Samarbete mellan S:t Eriks Ögonsjukhus och Karolinska Institutet

Samarbetsformer för S:t Eriks Ögonsjukhus och Karolinska Institutet avseende arbetsmiljö, säkerhet (inklusive brandsäkerhet och strålskydd) samt miljö.

1. Allmänt

Denna överenskommelse mellan S:t Eriks Ögonsjukhus (S:t Erik) och Karolinska Institutet (KI) har till syfte att tydliggöra den samordning, samverkan och samråd som avses i arbetsmiljölagen (AML) samt att fördela ansvar enligt miljöbalken (MB) 26 kap.Det är KI:s rektor och S:t Eriks verkställande direktör (vd) i egenskap av huvud-arbetsgivare som har det yttersta och formella ansvaret för arbetsmiljö, miljö och säkerhet.

Överenskommelsen omfattar fasta gemensamma arbetsställen inom S:t Eriks geografiska områden (ytor och lokaler). På dessa arbetsplatser ska parterna samråda och gemensamt åstadkomma en fysisk, organisatorisk och social god arbetsmiljö, samt vidta åtgärder och försiktighetsmått för att, i första hand förebygga och i andra hand begränsa påverkan på miljö och hälsa. Eventuella arbetsmiljöproblem, som är likartade för båda parter, ska lösas i ett utvecklat samarbete (3 kap. 7 d-g och 12 §§ AML). Detsamma gäller för miljöområdet. Överenskommelsen utgår ifrån intentionen i såväl det nationella, som det regionala ALF-avtalet (avtal om läkarutbildning och forskning).

2. Regelverk

KI:s verksamhet på S:t Erik (avser Institutionen för klinisk neurovetenskap, CNS, då denna överenskommelse reviderades) ska följa sjukhusets utfärdade policy, riktlinjer, rutiner, anvisningar och manualer gällande miljö, brand, säkerhet (tillträde, skalskydd, informationssäkerhet, patientsäkerhet) och hygien och i tillämpliga delar inom arbetsmiljö- och miljöområdet, till exempel avseende allmänna skyddsregler och avfallsinstruktioner.

Den utsedde samordningsansvarige (mer information, se punkt 3) och cheferna på det gemensamma arbetsstället ska hålla sig uppdaterade inom ovanstående områden samt informera sina berörda medarbetare inom arbetsstället. Vid behov ska den samordningsansvarige upprätta egna lokala instruktioner för att förebygga och begränsa skada på den gemensamma arbetsmiljön och miljön. Detta görs tillsammans med arbetsmiljöspecialister och miljösamordnare från både KI och S:t Erik. Nya gemensamma rutiner delges berörda prefekter på KI och vd på S:t Erik.

3. Ansvarsfördelning

Hemsö AB har samordningsansvar för hyresgäster på det geografiska området (avseende t.ex. hissar, trapphus, byggnationer m.m.). S:t Erik har ansvar för samordningen inom av S:t Eriks förhyrda ytor där KI bedriver verksamhet.

Ansvaret för det praktiska arbetet med arbetsmiljösamordning har den chef på S:t Erik som råder över aktuell arbetsplats där KI är verksamt. S:t Erik anslår namn och kontaktuppgifter på den samordningsansvarige personen, enligt 4 § arbetsmiljöförordningen. Det ska vid varje tillfälle vara klarlagt vem som har samordningsansvar.

Om en ombyggnation utförs på det fasta gemensamma driftstället t.ex. på ett laboratorium och byggarbetsplatsen inte är att anse som ett eget arbetsställe ska den som har det praktiska samordningsansvaret se till att samråd kommer till stånd med utsedd byggarbetsmiljösamordnare för gemensamma åtgärder till skydd mot ohälsa och olycksfall (3 kap. 7f § AML).

4. Informationstillgänglighet

Kommunikation och informationsutbyte ska fortlöpande äga rum mellan S:t Erik och KI. Arbetsplatsträffar eller motsvarande ska genomföras där medarbetare från både S:t Erik och KI kan medverka. Viktig information ska alltid delges den andra parten och regelverk att följa ska finnas lätt tillgängliga.

5. Regelbundna undersökningar av arbetsmiljön

Skyddsronder och arbetsplatsundersökningar på gemensamma arbetsställen ska utföras gemensamt. S:t Erik ansvarar för att fysiska skyddsronder genomförs minst en gång per år. KI:s lokala chefer och skyddsombud på arbetsplatsen samt berört huvudskyddsombud på KI ska inbjudas att medverka i dessa ronder. Dokumenterade riskbedömningar och upprättande av handlingsplaner görs i samverkan mellan parterna. Dessa ska skickas till berörda chefer hos båda arbetsgivarna.

