Systemstöd för forskningsinformation

Syftet med projektet är att skapa ett sammanhållet system för KI:s forskningsinformation så att informationen blir mer sökbar, tillgänglig och synlig för både externa och interna intressenter, samt lättare att hantera både för forskare och verksamhetsstöd. 

Dekorativ bild
Foto: John Schnobrich on Unsplash

Bakgrund och nulägesbeskrivning

Det finns ett stort behov av att göra informationen om KI:s forskning mer tillgänglig och lättare att hantera. Forskare, verksamhetssamordnare, journalister, administratörer, kommunikatörer och den intresserade allmänheten är några exempel på grupper som av olika anledningar vill och behöver kunna söka fram och hitta information utifrån olika parametrar. Det kan handla om att hitta forskningssamarbeten, hitta en expert, få en översikt över vad som görs inom ett område eller för att sammanställa rapporter och planera verksamheten. Forskare behöver också kunna nå ut med information om sin forskning utan betungande administration. 

I nuläget har vi redan mycket information om våra forskare och den forskning som görs, men den är spridd i olika system som inte är sammankopplade. De här systemen är inte alltid tillgängliga för olika grupper och inte heller allmänt sökbara. Ofta är de inte heller särskilt användarvänliga.  

---------------------------------------------------

Med forskningsinformation menas här information om forskning på KI och den kontext i vilken den utförs, exempelvis: 

  • forskare (CV, forskningsämne, organisatorisk tillhörighet, uppdrag, utmärkelser) 
  • intellektuell output (publikationer, patent, posters, presentationer) 
  • organisationsstruktur (institution, forskargrupp, centrumbildning) 
  • projekt (medlemmar, anslag, samarbetspartners, medierapportering) 
  • infrastruktur (verktyg, tekniker)

Till forskningsinformation räknas i det här fallet inte bakomliggande arbetsmaterial, kunskap och forskningsdata. 

---------------------------------------------------

Upphandling och implementering av ett RIMS

Idag använder sig många lärosäten av så kallade forskningsinformationssystem, Research Information Management System (RIMS), som väver samman informationen från de olika system som lärosätet använder och gör den sökbar, samt presenterar den på ett sammanhållet och överskådligt sätt i ett gemensamt gränssnitt. (Läs mer om RIMS och se exempel längre ned på sidan.) Projektet Systemstöd för forskningsinformation har haft till uppgift att analysera KI:s behov och förutsättningar, samt utvärdera de forskningsinformationssystem som finns på marknaden. 

Utifrån projektets förarbete som pågick 2020–2021 beslutade styrgruppen för Informationshantering på KI om upphandling av ett RIMS. Upphandlingen pågick under vintern och våren 2021/2022, och ett tilldelningsbeslut offentliggjordes i juni 2022. I september 2022 skedde kontraktsskrivning, och målet är att RIMS ska börja användas inom KI i mars 2023.

Om projektet

Implementationen av ett RIMS, med alla faser och förstudier som har lett fram till den ingår i programmet Informationshantering på KI som beslutades om samtidigt som Strategi 2030, det vill säga i april 2019. 

Projektgruppen består av deltagare från Universitetsbiblioteket, IT-avdelningen, Kommunikationsavdelningen och Research Support Office. Projektet kommer att använda flera referensgrupper och pilottestande organisationer som består av representanter från forskningsverksamheten och andra delar av förvaltningen. En operativ styrgrupp (se nedan) som har till uppgift att skapa förutsättningar för en lyckad implementering av KI:s RIMS.

Mål och syfte  

Syftet med projektet är att skapa ett sammanhållet systemstöd för forskningsinformation på KI så att adekvat, uppdaterad och korrekt information om KI:s pågående och avslutade forskning respektive forskare ska vara lätt tillgänglig för både externa och interna användare. Målet är att: 

  • Det ska gå lätt att hitta uppdaterad och relevant information om KI-forskare och om pågående och avslutad KI-forskning, såväl för interna som externa intressenter. 
  • KI-forskare ska kunna uppnå ökad spridning av information om sin forskning utan ökad administration. 
  • Det ska finnas översikter av KI:s pågående och avslutade forskning som är aktuella samt pedagogiskt presenterade. 
  • Det ska gå snabbare att få fram relevanta besluts- och analysunderlag relaterade till KI:s forskning och forskare.

Uppdraget 

Projektet har haft till uppgift att göra en behovsanalys, vilket har skett genom intervjuer med KI-forskare och personal inom verksamhetsstödet; ta fram en nulägesbeskrivning av existerande information, processer och system; utreda ifall KI kan utveckla redan existerande system eller ska implementera ett forskningsinformationssystem, kartlägga vilka forskningsinformationssystem som finns att tillgå på marknaden, samt göra en lista med åtgärdsförslag för en sammanhållen och effektiv förvaltning. 

Mot bakgrunden av detta fattades sedan ett beslut om upphandling och sedan tilldelning. Projektgruppens uppgift är nu att arbeta vidare med genomförandet av implementeringsprocessen.

Prioriterade användarberättelser 

De prioriterade användarberättelserna ligger till grund för val och prioriteringar som görs i projektet. Berättelserna är till stor del baserade på den intervjuundersökning av KI-forskare och personal inom verksamhetsstödet som gjordes i projektets första etapp våren 2020: 

  • Som forskare behöver jag veta vilka på KI som har kunskap om eller tillgång till vissa metoder, teknisk utrustning eller digitala resurser för att utnyttja i min egen forskning. 
  • Som ansvarig för ett centrum eller nätverk vill jag kunna använda ämnesord för att underlätta för andra att hitta exakt rätt forskningsområde. 
  • Som dekan, prefekt, eller forskningssamordnare behöver jag veta vilken forskning som finns på KI:s institutioner för att främja samarbeten och undvika parallella silos. 
  • Som forskargruppsledare vill jag veta vilka på KI som forskar inom områden som angränsar till mitt för att kunna föreslå samarbeten. 
  • Som forskningsledare vill jag ha en lättskött webbsida för att andra ska kunna hitta information om gruppens forskning. Sidan bör innehålla samlade publikationer, pågående och avslutade projekt, samt medlemmar, med möjlighet att dölja viss information. 
  • Som vetenskaplig ledare vill jag ha en översikt av forskningen inom min gruppering för att kunna planera verksamheten. 
  • Som journalist, administratör eller beslutsfattare vill jag hitta en expert inom ett forskningsområde på KI för att få underlag till det jag arbetar med. 

I förstudierapporten nedan kan du läsa mer om hur användarberättelserna togs fram och prioriterades. 

Operativ styrgrupp

Mer om RIMS  

Ett Research Information Management System (RIMS) hämtar och kopplar ihop den forskningsinformation som redan finns registrerad i andra system på ett lärosäte. Rätt implementerat bidrar ett RIMS både till att förbättra sökbarheten genom att all informationen finns samlad på ett ställe, och till att effektivisera och förenkla hanteringen då information som redan skapats på ett ställe går att återanvända på ett annat.  

I ett RIMS har forskaren möjlighet att själv komplettera och redigera informationen om sin forskning, samt välja vilka som ska kunna ta del av den. Du kan läsa mer om RIMS i projektets förstudie nedan. 

RIMS används idag på många lärosäten runt om i världen. Här kan du se exempel från Helsingfors universitetet: 

Kontakt

Jonas Molander

Projektledare
Research Support Office
UF Universitetsförvaltningen