Samtalet

Välkomna till en serie av fyra filmer där ledarskapsspecialisterna Lena Sobel och Matilda Drakvingen guidar er i mentorskap. Syftet med materialet är att stötta arrangerade mentorskapsprogram eller enskilda mentorer och adepter på KI. I denna film visar vi med ett fiktivt exempel hur ett samtal mellan adept och mentor kan se ut.

Film 3

Arbetsmaterial

Verktyg i mentorskapet 

Här kommer ett axplock av verktyg som kan användas i ert mentorskap. Ni kan säkert komma på fler själva. 

  • Frågan
  • Lyssna aktivt (för att förstå) och precist
  • Anteckna
  • Reflektion
  • Dagbok
  • Kontrakt/Överenskommelse
  • Följ intresse
  • Skalor
  • Perspektiv
  • Gallweys kontrollfrågor
  • STOP

Frågan

Mentorn hjälper adepten att själv hitta sina svar genom frågor. Frågan ska vara öppen och undersökande/intresserad men inte ledande eller retorisk. Vad betyder det? En öppen fråga kan inte besvaras med "ja" eller "nej". Exempelvis "har du frågat Kalle"? Frågan är både stängd och ledande. Kanske kan du istället fråga "vilka behöver känna till detta?". 

Öppna frågor inleds med: 

  • När 
  • Var 
  • Hur 
  • Vem 
  • Vad 
  • Vilka 
  • (Varför)

”Varför” är inom parentes eftersom den kan uppfattas som ifrågasättande. Ledande frågor försöker påverka den andre i en viss riktning eller till ett förbestämt svar. Det är då egentligen inte en fråga utan ett förslag i förklädnad. Men att undvika att ställa ledande och öppna frågor är, enligt vår erfarenhet, något av det svåraste för kursdeltagare i coachande ledarskap/coachande samtal.

Fundera på: hur är dina frågor?

Lyssna aktivt (för att förstå) och precist

Det innebär att lyssna på både det som sägs och det som inte sägs. Lägg också märke till det som uttrycks med kroppen och tonfall. För att upptäcka signaler krävs att mentorn är helt fokuserad på adepten och lägga bort egna tankar. Tänk inte på nästa fråga! Den kan du tänka på när adepten pratat färdigt. Förmodligen kommer den helt naturligt när du lyssnat färdigt. 

Undersökningar visar att många slutar lyssna när den som talar hunnit ungefär halvvägs. Då tror lyssnaren att hen har fattat situationen och därmed börjat formulera ett svar eller fråga. Andra studier visar att den press som många upplever i arbetslivet har lett till att chefer ofta nöjer sig med att verka lyssna. Det märker såklart motparten. En sådan ovana behöver förstås tränas bort.

Fundera på: hur är ditt lyssnande?

Anteckna

Anteckna gärna vad som sägs under själva samtalet. Om du hellre antecknar efteråt så var noga med att dokumentera vad som sagts och lovats. Det är också ofta användbart att anteckna tankar, idéer och händelser mellan träffarna. Delvis som en input till nästa träff och delvis som de oerhört värdefulla och ofta bortprioriterade reflektionen.

Reflektion

När saker förändras, när osäkerheten är stor och när vi lär nya saker är det viktigt att reflektera. Tänk tillbaka på situationen/dagen/veckan och fundera på vad som hände och vad du lärt av det. Genom att reflektera kan du ge mening åt erfarenheter. Det är en process som skapar ny kunskap om dig själv och/eller om situationen. Det kan räcka med några minuter i början och slutet av dagen. Vår erfarenhet säger att de flesta inte är så duktiga på att ta sig tid att reflektera självmant. Använd då gärna tid med mentorn/adepten eller coachen för reflektioner. Ni är alltså viktiga för varandra i att skapa utrymme för reflektion och en vana att reflektera.

Dagbok

För en del passar det att skriva en jobbdagbok. I korthet skriva ner vad du gjort under dagen, särskilt det som handlar om att ha tacklat problem och hittat lösningar eller inte än lyckats hitta lösningarna. Ta med den till mentorträffarna för att diskutera. 

Kontrakt/överenskommelse

Att göra en överenskommelse er emellan är helt nödvändigt. Den kan se lite olika ut, men bör alltid innehålla ett löfte om konfidentialitet. Alltså, det som sägs mellan adept och mentor av personlig karaktär stannar där! Livslångt! Även efter själva mentorskapet upphört! Detta är helt avgörande för att få till förtroendefulla samtal. 

Det är också användbart att skriva ner era mål och förväntningar på både mentorskapet och på varandra. Gå då och då tillbaka till dokumentet och fråga varandra hur det går för er och om målen behöver revideras.

Fundera på: vad vill du att det ska stå i er överenskommelse?

Följ intresse

”Vad ska man prata om?”, ”Hur vet jag vilka frågor jag ska ställa?” och ”Vad ska jag fokusera på?” är vanliga frågor från mentorer. Vårt svar är oftast att följa det som är viktigt och intressant för adepten. Mentorn behöver egentligen inte förstå allt utan fokusera på att hjälpa adepten att förstå sig själv och sin situation bättre. 

