Skip to main content

Kom igång med sociala medier

Vill du använda sociala medier i ditt projekt eller för att berätta om din forskning? Vi lever i ett informationsöverflöd och för att skapa effektiv kommunikation krävs planering, tid och resurser.

Missing ALT text.

Är du medarbetare och använder sociala medier i tjänsten? Läs KI:s övergripande riktlinjer för sociala medier.

Lägg upp en strategi

Syfte och mål

Börja med att klargöra syfte och mål med er närvaro i sociala medier. Vad ska ni ha sociala medier till? Vad har ni för behov? Vilka problem vill ni lösa? Vad vill ni uppnå?

Målgrupp 

Vilka vänder ni er till? Är det studenter eller forskare? Interna eller externa användare?

Utgå alltid ifrån målgruppens behov och drivkrafter. Vad vill ni att målgruppen ska veta, tycka, göra och känna? Vad kan ni erbjuda dem?

Budskap

Vad vill ni säga? Är det ni vill berätta om relevant och anpassat för målgruppen? För att ett budskap ska vara intressant, begripligt och användbart behöver det utformas ur målgruppens synvinkel: "Vad betyder detta för mig? Hur kan denna information underlätta mitt arbete?"

Finns KI redan i kanalen?

Det kräver tid och engagemang att bygga upp nya kanaler och följare i sociala medier. Gör en nulägesanalys. Kontakta kommunikationsavdelningen för att höra om Karolinska Institutet kanske redan finns i er påtänkta kanal. Det kanske finns möjlighet till samarbete? Det kan i många fall vara effektivare än att bygga upp en ny följarbas.

Resurser

Att bygga upp och upprätthålla en effektiv närvaro i sociala medier kräver resurser. Det handlar inte bara om att följa myndighetsregler och hålla kontot under uppsikt. Se också till att det finns tid för att planera, producera och publicera innehåll.

Utvärdera

Följ upp vilket innehåll målgruppen engagerar sig mest i. De olika sociala medie-kanalerna har ofta egna, inbyggda mätverktyg, som till exempel Facebook Insights eller Instagram som företagsprofil. Använd Google Analytics och länkspårning via Google URL Builder för att till exemel mäta klick till den egna webbplatsen.

Val av kanal

Vilken social plattform möter era behov? Var finns målgruppen?

Val av kanal ska alltid utgå från uppsatta mål och prioriterad målgrupp. Målgruppen ska befinna sig i kanalen men ni ska också ha möjligheter och resurser att skapa innehåll som hjälper er att nå era mål.

Vill ni driva trafik till ki.se? Då kanske inte Instagram är rätt, eftersom det inte går att skapa klickbara länkar. Tänk på att alla sociala medie-kanaler har olika funktionalitet, förutsättningar och användare. Därför är det sällan bra att starta många konton på en gång utan en unik planering för varje kanal. Våga prioritera.

Tänk också på att algoritmerna styr vilket innehåll som visas i de olika kanalernas nyhetsflöden och att de uppdateras med jämna mellanrum.

Kontakta gärna kommunikationsavdelningen för råd och tips kring vilka kanaler som passar era behov via socialmedia@ki.se.

Facebook

Facebook är den största sociala plattformen i Sverige. Ungefär 76% av internetanvändarna använder Facebook och det är fortfarande en stor aktör att räkna med.

Däremot planar det dagliga användandet ut, enligt rapporten Svenskarna och Internet 2018. Även aktivitetsnivån på Facebook minskar – det är färre som gillar och delar inlägg än tidigare. Räckvidden för sidor (hur många som nås av inlägg) har också minskat markant under senare år.

För en organisationssida på Facebook innebär det att det blir svårare att skapa effektfull kommunikation. Vi bestämmer inte vad våra följare ser i sitt privata nyhetsflöde – det avgörs av Facebooks algoritmer. Och statistik visar att allt färre nås av de inlägg som en sida publicerar.

Hur når vi ut då? Främst handlar det om att skapa innehåll som målgruppen (följarna) bryr sig om. Jobba med filmer, rörligt material och engagerande bilder. Genom att arbeta med betalda annonser kan ni också rikta inläggen mot en eller flera specifika grupper.

Lästips:

 

En sida eller grupp på Facebook?

Vad passar bäst för er kommunikation – en företagssida och en grupp på Facebook? Det beror helt på ert syfte och era behov. Via sitt hjälpcenter beskriver Facebook skillnaderna mellan profiler, sidor, grupper och evenemang.

