Roller i AU-projekt

Projektorganisationens sammansättning baseras på projektets behov och kan komma att förändras under projektets gång. De roller som återfinns i projektorganisationen har styrande, ledande, utförande och stödjande funktioner – gemensamt för dem alla är att de skall verka för att projektets mål uppfylls.

Beställare

Beställaren är ytterst ansvarig och därmed beslutsfattare för projektet. För att projektet skall kunna leverera planerat resultat måste beställaren säkerställa att nödvändiga resurser finns tillgängliga under projektperioden och att resursägarna har godkänt att resurserna deltar i projektet.

Beställaren måste också säkerställa att förvaltningen är involverad i projektet under hela perioden och att det kommer att finnas en mottagare för projektleveransen när projektet är klart.

I större projekt kan det vara aktuellt att ha en operativ beställare - man kan då likställa den operativa beställaren som chef för projektet (VD) medan beställaren är ytterst ansvarig (styrelseordförande).

Styrgrupp

Beställaren kan utse en styrgrupp där hen normalt sett är ordförande. Styrgruppens uppdrag är att stödja beställare och projektledare och skall betrakta uppdraget som av operativt slag. Deltagarna i styrgruppen kan exempelvis fungera som dörröppnare eller vara behjälpliga med ett få kontakt med relevanta personer samt att återkoppla projektets arbete vidare till sin egen organisation. I uppdraget ingår även att definiera och besluta om större frågor i projektet.

Innan en styrgruppsdeltagare accepterar uppdraget bör hen bedöma om man har tid och relevant kompetens för att delta i projektet, detta då uppdraget innebär mer än att delta på styrgruppsmöten.

Projektledare

Projektledaren måste ha tillräckligt med mandat från beställaren för att kunna leda projektet självständigt. Projektledarens uppdrag är att styra, leda och koordinera alla aktiviteter och funktioner inom projektet.

Detta innebär att utarbeta planer och rutiner, sätta upp krav- och testförfarandet, hantera störningar och risker, säkerställa att budget och tidsplaner hålls, dokumentera, kalla till styrgruppsmöten, kontinuerligt avrapportera till beställaren samt framför allt se till att projektet levererar efter projektplanen.

Projektmedarbetare

Projektmedarbetarna ansvarar inför projektledaren för utförandet av överenskomna och planerade arbetsuppgifter i projektet. Projektmedarbetarna skall också informera om avvikelser samt dokumentera sina resultat där detta krävs.

Resursägare

Resursägare är den person som är chef över de resurser som deltar i projektet. Då många projektarbeten drivs parallellt med ordinarie verksamhet är det viktigt att projektmedarbetaren ovan har ansvarsfördelningen mellan projektet och verksamheten klar för sig och att resursägaren har gett sitt samtycke att projektmedarbetaren har deltar i projektet och har avsatt tid till detta.

Referensgrupp

Beställaren kan utse en referensgrupp som har en rådande funktion och som inte fattar beslut som rör projektet. Referensgruppen kan testa idéer och handlingsalternativ samt kan hjälpa till med att förankra projektet i organisationen.

Mottagare

Mottagaren ansvarar för att tillhandahålla resurser för den fortsatta verksamheten i linjeorganisationen exempelvis personal eller utrustning samt att se till att projektet efter avslut förvaltas i organisationen.

Det är viktigt att mottagaren är delaktig under projektets gång så att mottagaren kan sätta sig in i vad som krävs för att arbeta vidare med resultatet av projektet. Både ansvarig person för mottagarorganisationen och de personer som skall utföra arbetet måste vara överens om vad som krävs för att ta över och driva resultatet vidare.

Förvaltning

I vissa fall är det en annan organisation är mottagarorganisationen som skall sköta den framtida förvaltningen av utkomsten av projektet. Det är därför viktigt att på ett tidigt stadium involvera denna organisation i projektet.