Om Grants Management Office

För att säkerställa att projektredovisningen följer EU:s regler, centraliserades projekthanteringen av EU-projekt till Grants Management Office under 2016. GMO ansvarar sedan dess för finansiell projekthantering och även för delar av det administrativa arbetet.

Projektlivscykel

Från och med att ett projekt kommer till GMO så går det igenom följande stadier:

Uppstartsmöte

Vid projektets start kallar din utsedda handläggare på GMO till ett uppstartsmöte. Vi bjuder in ansvarig forskare, administrativ chef och andra medarbetare som behöver närvara. Det kan till exempel vara inköp- och upphandlingssamordnare.

Under mötet går vi gemensamt igenom projektets budget och EU-regelverket ni behöver förhålla er till i just ert projekt.

Projektuppföljning

Löpande gör handläggaren projektuppföljningar och informerar om eventuella kompletteringar som behövs. Avstämningen avser direkta kostnader. 

Rapportering

När det är dags för rapportering går vi igenom alla kostnader och tillhörande underlag. De kostnader som inte följer Europeiska kommissionen regelverk rapporteras ej.

Inför rapporteringen är det viktigt att alla tidrapporter är inlämnade och alla reseräkningar handlagda.

Interimbetalning

Interimbetalningen baseras på direkta kostnader i de flesta projekt. I vissa fall baseras de på klumpsummor. Betalningen sker till koordinatorn som sedan distribuerar pengarna. Betalningen når partnern ungefär 6 mån efter den periodiska rapporteringen.

Sista rapportering

Till den sista rapporteringen är det av vikt att få med alla kostnader som ska rapporteras.

Om det inom projektet har förbrukats mer än 325 000 EUR i direkta kostnader behöver en revision av Ernst & Young behöva göras. Den koordingeringen sköter din handläggare, men det är av vikt att ansvarig forskare är anträffbar under revisionen för att kunna svara på eventuella frågor. 

Sista betalning

Efter sista betalningen ser vi projeket som avslutat och stängt. Handläggaren på GMO skickar då all sin dokumentation till institutionen för arkivering. Dokumentationen bör i H2020 sparas upp till 5 år efter projektavslut.

Handläggningsordningen mellan GMO och institutionerna

Handläggningsordningen reglerar ansvar- och arbetsfördelning mellan institutionerna och GMO vid handläggning av projekt som finansieras av EU och av amerikanska federala finansiärer. Sedan den 10/1-2020 ersätter den nya handläggningsordningen den tidigare överenskommelsen. 

Läs mer om arbetsfördelningen mellan GMO och institutionerna här.