KI RIMS Realiseringsprojekt 2024
KI:s nya system för forskningsinformation KI RIMS lanserades hösten 2023. Arbetet med systemet fortsätter i projektform under 2024. Realiseringsprojektet är indelat i sex olika delprojekt som under året kommer jobba med att uppfylla de olika projektmålen.
Övergripande projektmål
- Slutföra utvalda aktiviteter som prioriterades bort i föregående projekt.
- Utreda nya möjligheter för systemet och ta fram underlag för vägval framåt.
- Möjliggöra en övergång till stabil förvaltning inom digitaliseringsportföljen 2025.
Tidsplan
Projektet pågår mellan 15 januari och 1 december 2024.
Projektorganisation
Projektorganisationen består av deltagare från Universitetsbiblioteket (KIB), IT-avdelningen, Kommunikationsavdelningen och Research Support Office. Projektet leds av en central projektgrupp som består av Emma Almroth (projektledare), Malin Essén och Sara Janzen från KIB.
Projektet arbetar på olika sätt tillsammans med intressenter och användare från både forskningsverksamheten och förvaltningen för att diskutera och testa olika möjligheter och lösningar. En KI RIMS-panel har inrättats för samarbete, dialog och gemensam utveckling av KI RIMS.
Styrgrupp för projektet
Sofie Albinsson Cantwell, Universitetsbiblioteket (KIB)
Björn Andersson, CMB, institutionsgrupp KI Solna & medlem KF
Anna Krook, FyFa, institutionsgrupp KI Solna
Johan Lundström, CNS, institutionsgrupp KI Nord
Olav Rooijackers, CLINTEC, institutionsgrupp KI Syd
Björn Kull, Research Support Office
Jill Jönsson, Kommunikationsavdelningen
Johanna Bäckström, HR-avdelningen
Fredrik von Feilitzen, IT-avdelningen
Delprojekt
Realiseringsprojektet har 33 delmål som är indelade i sex delprojekt. Arbetet i delprojekten drivs av leveransansvariga tillsammans med den centrala projektgruppen.
Systemdokumentation
I samarbete med förvaltningsorganisationen definiera omfattning och format för KI RIMS systemdokumentation för de olika systemdelarna. Säkerställa att dokumentationen är tydlig och uppdaterad.
Sven Österberg
Alexander Berggren
Filtersök & innehåll ki.se
Färdigställa det påbörjade filtersöket på ki.se och se till att datat i KI RIMS blir hittbart för både interna och externa användare på ki.se.
Jenny Hermansson
Emma Almroth
Förändringsledning
Utveckla och implementera en strategi för förändringsledning som stöder systemets effektmål, med regelbundna uppföljningar och åtgärder för att hantera eventuella avvikelser.
Malin Essén
Sara Janzen
Utreda datakällor och systemkomponenter
Ta fram beslutsunderlag med sammanfattning av nuläge, behov och förslag på lösning kring datakällor och systemkomponenter i KI RIMS med fokus på att förbättra datakvalitet, täckning och användbarhet.
Malin Essén
Emma Almroth
Utveckla och konfigurera
Justera befintliga integrationer och utveckla nya vid behov för att uppnå effektmålen.
Sven Österberg
Alexander Berggren
Catharina Rehn
Etablera förvaltning
Skapa klarhet i hur förvaltningen av KI RIMS ska fungera inom Digitaliseringsportföljen, identifiera och genomföra nödvändiga förberedelser för en smidig överlämning.
Sara Janzen
Sofie Albinsson Cantwell
Förvaltning av KI RIMS
KI RIMS är i drift sedan oktober 2023. Förvaltningen drivs av KIB och består även av representanter från IT-avdelningen, kommunikationsavdelningen och avdelningen för forskarstöd (RSO). Från 2025 kommer KI RIMS att förvaltas inom ramen för KI:s digitaliseringsportfölj.
Bakgrund
KI:s Research Information Management System, KI RIMS, utgör en strategisk satsning inom ramen för KI:s informationshantering. Systemet är komplext med många intressenter och arbetet har pågått i olika projekt sedan 2020. På sidan systemstöd för forskningsinformation kan du läsa mer om tidigare projekt.
- Arbetet påbörjades med en förstudie under 2020–2021.
- Styrgruppen för Informationshantering på KI fattade beslut om att genomföra en upphandling av ett Research Information Management System (RIMS) baserat på förarbetet.
- Projektet fokuserade på att anpassa det valda systemet till KI:s specifika förhållanden och befintliga informationssystem under perioden september 2022 till april 2023.
- Året ägnades åt implementering, vidareutveckling och stabilisering av systemet.
- Projektgruppen samarbetade med olika delar och grupper inom KI i dialog och tester för att säkerställa optimal funktionalitet i enlighet med verksamhetens behov.
- För att stödja användarna och säkerställa en smidig övergång till det nya systemet planerades och etablerades en strukturerad supportverksamhet via Användarstöd på KIB: https://medarbetare.ki.se/ki-rims
- Vid projektets avslut överlämnas ansvaret för den dagliga driften och underhållet av systemet till en förvaltningsorganisation på KIB. Objektet för KI:s centrala webbplats kommer att ansvara för förvaltningen av de delar som är drift som relaterar till data som skickas till ki.se via Solr.
För att kunna nå systemets effektmål och säkerställa övergången till en stabil förvaltning inom digitaliseringsportföljen krävs genomförande av flera aktiviteter under 2024. Det rör sig om både inplanerade aktiviteter som av olika skäl inte genomfördes i implementeringsprojektet, och om nytillkomna behov. En del av dessa aktiviteter kommer att integreras i den nuvarande förvaltningen, medan de mer komplexa och tidskrävande åtgärderna hanteras inom ramen för projektet KI RIMS Realiseringsprojekt 2024.
Kontakt
Vill du veta mer om projektarbetet? Tveka inte att kontakta projektledare Emma Almroth eller kontaktpersonerna för respektive delprojekt. Vill du vara med och påverka arbetet med KI RIMS? Gå med i KI RIMS-panelen.