Lönebildning (info för HR)

Lönen sätts vid anställning och revideras i lönerevision. Lönesättningen vid KI grundar sig i det centrala löneavtalet för staten (RALS) och i KI:s lönepolicy, Lönen som styrmedel.

Grundtanken är att lönebildningen ska bidra till att KI kan nå sina mål för verksamheten.  KI är dock en myndighet och staten som helhet ska inte vara lönenormerande på svensk arbetsmarknad vilket innebär att KI inte helt fritt kan sätta löner på sina medarbetare. Löneökningstakten för arbetsmarknaden i dess helhet ska bestämmas av den konkurrensutsatta sektorn, främst exportföretagen, vars kostnadsutveckling måste anpassas till omvärlden. Annars hotas sysselsättningen och den samhällsekonomiska stabiliteten i Sverige.

Lönesättning

Grunderna för lönesättningen är resultat och skicklighet i förhållande till verksamhetsmålen samt ansvar och svårighetsgrad. Även tillgång och efterfrågan på arbetsmarknaden för olika yrkesgrupper kan påverka lönesättningen. Syftet med lönesättningen är att belöna prestation och att ge optimala möjligheter att behålla och rekrytera personal. Lönen sätts vid:

  • Nyanställning (en ny lön bör tas upp till diskussion varje gång en anställning ingås, alltså om man exempelvis förlänger en visstidsanställning).  
  • Lönerevision.

I vissa särskilda fall kan lönen justeras utanför lönerevisionen.

Rektor är ytterst ansvarig för lönebildningen på KI, dock har institutionerna själva ett stort ansvar i lönebildningsarbetet. Det är därför viktigt att man arbetar med lönebildning på institutionen.

Lönen ska vara saklig och lika lön för lika arbete och resultat ska gälla. Faktorer som kön, födelseland eller andra personliga omständigheter ska inte beaktas vid lönesättningen.

Sätta lön vid anställning

När man sätter lön vid nyanställning är det viktigt att göra det utifrån arbetsuppgifter, ansvar och förväntad prestation samtidigt som lönen är marknadsmässig. Vi KI sätts ny lön även vid förlängning av anställning men inte vid fler tillfällen än en gång per år.  

Lönerevision

Lönerevison genomförs i enlighet med centrala kollektivavtal, för mer information om aktuell lönerevision se sidan Lönerevision.

En lönerevision resulterar i en omfattande kostnad för KI. Det är säkerligen en av de största investeringarna en institution gör under ett år (eller under två år om KI har slagit ihop två lönerevisioner). Lönekostnaderna är dessutom en långsiktig utgift. Arbetet med lönebildning på institutionen och arbete inför en lönerevision bör därför vara ett grundligt och väl genomtänkt arbete för att på bästa sätt nå en så framgångsrik verksamhet som möjligt. Omvänt kan en mindre lyckad lönebildning betyda onödigt höga kostnader, mindre nöjda medarbetare och därtill en sämre måluppfyllelse i verksamheten.

Inför en lönerevision är det därför viktigt att man diskuterar punkterna nedan i ledningsgruppen och låter resultatet ligga till grund för vidare diskussioner med övriga chefer på institutionen.

  • Analys av verksamhetens behov.
  • Hur ser kompetensförsörjningsbehovet ut? Slutar medarbetare? Har vi svårt att rekrytera nya medarbetare? Behöver vi omfördela resurser et.c.?
  • Stödjer lönebilden de verksamhetsmål vi vill uppnå? 
  • Hur ser lönebilden ut?
  • Analys av ekonomiska förutsättningar.
  • Hur ska en önskad lönebild med en tydlig koppling till verksamhetsmålen utformas? Behövs det förändringar, till exempel i lönerelationerna mellan olika grupper? Vanligtvis behöver förändringar i lönebilden genomföras över en period av flera år och revisioner vilket innebär att genomförandet måste knytas till den ekonomiska planeringen på flera års sikt.

Ledningens ställningstagande om lönebildningens mål och prioriteringar måste grunda sig på en sammantagen analys av ekonomiska ramar, aktuell lönestruktur, kompetensförsörjning och marknadssituation.

