Medarbetarundersökningen 2022

Frågorna i årets enkät bygger vidare på de frågor som var huvudfrågor i medarbetarundersökningen 2017 och 2014 samt HR-Puls-enkäter. Den innefattar också ett antal frågor som fångar in Strategi 2030. Det innebär att resultatet från årets MU-Puls går att jämföra med de medarbetarundersökningar som genomfördes 2014 och 2017. Resultatet går även att jämföra med de HR-Puls enkäter som skickats ut. Detta gör det möjligt att arbeta vidare med resultatet både på en övergripande nivå och på institutionsnivå. Jämförelser med andra lärosäten som också har Quicksearch som leverantör av medarbetarundersökningar är också möjliga.

Syfte

• att få en uppfattning om vad medarbetarna tycker om sitt arbete och om Karolinska Institutet som arbetsgivare.​
• att ge ledare och medarbetare ett material att använda i förbättringsarbetet så att vi fokuserar på rätt saker, hittar styrkor och utvecklingspotential samt vara en hjälp i att fatta rätt beslut.​
• att kunna göra jämförelse av resultat över tid, och mot sin egen och andra branscher.​
• att få en uppfattning om hur medarbetare talar om sin institution med vänner och bekanta samt organisationens arbetsgivarvarumärke.​

Metod

Medarbetarundersökningen kommer att finnas tillgänglig under mars och april. Varje institution avgör utifrån den egna verksamheten när under den tidsperioden som ett utskick av enkäten är lämpligt. Från det att utskicket gjorts är enkäten öppen under två veckor. Enkäten finns tillgänglig för en sådan tvåveckorsperiod från tisdagen 1 mars till tisdagen 19 april. Efter 19 april är det inte längre möjligt att skicka ut enkäten. För den institution som gjort sitt utskick 19 april avslutas enkäten 2 maj.

En automatisk påminnelse går ut till de medarbetare som inte har påbörjat eller fullföljt enkäten vid tre tillfällen, 4, 8 och 10 dagar efter utskick av enkäten. Enkäten stängs för ifyllande 14 dagar efter utskick.  

Inför utskicket av medarbetarundersökningen arbetar lokal HR på institutionerna utifrån organisationsträdet. De medarbetare som ska svara på medarbetarundersökningen är de som är en del av arbetsmiljön. Organisationsträdet behöver vara verifierat och godkänt två dagar innan utskicksdatum.

Deltagare i MU-Puls 

• De som ska delta i medarbetarundersökningen är de som är en del av arbetsmiljön på institutionen, undantaget studenter. Vilka som är en del av arbetsmiljön avgörs bäst på institutionerna som därmed bestämmer vilka som ska besvara och inte ska besvara enkäten. Grunden till urvalet exporterades från Primula och IDAC 17 januari.  
• Enkäten ska gå till alla på institutionerna som är anställda, även föräldralediga och sjukskrivna. Vilken omfattning av anställning som krävs för att ta del av enkäten avgör lokal HR före utskick. Vid tidigare medarbetarundersökningar har kravet varit att vara anställd minst 6 månader i en omfattning på minst 40 procent. Den här gången avgör institutionerna vilken omfattning som krävs för att ta del av enkäten.  
• Stipendiefinansierade doktorander och postdoktorer som inte har anställning vid KI kan vara med i undersökningen. Lokal HR avgör vilka som ska vara med. Tidigare har gränsen varit att de ska vara registrerade minst 6 månader och bedrivit studier på KI i en omfattning på minst 40 procent.  
• Anknutna kan vara med i undersökningen. Tidigare har samma gräns använts som för anställda, dvs att de ska ha varit anknutna minst 6 månader i en omfattning på minst 40 procent. Den här gången avgör lokal HR vilka som ska ingå, och vilka som inte ska ingå.  

Det är endast möjligt att svara på enkäten en gång, därför kommer medarbetaren endast att finnas tillgänglig där grundanställningen finns. Om medarbetaren ska svara utifrån sin placering behöver lokal HR göra den förändringen i organisationsträdet. I organisationsträdet ska chefer finnas i den organisation där de är chef. Chefen kommer inte att räknas med i resultatet. En chef som svarar på enkäten utgår från den grupp där chefskollegorna ingår. Chefens resultat kommer att lyftas upp en nivå i resultatportalen.  

De bakgrundsvariabler som kommer att finnas för alla anställda är: Ålder, Anställningsform, Chef/medarbetare, kön, personalkategori, Anställd/anknuten. För stipendiater och anknutna behöver bakgrundsvariablerna besvaras i enkäten. Både anställda och anknutna behöver svara på en fråga om hur stor omfattning de är aktiva vid KI.  