Det finns några saker att tänka på när det gäller kommunikationen i Facebook-grupper. Facebook har nyligen gjort det möjligt för sidor att publicera i grupper. Men i grupper kommunicerar majoriteten av medlemmarna via sina privata Facebook-konton. Eftersom Karolinska Institutet är en myndighet blir medarbetares inlägg i gruppen allmänna handlingar. När myndighetspersoner kommunicerar via sina privata konton i grupper som lagts upp i tjänsten kan det skapa en oklarhet kring vem som står bakom gruppen och i vilken roll en medarbetare uttalar sig.

En Facebook-grupp kan inte heller ersätta eller vara huvudkanal för internkommunikation. Som myndighet ska Karolinska Institutet se till att viktig information är tillgänglig för alla, och det kan inte garanteras via en plattform från tredje part.

För många tillhör Facebook dessutom privatlivet och alla vill inte blanda ihop jobb och fritid. Risken är att arbetsgivaren inkräktar på privatlivet och att medarbetare kan känna sig pressade till att delta i diskussioner via sina privata konton.

Observera att det inte är tillåtet att skapa en andra Facebook-profil för att använda som yrkesperson. Facebooks regler säger att alla personliga profilsidor ska vara kopplade till en faktisk individ och individens namn.

Instagram

Enligt rapporten Svenskarna och internet 2018 ökar användningen av Instagram och två tredjedelar (60 %) av svenska internetanvändare använder tjänsten. Instagram är byggt för att användas med mobilappen och inte via desktop (dator). Ni kan publicera i nyhetsflödet, i Instagram stories, sända live eller i IGTV.

Liksom Facebook visas inlägg på Instagram inte i kronologisk ordning. Algoritmerna baseras istället på engagemang. Det betyder att nya inlägg inte alltid når kontots följare, och när de gör det kanske de visas någon dag senare. På Instagram Stories visas bilder och filmer däremot i kronologisk ordning.

Instagram är en visuell plattform och snygga bilder är viktigt, men det är inte allt. Jobba med att skapa relevant och visuellt engagerande innehåll för just er målgrupp.

Tänk också på att ni inte kan skapa klickbara länkar på Instagram. Undvik därför att klistra in långa URL-adresser när ni skriver inlägg. I nyhetsflödet är det endast hashtags och betalda annonser som är klickbara. Instagram Stories aktiverar en svep upp-funktion med länk när ett konto har nått minst 10 000 följare.

Lästips:

Twitter

Användningen av mikrobloggplattformen Twitter har stagnerat, enligt rapporten Svenskarna och internet 2018. Ungefär 22 % av svenska internetanvändare finns på Twitter.

Det betyder däremot inte att Twitter är uträknat som kommunikationskanal. Rätt använt är det ett effektivt sätt att kommunicera och samverka med relevanta målgrupper, som till exempel media och journalister. Forskare kan med fördel använda Twitter till att sprida forskningsresultat och själva finnas tillgängliga för att kommentera och svara på frågor om sin forskning.

Lästips:

Youtube och KI Play

Har ni en film som ni vill bädda in på ki.se? Då måste ni först ladda upp filmen på t.ex. Youtube eller KI Play. KI har en central Youtube-kanal där ni har möjlighet att ladda upp era filmer. Hör av er till kommunikationsavdelningen med information om filmen via socialmedia@ki.se. Om era filmer riktar sig till en intern målgrupp kan KI Play vara ett bättre alternativ.

Lästips:

LinkedIn

LinkedIn är verktyget för att bygga professionella nätverk och göra dig själv mer synlig för arbetsgivare. Du kan också använda Linkedin för att se vad tidigare studenter (alumner) eller kollegor arbetar med idag.

Lästips:

Kom igång med LinkedIn

Svenskarna och internet: Så används LinkedIn

Snapchat

Snapchat är fortfarande de ungas kanal och användandet minskar snabbt med stigande ålder. Karolinska Institutet använder i dag Snapchat för studentkommunikation.

Lästips:

Kommunicera i sociala medier

Privat eller offentlig

Det är inte alltid lätt att skilja mellan privat och offentlig i sociala medier. Vid privat användning av sociala medier har medarbetare naturligtvis rätt att uttrycka sig fritt i enlighet med den grundlagsskyddade yttrande- och meddelarfriheten. Däremot kan enskilda medarbetare inte göra sig till talespersoner för Karolinska Institutet i sina privata sociala mediekanaler.

Tillgänglighet

Den kommunikation som förs i sociala medier ska göras tillgänglig för så många som möjligt. Språket ska vara vårdat, enkelt och begripligt och lätt för mottagaren att förstå. Kommunikationen ska också anpassas för personer med en funktionsnedsättning, till exempel syn- eller hörselskadade. Det innebär till exempel att syntolka bilder och att texta filmer. Läs mer om Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service hos Digitaliseringsmyndigheten.

