Tre frågor till fastighetsavdelningen
Fastighetsavdelningen arbetar löpande med att säkerställa att KI har rätt lokaler och att de är flexibla och kan möta framtida behov. Här svarar fastighetsdirektör Rikard Becker på tre frågor om fastighetsavdelningens arbete kring att anpassa och utrusta KI:s lokaler för ett flexibelt arbete.
Vad är viktigt att tänka på avseende den fysiska arbetsplatsen inför övergång till ett mer flexibelt arbetssätt?
- Vi kommer att behöva utnyttja de lokaler vi har på bästa sätt. Det är viktigt att utreda vilka behov man har och att därefter anpassa lokalerna så att dessa stödjer det arbete som ska utföras. Lokalerna ska ge bästa möjliga förutsättningar för alla att utföra sina olika arbetsuppgifter på bästa sätt. Det är därför viktigt att man är öppen för de förändringar som det kan innebära att arbeta mer flexibelt. Allt från att kunna samutnyttja skrivbord till att lära sig använda olika tekniska hjälpmedel med mera.
Hur kommer lokalerna att utrustas, till exempel med hänsyn till hybridmöten?
Fastighetsavdelningen ansvarar för de bokningsbara lokalerna (TimeEdit). Där finns teknik för att kunna streama föreläsningar live men även för att kunna interagera både på distans och i lokalen samtidigt. Det finns olika lösningar i olika lokaler och tekniken utvecklas snabbt inom området. I ett antal rum har vi under sommaren låtit installera BYOD (Bring Your Own Device) och innan september är slut har vi iordningställt några zoom-rum för hybridmöten i större format.
Hur får jag hjälp att utrusta avdelningsinterna mötesrum för hybridmöteslösningar?
- Är det bara ny AV-utrustning som krävs vänder man sig till IT-avdelningen. Är det en renovering av hela mötesrummet vänder man sig till fastighetsavdelningen som då också hjälper till med installationen av ny AV-utrustning.
IT-avdelningen har utrustat universitetsförvaltningens mötesrum med en mobil lösning för distansmöten. Lösningen är en fullt utrustad AV-vagn som enkelt ansluts till en dator. AV-vagnen levereras färdigmonterad på en rullvagn med skärm, kamera och mikrofon samt nödvändiga kablar. Fördelen med en mobil AV-vagn är att den vid behov kan flyttas mellan rum. Då denna lösning har fungerat mycket bra för UF har vi för avsikt att framöver erbjuda tjänsten till hela verksamheten.
Vart kan man vända sig om man som chef eller ledare i och med ett mer flexibelt arbete har behov av översyn av sina lokaler? Vilket stöd kan fastighetsavdelningen erbjuda?
- AC eller prefekt vänder sig till respektive husansvarig förvaltare, alternativt till fastighetschefen Mattias Stock eller mig så hänvisar vi till rätt förvaltare/projektledare. Fastighetsavdelningen kan hjälpa till att leda processen med lokalutvecklingsprojekten från behovsinventering till färdig lokal. Det är långt ifrån säkert att ett flexibelt arbetssätt post corona kräver en ombyggnation, utan i första skedet kanske det mer handlar om att utnyttja de befintliga lokalerna på ett nytt sätt.