Medarbetarundersökning - vägledning för chefer

När arbetsgruppens resultat kommer ansvarar du för att presentera det för medarbetarna och därefter initiera utvecklings- och förbättringsarbetet där behov finns. Dina medarbetare har också ett ansvar för att bidra till en bra dialog och medverka när ni planerar och genomför åtgärder.

Om ni är en liten arbetsgrupp med färre än fem svarande får ni inte ett eget resultat. Då presenterar du i stället det aggregerade resultaten för den större grupp ni ingår i (enhet/avdelning eller motsvarande). Utifrån det resultatet har du en dialog med medarbetarna och därefter tar ni tillsammans fram en handlingsplan för de områden som ni bedömer är viktigast för er grupp.

Om du är överordnad chef ansvarar du för att ta fram en handlingsplan för din organisation (avdelning/institution eller motsvarande) tillsammans med cheferna.

En del av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Arbetet efter en medarbetarundersökning är en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet där du som chef har uppgifter i de olika stegen: återkoppla resultat, tillsammans med gruppen formulera och genomföra åtgärder samt följa upp er handlingsplan.

Återkoppla resultat

• Boka in tid för återkoppling av resultatet i god tid. Om ni har regelbundna arbetsmöten är det bra att förlänga ett sådant möte, det behövs ca en timme för resultatgenomgång och inledande diskussion.
• Titta igenom resultatet och reflektera över det. På vilka frågor/områden har ni höga värden, och på vilka frågor/områden är värdena lägre? På vilka frågor/områden är värdena höga, och på vilka frågor/områden är värdena lägre? Hur ser resultatet för ledarskapsdelen ut? Vad tänker du att resultatet kan bero på?
• Presentera resultatet för gruppen.
• Diskutera och analysera tillsammans vad som kan ligga bakom resultatet. Om ni fastnar i diskussioner om frågornas formulering, diskutera i stället vad medarbetarna avsåg med sina svar för att rikta in dialogen på förbättrings- och utvecklingsområden.

Ta fram handlingsplaner

Identifiera de områden/frågor ni i gruppen tycker är viktigast att fokusera på. Låt gärna varje medarbetare enskilt fundera på vilket område/vilken fråga hen tycker är viktigast innan ni diskuterar i gruppen. Om ett viktigt område har lågt resultat kan det vara ett nödvändigt område att fokusera på, men lyft även de områden som har höga värden. Vad kan ni göra för att främja och bibehålla det som fungerar bra? Reflektera även över vad som kan vara tänkbara orsaker till resultaten på de områden ni prioriterat.

• Ta fram förslag på åtgärder. Låt gärna medarbetarna arbeta enskilt, i par eller i mindre grupper. Kom överens om vilka åtgärder som är viktigast.
• Prioritera åtgärder, 3 - 5 är ett riktvärde. Få aktiviteter ger fokus och kraft att genomföra och följa upp.
• Konkretisera åtgärderna, utse en ansvarig/åtgärd och sätt en deadline som ligger längst ett år framåt.
• Dokumentera åtgärderna i Riskanalys-mallen.
• Använd ordinarie möten för att genomföra och följa upp

Tänk på att det är ett kontinuerligt arbete och försök väva in åtgärderna i er dagliga verksamhet. Använd gärna ordinarie arbetsmöten och medarbetarsamtal, för att stämma av hur arbetet går.

Vilket stöd har jag som chef?

Stöd och resurser vid din institution/motsvarande: din närmaste chef och HR-funktionen. Samarbeta också med ert lokala skyddsombud.

Personalstödstjänsten, telefon 0200-21 63 00 (dygnet runt).

Som chef kan du få upp till tre telefonkonsultationer kring ett ärende/situation. Konsulterna kan ge generellt stöd i hur du kan tänka när du ska presentera gruppens resultat eller hur du kan uppmuntra gemensamt engagemang i åtgärdsarbetet. De har dock inte tillgång till enkätfrågor eller resultat.