Nyhetsbrev från inköp och upphandling

Nyhetsbrev september 2022

Julbord

Karolinska Institutet har i år samma avtal som förra året för julbord. Avtalen är en förmedlingstjänst avseende julbord på restauranger med två julbordförmedlare:

• Meetly AB Boka här: www.meetly.se/ki  
• Memento event AB (Julbordsmäklarna) Boka här: www.julbordsmaklarna.se

Leverantörerna erbjuder en bokningstjänst online där KI:s medarbetare kan välja mellan två alternativ:

  • själva boka bord på tillgänglig restaurang. Bokning görs då direkt via bokningssidan eller
  • skicka en förfrågan till respektive förmedlingsmäklare för att låta de ta fram lämpliga alternativ till verksamheten enligt önskemål.

I sin förfrågan är det viktigt att specificera vad/vilken mat julbordet ska innehålla.

Ni väljer den avtalsleverantör som bäst kan tillgodose era behov enligt en särskild fördelningsnyckel med inriktning på kriterierna; tillgänglighet och pris. Ni avgör därmed inbördes ordning vid avropet/bokningen för det ena eller båda kriterier.

Spara respektive offert som ni får från leverantör.

Se i vidare avtal i Avtalskatalogen.

En förfrågan om julbord kan även skickas till KI:s avtalade cateringleverantörer. Ni avgör vid förfrågan vilken av kriterierna kvalitet, leveranstid och pris som ligger till grund för er bokning.
KI:s cateringleverantörer är geografiskt indelade enligt följande:

• Solna
- förfrågan skickas alltid till Nanna Svartz: restaurang-ns@eurest.se.

• Solna KI Nord, Karolinska sjukhuset
- info@elwingcatering.se (Elwing)
- Sodertorncatering@hors.se (Högskolerestauranger)
- info@matsallskapet.se (Matsällskapet)

• Huddinge
- info@elwingcatering.se (Elwing)
- Sodertorncatering@hors.se (Högskolerestauranger)
- info@matsallskapet.se (Matsällskapet)

Förfrågan skickas till samtliga. Val av leverantör blir den som har bäst pris, kvalité eller upplägg. OBS! Vid kontakt med fler än en leverantör är det viktigt att nämna att det är en avropsförfrågan, och att man avser bekräfta beställningen först när man har fått svar från samtliga tillfrågade leverantörer.

Är julmiddagen i samband med konferens, finns möjlighet att använda sig av Kammarkollegiets ramavtal Konferenser och möten (https://www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/resor-och-boende/konferenser-och-moten/), då behöver man ha KI:s riktlinjer för konferens i åtanke.

Lite information angående vår leverans av fruktkorgar

Vår säkerhetsavdelning har inte möjlighet att tillåta accesser för våra leverantörer om inte beställaren har efterfrågat detta.

Därav har inte FruitHero - vår leverantör för fruktkorgar - access till att komma in på olika institutioner och avdelningar om inte beställaren har bett om det. Detta är en säkerhetsåtgärd som vår säkerhetsavdelning har tagit fram för att inte obehöriga ska ha tillgång till våra lokaler.

Vill ni att leverantören ska ha access för att leverera upp på er avdelning så gäller följande:

  • Lägg en beställning hos FruitHero.
  • Kontakta säkerhetsavdelningen och begär att leverantören får access.

Vill ni inte att leverantören ska ha access:

  • Lägg beställning hos FruitHero.
  • Skriv en rad om hur ni vill få fruktkorgen levererad, exempelvis: ”Levereras till reception på [institution] [adress]. Receptions öppettider är kl. 07-16”.

Procurator

För närvarande har vi leveransproblem från Procurator och de kan inte leverera sina produkter till oss. Vi för en dialog med Procurator och jobbar för att lösa problemet så snart som möjligt. Till dess går det bra att beställa från Lyreco.
Vi återkommer med uppdatering i detta ärende.

Dokument