Eftersom Karolinska Institutet inte kan kontrollera gränssnittet på plattformar från tredje part (som till exempel Facebook) kan tillgängligheten inte garanteras. Sociala medier bör därför ses som ett komplement i er kommunikation. Viktig information ska alltid finnas i Karolinska Institutets egna kanaler, främst på ki.se.

Lästips:

Informera om myndighetsregler

Det är viktigt att tala om vilka myndighetsregler besökare har att förhålla sig till när de besöker ett konto som upprättats av Karolinska Institutet. I den mån plattformen tillåter det bör det finnas information om att inkomna meddelanden från allmänheten utgör allmän handling och att inlägg och kommentarer som bryter mot svensk lag eller som anses olämpliga kan tas bort.

På Facebook kan du fylla i den här informationen under Om. Exempel på formulering finns på Karolinska Institutets övergripande Facebook-sida.

Hantera inlägg och kommentarer

Som statlig myndighet har Karolinska Institutet regler och lagar att förhålla sig till. Det gäller även all kommunikation som sker i de sociala medie-kanaler medarbetare upprättat i tjänsten. Alla inkomna frågor och kommentarer ska hanteras snarast. Därför är det viktigt att alltid hålla en kanal under uppsikt, även under semestertider. 

I sociala medier finns dessutom en förväntan på snabb återkoppling. Om ni får en specifik fråga till ert konto där ett konkret svar kan dröja är det en god idé att tacka för frågan och informera att ni återkommer med ett svar så snart ni kan.

Ett professionellt, sakligt och öppet bemötande gäller vid kritiska inlägg såväl som vid andra frågor och kommentarer. Skriv gärna under svaret med förnamn samt titel/tillhörighet. Involvera alltid medarbetare som sitter på expertkunskapen innan ni svarar på en fråga.

Kritiska inlägg

Kritik som riktas mot delar av eller hela verksamheten vid Karolinska Institutet ska hanteras av verksamhetsansvariga. Vid omfattande kritik, involvera närmaste verksamhetschef. Informera även kommunikationsavdelningen vid universitetsförvaltningen via socialmedia@ki.se.

Radera eller dölja inlägg

Sträva alltid efter transparens och ett öppet bemötande, även vid kritiska frågor. Undvik därför att radera inlägg och kommentarer. Ibland kan det dock vara nödvändligt att radera eller dölja ett inlägg. Det kan till exempel handla om hot, trakasserier eller kränkande kommentarer. Här är det viktigt att kanalen hålls under ständig uppsikt och att olämpliga inlägg tas bort. Läs mer om otillåtet innehåll i Karolinska Institutets riktlinjer för sociala medier.

Innan ni raderar en kommentar, ta alltid skärmdump av kommentaren och spara den. Informera om möjligt personen som har gjort kommentaren om att ni raderar, samt vilka riktlinjer som gäller. Exempel på hur ni kan formulera och informera om vilka riktlinjer som gäller för er kanal finns under rubriken OmKarolinska Institutets övergripande Facebook-sida.

Om ni känner er osäkra på om ni ska radera en kommentar eller inte erbjuder Facebook alternativet att dölja inlägg. Då syns inlägget bara för personen som publicerat det samt dennes Facebook-vänner.

Känner ni er osäkra på hur ni ska hantera inkomna kommentarer i sociala medier, kontakta gärna kommunikationsavdelningen för råd via socialmedia@ki.se.

Dialog

Sociala medier är inte envägskommunikation – det handlar om dialog. Om ni endast vill ha en digital anslagstavla är sociala medier inte rätt väg att gå.

Se till att ni har resurser för att bemöta kommentarer. Det uppmuntrar till engagemang. Att besvara inkomna frågor är också KI:s skyldighet som statlig myndighet. Kom ihåg att vara tydlig med att ni kommunicerar som myndighetsrepresentanter och inte som privatpersoner.

Hashtags

Den lilla hashtag-sympolen # kan vara ett effektivt sätt att strukturera ämnen, sprida inlägg och hitta andra som pratar om ert intresseområde. Många skapar också hashtags för konferenser och olika kampanjer.

Innan ni skapar en ny hashtag till ett event eller en kampanj är det viktigt att först undersöka om den tänkta taggen redan används i ett annat syfte. Det kan ni göra genom att t.ex. skriva in hashtaggen i sökfältet på Twitter och Instagram.

Tänk på att inte skapa för långa och komplicerade hashtags. Undvik tecken som är krångliga att få till på mobilen, som till exempel understeck _. Versaler och gemener kan blandas i en hashtag men men taggen ska kunna förstås även utan en sådan sammansättning.