Det kan till exempel vara att faktiskt fråga om adeptens intresse: ”Vi har kommit fram till a, b och c. Vilken av dem tycker du är intressantast att börja med?” Att följa intresse kan också innebära att notera vilka ord som adepten betonar, skiftning i ansiktsfärg eller ert samtalstempo eller vad som helst annat som indikerar att det berör eller intresserar adepten.

Skalor

Vissa samtalsämnen som "motivation", "intresse" och "besvär" är av mer abstrakt karaktär. Då kan ni ta hjälp av skalor. Fråga ”du ville känna mer motivation och glädje. Hur stor är din glädje nu på en skala från 1-10? Hur stor är din motivation? Vad vill du att motivationen/glädjen ska vara på skalan?” Idén kom från sjukvården där man ville hjälpa patienter att använda en personlig skala för smärta.

Följdfrågor kan vara:

  • Vad gör att den ligger på 4 och inte 8 som du ville?
  • Vad kan du göra för att det ska bli en 8?
  • Hur ska du komma dit?
  • När?

Fundera på: hur stor är din motivation att vara adept/mentor på en skala 1 – 10? Vad behöver du göra att nå 10?

Perspektiv

Ibland är det effektivt att se situationen/problemet/möjligheten/ämnet ur ett annat perspektiv. Särskilt om adepten har kört fast. Det kan vara perspektiv i tid, person, rum, storlek. Följande frågor kan hjälpa med perspektiv: 

  • Vad skulle du göra om situationen vore lätt? (annat synsätt)
  • Om du vore en varelse från en annan planet, vad skulle du då lägga märke till i situationen då? (annat synsätt)
  • Nästa år, när situationen är löst och du tittar tillbaks på idag, vad lägger du märke till? Vad gjorde du för att komma dit? (tid)
  • Om du inte kunde förbereda dig, vad skulle du göra då? (tid)
  • Vad händer om detta sker någon annan stans? (rum)
  • Om du vore Einstein/annan person, hur skulle du göra då? (person)
  • Så du oroar dig för något du inte kan påverka?
  • Många människor skulle nog tycka att det du just har klarat av är något svårt.

Andra modeller

Gallwey´s kontrollfrågor: Ibland stångar vi oss blodiga mot saker som vi vill påverka men faktiskt inte har någon kontroll över. Det slukar energi i onödan. Vi märker det kanske inte alltid själva och därför kan det vara nyttigt att fundera på vad vi faktiskt kan styra över.

Timothy Gallwey är en av coachvärldens mästare och upphovspersonen till Inner Game. Han myntade tre frågor:

  • Vad är det du inte kan påverka?
  • Vad är det du försöker påverka?
  • Vad skulle du kunna påverka men inte har prövat än?

Dessa frågor kan hjälpa adepten att sortera i sina tankar, och er att välja vad ni ska prata om.

STOP: Ytterligare ett verktyg från Timothy Gallwey. När vi blir pressade, stressade eller trängda minskar vår förmåga att tänka klart och förnuftigt och då är detta ett bra verktyg att ta till. Det kan även fungera som coachande fråga till adepten.

  • S står för Stanna upp. Ta ett steg tillbaka och ge dig en andningspaus och möjlighet att få överblick över situationen.
  • T står för Tänk. Tänk på vad det är som händer, orsak-verkan, mönster m.m. och vad du tycker om det.
  • O står för Organisera tankarna. Vad är det jag vill? Vad vet jag? Vad blir nästa steg? Skriv ner, prata med kollega, rita, gör mindmaps eller vad du behöver för att organisera dina tankar.
  • P står för På det igen. Med lite distans och bättre ordning på tankarna är det lättare att fortsätta i rätt riktning.

En viktig aspekt av STOP är att verktyget kan användas allt emellan några korta sekunder och flera månader. Exempelvis: Min vanliga parkeringsplats är upptagen och jag som har så bråttom. Eller: Vad vill jag med mitt liv? Barnen är ju utflugna och en ny fas börjar. Eller när ni tänker på och planerar för er ledarförsörjning. Det kan också fungera bra när en person springer in till dig och ställer utmanande, kritiska frågor. En del använder STOP som ett reflektionsverktyg vid dagens slut.

Förslag på samtalsämnen

Ibland behöver samtalet lite hjälp på traven. Kanske kan nedan ämnen vara intressanta?

  • Vardagen - jobb och livet generellt
  • Vad är en sak, som om du fick ändra den väsentligt skulle förbättra ditt liv?
  • Nuvarande arbetssituation – plus och minus.
  • Mitt nästa jobb
  • Var jag vill vara om x år
  • Vad som fungerar bra idag, och varför
  • Min organisation
  • Min grupp
  • Jag (styrkor, svagheter, utveckling)
  • Hur arbetar en ledningsgrupp?
  • Ledarskap – vad är det? Hur är man en bra ledare?
  • Händelser som gjort mig till den jag är/ som har varit betydelsefulla för mig

Förslag att göra

  • Besök varandras arbetsplatser
  • Ta med mentorn/adepten på något (föredrag etc) och få feedback
  • Läs samma bok och diskutera
  • Se samma TED talk och diskutera
  • Få feedback på texter man har skrivit
  • Promenerande mentorssamtal
  • Gärna lunch, men ta mentorssamtalet i anslutning och inte under tiden

Fundera på: vad mer kan ni göra tillsammans?