda arbetsuppgifter. För att se till att allmänna handlingar tas om hand och diarieförs utan dröjsmål är det vår strävan att så långt som möjligt se till att handläggare lämnar fullmakt till registrator att öppna direktadresserad post som kan antas innehålla handlingar som skall diarieföras. 

När behövs en tjänsteanteckning och hur ska den se ut?

En tjänsteanteckning ska upprättas i skriftlig form och diarieföras i händelse av att du får muntlig information eller via ett röstmeddelande eller SMS och som tillför ärendet något i sak. En tjänsteanteckning måste också upprättas i händelse av att handlingar förkommit.