Enkät 

Medarbetarundersökningen innefattar indexområden; Organisation, Mål och strategier, Medarbetarskap och Ledarskap. Frågorna från alla indexområden är desamma som  2014 och 2017 vilket gör att  jämförelser med tidigare medarbetarundersökningar är möjlig. Utöver indexfrågor finns en ny gruppering med frågor om friskvård och stillasittande arbete, värdegrund och upplevd vi-känsla. Resultatet från medarbetarundersökningen kommer att gå att jämföra med resultatet från några av HR-Puls-enkäterna. HR-Puls kan även användas för att följa upp eller fördjupa resultatet från medarbetarundersökningen. 

Enkäten består av 45 huvudfrågor som alla besvarar. Utöver det finns det fyra frågor som endast besvaras av doktorander samt följdfrågor och bakgrundsfrågor. 

Resultat 

Resultatet från MU-Puls kommer att vara tillgängligt i den portal där resultatet från HR-Puls och Exit-enkäten finns. Resultatet kommer att uppdateras i portalen när undersökningen har stängt. När alla institutioners enkäter är stängda går det att se ett samlat värde i portalen. Innan alla enkäter är stängda är  endast resultat per institution synligt.

Resultatportaler 

Alla som har tillgång till att se resultatet från HR-Puls-enkäter kommer att få tillgång till resultatet från MU-Puls i portalen. Dessutom kommer representanter för lika villkor att få tillgång till en resultatportal. I medarbetarundersökningen 2014 och 2017 fick även chefer tillgång till en portal med resultat men då de portalerna inte användes kommer lokal HR att ladda ner rapporter och förmedla till respektive chef.

Rapporter 

Det kommer att finnas en totalrapport med jämförelse per institution och vissa bakgrundsvariabler så som ålder, befattningskategori osv. I portalen finns också en dynamisk rapport som ändras beroende på vilka filtreringar som är aktiva i portalen. Rapporterna distribueras av lokal HR till respektive chef. För medarbetarundersökningen 2022 är rapporterna som cheferna får omarbetade. Till varje område finns beskrivande tester och diskussionsfrågor som grupperna kan diskutera. Förhoppningen är att det ska bli enklare att tolka rapporten och att jobba med resultatet i grupp. Nytt för 2022 är att spridning av svarsalternativ för alla grupper som har tillräckligt många svar visas. 

Anonymitet 

Medarbetarundersökningen genomförs av Quicksearch som garanterar anonymitet. Det finns inget sätt att visa vem som har svarat vad i enkäten. Bakgrundsvariablerna som finns kopplade till de epost-adresser som enkäten skickas till särskiljs från e-postadressen när enkäten är fullföljd. Resultatet redovisas på två sätt. Antingen redovisas resultatet som beräknade värden, indexvärden, eller så redovisas resultatet som spridning av svarsalternativ. För att visa indexvärden krävs det fem svar.

Filtreringar och nedbrytningar 

Resultatet av enkäten kan filtreras utifrån institution, avdelning, enhet, anställningskategori, chef eller medarbetare samt om man är anställd eller anknuten. Nedbrytning eller filtrering av resultat ska endast göras på institutionsnivå. För att kunna göra en filtrering eller nedbrytning krävs det att det är tillräckligt stora grupper. 

Hur ska resultatet presenteras? 

I början av maj, när alla enkäter har stängt, finns det ett totalt resultat för hela KI. En övergripande resultatpresentation är bokad för projektgruppen direkt när enkäterna är stängda. En vecka senare presenteras resultatet för rektor och ledning. Prefekter och administrativa chefer kommer att få en presentation av det övergripande resultatet, exakta datum för det är inte inbokat än.

Utöver nämnda presentationer finns resultatpresentationer bokade för enheten för lika villkor, arbetsmiljönämnden, samverkan, HR-avdelningen och HR-forum.

Varje institution har möjlighet att boka in en presentation av institutionsresultatet. Projektledaren för medarbetarundersökningen går då igenom institutionsresultatet och det är valfritt  om presentationen hålls enbart för ledning, chefer eller för alla medarbetare. 

Utöver de övergripande resultaten presenterar varje chef resultatet för sin grupp. Alla medarbetare ska få en återkoppling av resultatet. När det gäller arbetet med handlingsplaner och riskanalyser avgör varje institution hur det arbetet tas vidare. Handlingsplaner samlas inte in från centralt håll.