Registrera och underhålla funktion chef/ansvar

Inledning 

Funktion chef/ansvar ska spegla upprättat delegationsordning på aktuell institution. Då information om chefer vid Kl förändras kontinuerligt behövs det ett gemensamt synsätt och en process för hur information om chefer och delegerade ansvar hanteras vid Kl och hur detta underhålls. Denna rutinbeskrivning beskriver hur funktion registreras och underhålls i Primula.

Chef vid Karolinska Institutet 

En chef har det formella ansvaret och är ledare för verksamheten. Detta innebär att en chef:

• har skriftlig delegation att ta ansvar för frågor som avser personal,
• har skriftlig delegation att ta ansvar för frågor som avser ekonomi,
• har ansvar för frågor som avser verksamhet
• har skriftlig delegation att i tillämpliga delar ta ansvar för arbetsmiljöuppgifter
• i de fall en chef inte genomgått arbetsmiljöutbildning så ligger ansvaret för arbetsmiljöuppgifter hos överordnad chef. Efter genomgången arbetsmiljö­utbildning ska chefen genom skriftlig delegation i tillämpliga delar ta ansvar för arbetsmiljöuppgifter.

Beskrivningen av chef innebär att för att räknas som formell chef måste personen i fråga ha en skriftlig delegation inom ekonomi-, personal och verksamhet. För mer information se Beskrivning av chef vid Kl, dnr 1-170/2017.

Syftet och målgrupp med dokumentationen 

Detta dokument beskriver hur information om chef registreras och underhålls i Primula kopplat till förändringar i delegationsordningen på aktuell institution. Målgrupp för dokumentet är: 

De som kommer arbete med att registera information om chef i Primula

Kopplingar och beroende 

Registering och underhåll av funktion har kopplingar till andra rutiner eller styrande dokument: 

• Delegationsordning upprättad på Institutionen
• Beskrivning av chef vid Karolinska Institutet, dnr 1-170/2017

Funktion Chef/ansvar

• Logga in genom att ange användarnamn och lösenord
• Primula PA-webben öppnas
• Välj Handlägga på vänster menyrad

Registrera funktion Chef/ansvar

• Registrera chef/ansvar på anställd 
• För att registrera information om en ny funktion på en persona ange Personnummer eller Namn och välj Sök 
• Lista med sökresultat presenteras. Välj rätt person som funktion ska registreras på och välj Bekräfta. 

I de fall en person har flera anställningsärenden registerad på sig i Primula ska rätt anställning väljas på personen i rulistan och välj Bekräfta. Det kan vara så att en person som ska ha funktion kopplat till sig kan ha en anställning på annan institution än den aktiva, utan kontrollera anställningar och välj korrekt. I de fall en person som ska ha funktion kopplat till sig inte är anställd måste aktuellt minirapp ärenden väljas eller så måste personen läggas upp i Primula, se fel hantering i Primula. 

• Registrera-bilden för funktion öppnas.
• Handlägga menyn öppnas.
• Välj Funktion Chef/ansvar för att registrera uppgifter om en nya funktion eller för att underhålla en befintlig funktion. 
• Bilden för funktion öppnar sig
• Välj funktion i rullista Funktion som ska registreras

Följande val finns

• Arbetsmiljöuppgiftansvar - anges om personen för funktionen har fått en delegering av ansvar inom eller flera uppgifter inom arbetsmiljö
• Chef med ansvar för arbetsmiljöuppgifter - anges om personen för funktionen har delegering inom verksamhets-, personal- och ekonomiansvar samt om personen har en delegering inom arbetsmiljöuppgiftansvar
• Chef utan ansvar för arbetsmiljöuppgifter - anges om personen för funktionen har delegering inom verksamhets-, personal- och ekonomiansvar men har ingen delegering inom arbetsmiljöuppgiftansvar.
  I detta fall ska funktion Arbetsmiljöuppgiftsansvar anges för person som har denna för aktuell organisatorisk enhet som en separat funktion
• Ekonomiansvar - anges om personen för funktionen har fått en delegering av ekonomiansvar
• Personalansvar - anges om personen för funktionen har fått en delegering av personalansvar.
• Verksamhetsansvar - anges om personen för funktionen har fått en delegering av verksamhetsansvar.