På institutionen måste man ha en klar uppfattning om vilka åtgärder som måste genomföras för att kunna rekrytera och behålla rätt kompetens och vilka kostnader detta kan komma att medföra. Institutionen måste även våga prioritera vilka satsningar man ska göra och vilka som måste stå tillbaka p.g.a. de ekonomiska ramarna.

Medarbetarsamtal 2

Medarbetarsamtal 1 (MS1) hålls vanligtvis i och med att institutionen har sin verksamhetsplanering i början av året och i detta samtal pratar chef och medarbetare om att förtydliga mål, förväntad prestation, kompetensutveckling, arbetets riktning etc.

Medarbetarsamtal 2 hålls vanligtvis på hösten, alltid i samband med lönerevision, och ska fokusera på arbetsprestation och resultat i förhållande till gällande lönekriterier och till målen uppsatta i Medarbetarsamtal 1.

Syftet med medarbetarsamtal 2 är bland annat att få en tydligare dialog mellan chef och medarbetare om lönesättningen, kopplat till vad som har presterats under året. Medarbetaren ska få en klar och tydlig uppfattning om hur chefen bedömer resultat och skicklighet. Dialogen ska fokusera på hur arbetet har utförts, resultat, och i vilken utsträckning uppsatta mål är uppfyllda. Samtalet ger tydlighet i skälen för lönesättningen och är därmed en del i ledarskapet på samma sätt som MS1. Lönesättningen ska även spegla arbetets svårighetsgrad och ansvarsområden när lönen sätts. Andra faktorer som löneläge och behov av kompetensen vägs in innan lönen sätts.I samtalet ska medarbetaren också få en möjlighet att redogöra för sina arbetsuppgifter och sin arbetsinsats. Det är viktigt att både chef och medarbetare är väl förberedda inför mötet så att det blir en så bra dialog som möjligt.

En kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare under hela året är även viktigt för att medarbetaren ska få en tydlig koppling mellan mål och uppdrag och prestation och resultat.

För medlemmar i Saco-S och oorganiserade medarbetare genomför chef och medarbetare medarbetarsamtal 2 och i slutet av samtalet presenterar chefen en ny lön, med KI:s lönekriterier som grund, se Lönen som styrmedel. Medarbetaren accepterar sedan den nya lönen eller om personen är medlem i Saco-S, förklarar sig oenig. 

För medlemmar i OFR/S, P, O och Seko samtalar chef och medarbetare om resultatet i arbetet enligt mall för medarbetarsamtal 2. Lönen sätts med KI:s lönekriterier som grund, se Lönen som styrmedel, i förhandling mellan arbetsgivare och fack.

Förberedelser inför medarbetarsamtal 2

Innan lönesättande chef håller sitt/sina medarbetarsamtal 2 är det viktigt att hen förbereder sina medarbetare. Detta ska beaktas:

  • Tänk igenom vad som ska uppnås både för respektive medarbetare och enheten/gruppen som helhet.
  • Tänk igenom fakta och argument för bedömningen av den fördelningen som görs. Bedömningen ska vara saklig, konkret och likvärdig och grunda sig i KI:s lönekriterier.
  • Hämta in ytterligare information om medarbetarens prestation hos projektledare eller handledare om så finns. Gör en sammanvägd bedömning.
  • Ta stöd och råd av chefskollegor.

Som stöd och hjälpmedel för medarbetarsamtal 2 och för att tydligt grunda lönesättningen i KI:s lönekriterier finns KI:s mallar för lönesättning. Dessa finns  i lönepolicyn Lönen som styrmedel.

Lönesättning av doktorander

För doktorander gäller lönesättning enligt den så kallade doktorandstegen, varför de inte ska genomföra medarbetarsamtal 2.

 

Åsa Agréus

HR-specialist
08-524 865 77
Förhandling
UF Universitetsförvaltningen

Carolina Ström

HR-specialist
Förhandling
UF Universitetsförvaltningen

Jenny Wärnlund

HR-specialist
Förhandling
UF Universitetsförvaltningen