Hashtags används främst på Twitter och Instagram men fungerar även på Facebook och Linkedin.

Lästips:

Annonsera i sociala medier

Eftersom det blir allt svårare att nå ut i sociala medier väljer många, framförallt företag, att annonsera i sociala medier. Är du intresserad av att arbeta med annonser i ditt kommunikationsarbete, till exempel med att marknadsföra ett event eller hitta försökspersoner? Kontakta kommunikationsavdelningen vid universitetsförvaltningen via socialmedia@ki.se.

Jobba med film

Allt fler använder rörligt material i sin kommunikation. En smart telefon fungerar vanligen utmärkt som videokamera. Däremot kan det vara klokt att införskaffa bra ljudutrustning, till exempel externa mikrofoner. Som vid all annan kommunikationsplanering ska ni också fråga er om film passar ert syfte och era mål.

Tänk även på att tillgänglighetsanpassa era filmer. Personer med synnedsättning eller hörselskada ska kunna ta del av den. Texta därför alltid tal och syntolka där det är nödvändligt. Om ni använder er av filmer i sociala medier är det också viktigt med text eftersom många användare tittar på filmer utan ljud.

Format

Tänk på i vilken kanal ni ska publicera filmen. På Facebook och Instagram funkar kvadratformade filmer bra medan Youtube funkar bättre med vertikala videon. På Twitter fungerar vanligen båda varianterna.

Krav på bild- och filmformat i sociala medier ändras ofta. Sprout social har en uppdaterad blogg med lista över aktuella format både för bilder och för filmer.

Redigeringsprogram

Det finns många olika program för att redigera film eller skapa rörlig grafik.

Adobe Premiere är ett bra program för att redigera film och After Effects passar bra om ni vill jobba med rörlig grafik. Båda ingår i Adobe Creative Cloud. Adobe Premiere finns också i en enklare version för mobilen: Adobe Premiere Clip. Adobe Creative Cloud har också programmet Spark video för enklare grafiska element.

Kontakta kommunikationsavdelningen via socialmedia@ki.se för fler tips på videoredigering.

Lästips:

Kontonamn och grafisk profil

För att tydliggöra att Karolinska Institutet står som avsändare för ett konto ska KI:s grafiska profil följas. Kontonamnet (användarnamnet) ska tydligt förklara vilken del av universitetet som är avsändare. I kanalens kontobeskrivning ska det alltid finnas en hänvisning till ki.se.

Användarnamn

Om plattformen tillåter det ska KI eller Karolinska Institutet stå som en del av kontonamnet.

Vissa kanaler (som till exempel Facebook) tillåter längre kontonamn. KI eller Karolinska Institutet ska skrivas in efter det verksamhetsspecifika namnet, till exempel: ”Institutionen för XX, Karolinska Institutet”, ”Institutionen för X vid Karolinska Institutet” eller ”Folkhälsa vid Karolinska Institutet”.

Undvik att skriva tvärtom, det vill säga ”Karolinska Institutet, Institution XX”. Det gör det svårare för användare att skilja mellan KI:s olika konton.

Andra kanaler kräver kortare användarnamn, till exempel Instagram och Twitter. Undvik att skriva ut ”Karolinskainstitutet” i användarnamnet för verksamhetsspecifika konton här. Använd istället förkortningen KI efter det verksamhetsspecifika namnet.

Ni kan också välja att använda er av en förkortning av det verksamhetsspecifika namnet, men tänk på vilka ni riktar er till. Er tilltänka målgrupp ska lätt kunna hitta ert konto och alla känner inte till interna förkortningar.

Kontobeskrivning

I kontobeskrivningen (på Instagram och Twitter heter det Biografi) kan ni förtydliga eller skriva ut hela det verksamhetsspecifika namnet, tillsammans med "Karolinska Institutet". På Instagram finns någonting som i redigersinsläget heter Namn och Användarnamn. "Namn" är det fullständiga namn som ser ut som en rubrik ovanför kontots beskrivning, medan "Användarnamn" är det namn som syns i nyhetsflödet invid era inlägg och det som följer efter @-symbolen när andra taggar er i inlägg.

Kontobeskrivningen ska alltid innehålla en länk till ki.se.

Grafisk profil

Karolinska Institutets logotyp rekommenderas som profilbild för alla nivåer i organisationen. Omslagsbilder ska spegla verksamheten och förklara vem avsändaren är. Användningen av logotypen ska följa Karolinska Institutets regler för den grafiska profilen och reglerna om KI:s varumärkesplattform.