Medarbetarundersökningar (organisatorisk och social skyddsrond) genomförs inom ramen för respektive organisations arbetsgivaransvar. Resultat och eventuella identifierade risker som berör båda organisationerna hanteras av berörda chefer i samarbete. Respektive organisations arbetsgivaransvar kvarstår alltid för de egna medarbetarna.Vid behov av gemensamma åtgärder överenskommes om en kostnadsfördelning mellan parterna.

6. Utredningar

Andra undersökningar och utredningar i den egna verksamheten ombesörjs och bekostas

av respektive part. Det kan exempelvis handla om yrkeshygieniska mätningar eller fördjupade olycksfallsutredningar. Om undersökningar och utredningar berör både KI:s och S:t Eriks verksamheter ska dessa samordnas. Vid oklarhet avgörs från fall till fall vilka undersökningar och utredningar som ska genomföras samt hur kostnader ska fördelas.

7. Utbildning

l de fall där endera parten arrangerar utbildningar inom sitt område, som är av intresse även för den andra partens medarbetare, bör om möjligt även dennes medarbetare informeras och erbjudas sådan utbildning. KI:s personal som arbetar inom S:t Eriks område ska delta i utbildningar som rör rutiner och instruktioner gällande brand, säkerhet, kemikalie- och avfallshantering. Avseende brand och säkerhet se punkt 10 och 11.

8. Lokaler, utrustning, inredning och inventarier

S:t Erik svarar för lokaler och utrustning enligt särskilda avtal, regionala ALF avtalet, avtal mellan KI och Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) samt "Avtal om samarbete om läkarutbildning och forskning mm".

Upplåtna lokaler får endast användas för avsett ändamål. Föreligger behov av ändring av användningssätt, omflyttning, ändring eller nytillskott av lokaler, åligger det såväl S:t Erik som KI att aktivt samarbeta och samordna handläggningen av förändringsarbetet och formell granskning av underlag såsom ritningsgranskning o dyl. l dessa processer ska informationstillfällen samordnas för berörda medarbetare och personalorganisationer hos respektive part. KI:s och S:t Eriks lokala skyddsombud (och vid behov huvudskydds­ ombud) ska ges möjlighet att delta tidigt i processen. Gemensamma risk- och konsekvensbedömningar genomförs vid förändringar i verksamheten.

Verksamhetschef på S:t Erik och berörda institutioner på KI ansvarar för inköp, leveranskontroll och underhåll av den egna verksamhetens utrustning. Respektive verksamhetschef/prefekt ansvarar även för leveranskontroll och underhåll av basutrustning och byggnadsberoende utrustning och inventarier. Lös egendom som tillhör KI omfattas av KI:s försäkringsskydd.

9. Strålskydd

Medicinsk enhet Medicinsk Strålningsfysik och Nuklearmedicin på Karolinska Universitetssjukhuset (K) hanterar - enligt separat avtal K2609-2015 mellan K och S:t Erik - operativa strålskyddsfrågor för verksamheter med joniserande strålning där S:t Erik är huvudman. S:t Erik och KI har likvärdiga arbetsregler och rutiner för likvärdiga verksamheter med strålning. S:t Eriks strålskyddsexpert ansvarar för samt beslutar om sådana arbetsregler och rutiner. Vid förändringar som berör KI ska dessa förankras med KI:s strålskyddsexpert, som tillser att förändringarna kommuniceras inom KI.

10. Säkerhet

KI:s verksamhet inom S:t Eriks geografiska områden ska följa S:t Eriks tillämpningsanvisningar på Region Stockholms säkerhetspolicy.

11. Brandsäkerhet

Egenkontroll av brandskydd

KI:s verksamhet inom S:t Eriks geografiska områden ska genomföra egenkontroll av brandskydd enligt den rutin som finns för S:t Eriks verksamheter. Vid förändringar i KI:s eller S:t Eriks verksamheter som medför åtgärder enlig lag och myndighetsutövning ska respektive verksamhet själv stå för åtgärdskostnaderna.

Brand- och säkerhetsutbildning Medarbetare på KI som arbetar inom S:t Eriks geografiska områden ska genomgå brand- och säkerhetsutbildning enligt de riktlinjer som finns för S:t Eriks verksamhet.

S:t Erik bereder KI:s medarbetare plats i sjukhusets ordinarie brandutbildningar och debiterar KI självkostnadspriser.

Brandfarlig vara

KI:s verksamhet inom S:t Erik omfattas av KI:s tillstånd för hantering av brandfarlig vara. Föreståndare för brandfarlig vara inom berörd institution utses av dess prefekt. Om brandfarlig vara används inom S:t Eriks geografiska område ska föreståndaren (på CNS) rapportera ämnen, mängder och förvaringsplats till S:t Eriks säkerhetschef. S:t Eriks kemikaliehanteringssystem ska alltid följas för att minska utsläpp och påverkan på medarbetare och miljö.

12. Tillståndspliktiga ämnen och varor

Kemikalier eller varor, i KI:s verksamhet på S:t Erik, som kräver tillstånd eller på annat sätt är farliga för miljö eller medarbetare ska meddelas S:t Eriks säkerhetschef och operativa miljösamordnare i god tid innan inköp och användning. Om kemikalier kräver tillstånd för användning ansvarar den part som tillhandahåller och använder kemikalierna för att erforderliga tillstånd söks och erhålls enligt gällande rutin vid aktuell verksamhet. S:t Eriks säkerhetschef och operativa miljösamordnare ska involveras i förberedelserna inför ansökan. Erhållet tillstånd ska delges den andra partens miljösamordnare/tillståndssamordnare.

I händelse av att genetiskt modifierade mikroorganismer (GMM) och andra smittämnen ska användas i forskning/verksamhet av KI i S:t Eriks lokaler ska verksamhetsansvarig på KI i god tid innan kontakta S:t Eriks operativa miljösamordnare. Verksamhetsansvarig på KI ansvarar för att i samråd med S:t Erik genomföra riskbedömning och göra anmälan till Arbetsmiljöverket enligt KI:s rutin för detta. Förvaring och hantering av GMM och andra smittämnen ska följa gällande lagstiftning och eventuella anvisningar från S:t Erik.

13. Kemikaliehantering

Kemikalier som används inom forskningsverksamhet som bedrivs av KI i lokaler inom S:t Eriks geografiska område ska inventeras och riskbedömas i KI:s kemikaliedatabas, KLARA. Verksamhetsansvarig på KI ansvarar för att registrering genomförs. Kemikalier som finns upptagna på Region Stockholms utfasningslista ska undvikas. Om utfasningskemikalie måste användas meddelas S:t Eriks operativa miljösamordnare och kemikalieansvarig. Förvaring och hantering av kemikalier ska följa gällande lagstiftning och eventuella rutiner som gäller inom S.t Erik.

Informationen om kemikalier, förvaring och den mängd som används i KI:s verksamhet ska årligen delges S:t Eriks operativa miljösamordnare.

14. Avfall

KI:s medarbetare som arbetar i S:t Eriks lokaler ska följa lagstiftning och S:t Eriks tillämpningsanvisningar och instruktioner för avfall.

Berörd institution på KI bekostar och sköter själv hantering och destruktion av de särskilt farliga kemikalierester och andra farliga avfall som deras verksamhet genererar.

Hanteringen ska följa gällande lagstiftning.

När Kl lämnar tillbaka lokaler till S:t Erik ska kvarvarande kemikalier tas om hand av Kl. Se även punkt 7. " Utbildning".

15. Tillsyn

När myndigheter, fastighetsförvaltare m.fl. ska utföra tillsyn på gemensamma arbetsställen ska representant för S:t Erik respektive Kl kontakta varandra. S:t Erik kontaktar berörda prefekter på Kl , Kl kontaktar S:t Eriks operativa miljösamordnare . Båda i sin tur kontaktar de berörda som behöver delta vid tillsynen.

16. Avvikelsehantering

Avvikelser, avseende miljö, säkerhet och arbetsmiljö, som berör båda parter ska kommuniceras och gemensamma åtgärder ska diskuteras. Detta gör ansvarig chef för den aktuella händelsen och utsedd samordningsansvarig i samverkan med berörda skyddsombud. Riskobservationer, tillbud och arbetsskador rapporteras av medarbetaren i det incidenthanteringssystem som respektive arbetsgivare tillhandahåller.

17. Revision

S:t Erik äger rätt att revidera KI:s verksamhet inom S:t Erik för att kontrollera att denna överenskommelse följs. Båda parter har en ömsesidig möjlighet att påtala brister.

18. Övrigt

Information och frågor om denna överenskommelse besvaras av Miljö- och säkerhetsenheten och HR-avdelningen vid Karolinska Institutet samt av S:t Eriks säkerhetschef och HR-avdelningen på S:t Erik. Det ankommer på parterna att fortlöpande samråda om eventuell ändring i överenskommelsen. Båda parter svarar för information om samordningen inom respektive organisation.

Miljö- och hållbarhetsombud ska utses för KI:s verksamhet och meddelas S:t Eriks operativa miljösamordnare.

19 Giltighet och uppsägning

Denna reviderade överenskommelse om samarbetsformer gäller från nedanstående datum och ett år framåt. Överenskommelsen anses vara förlängd med ett år i taget om ingen part har begärt omskrivning eller förtydligande alternativt sagt upp överenskommelsen tre månader innan periodens slut.