Handbok för EU-projekt

Den här handboken är menad att ge en överblick över grundläggande regler och rutiner kring rapporteringen av EU-projekt inom Horisont 2020.

Avtal

Grant Agreement

Kontraktet mellan EU och de som deltar i projektet kallas för Grant Agreement, härefter kallat GA. Grundmodellen kallas för ”General Model Grant Agreement”, sedan finns det även flera modeller för t.ex. ERC respektive MSCA. Kontraktet signeras elektroniskt i EU:s projektportal, Participant Portal och det är Grants Office som sköter signeringen.

GA består av flera delar, där första delen består av flera kapitel med de juridiska reglerna. De kapitel som följer är:

Annex 1 Description of the action (DoA)

Projektbeskrivning där det listas vem som gör vad i projektet, när det ska göras och hur det ska göras. Här finns ofta en mer detaljerad budget för projektet på KI.

Annex 2 Estimated budget for the action

Budget för alla partners. Det är viktigt att KI:s del i projektet stämmer överens med det som står i budgeten. Ska till exempel en subcontractor användas, behöver det finnas en budget för detta.

Annex 3 Accession Forms

Endast EU och koordinatorn signerar GA. Övriga partners i projektet ansluter sig till GA genom att signera accession forms.

Annex 4 Financial statements (FS)

Kostnadsrapporteringen till EU.

Annex 5 Certificate on the financial statements (CFS)

Revisionsintyget.

Annex 6 Certificate on the methodology

Metoden revisorerna använder vid granskningen (CFS).

Konsortialavtal

I ett projekt med flera partners ska det enligt regelverket även finnas ett konsortialavtal. Detta avtal omfattar enbart projektdeltagarna och reglerar bland annat rättigheterna till de immateriella tillgångarna i projektet. 

Tillåtna och otillåtna kostnader

Tillåtna kostnader

  • Ska ha uppstått på Karolinska Institutet under projektets löptid

  • Ska finnas med i budgeten

  • Ska vara direkt kopplade till arbetet och nödvändigt för projektet

  • Ska följa nationella regler och KI:s interna regler

  • Ska vara rimliga och ekonomiskt genomtänkta

Specifika fall

  • Resekostnader i samband med kick-off möte får tas upp även om de uppstod innan projektstart, förutsatt att mötet är inom projektperioden.

  • Kostnader för revisionsintyg som uppstår efter projektperioden är tillåtna.

  • För andra specifika fall, t.ex in-kind contributions eller kostnader för tredje part, kontakta Grants Managements Office.

Otillåtna kostnader

  • Skulder

  • Avsättningar för framtida förluster/skulder

  • Räntekostnader/-skulder

  • Osäkra fodringar

  • Växelkursförluster

  • Bankavgifter

  • Avdragsgill skatt/moms

  • Kostnader som uppstår inom (tillfälligt) upphävande av projektet

  • Kostnader som uppstår innan projektstart eller efter projektslut (vissa undantag finns, se ovan)

Personalkostnader

Kommissionens schablon utgår ifrån att vi arbetar 1720 timmar per år vid heltidsarbete. Arbetar en person till exempel 50 % på KI blir schablonen: 1720 * 0,5 = 860 produktiva timmar.

Beräkning av timkostnaden:

Personalkostnader i H2020 beräknas baserat på årslönen från det sista stängda räkenskapsårets delat med årsarbetstiden. Den timkostnaden multipliceras sedan med de angivna timmarna i tidrapporterna. Vid föräldraledighet, tjänsteledighet och särskilda omständigheter förändras beräkningarna.

Exempel:

Steg 1: Beräkning av timkostnaden (Årslönen/Årsarbetstid = Timkostnad)

Säg att en person har varit anställd 50 % på institution A under 2018, med en årslön på 600 000 kr. Personen har arbetat 435 timmar i projektet av sina 936 produktiva timmar.

Timkostnaden blir då 600 000/(1720*0,5) = 697,67 kr

Steg 2: Beräkning av personalkostnader i projektet (Timkostnad * Timmar i projektet = Personalkostnad)

697,67*435 = 303 488,37

I övrigt tar Grants Management Office hänsyn till att angivna timmar inte överstiger giltiga timmar att ta upp och deltagande i övriga EU/US-projekt.

I tidrapporterna fyller ni i de faktiskt arbetade timmarna. Uträkningen ovan ska ses som ett verktyg till att underlätta projektets planering och efterlevnad av budget. Tidrapporterna finns att hitta i "Dokument du behöver"

Resor

Här redovisas alla kostnader som uppkommer i samband med resor (flyg, hotell, traktamente, tåg, taxi etc.). KI:s upphandlade resebyrå används för bokning av hotell och flyg. Flygresorna bokas i ekonomiklass.

För att kostnaden ska vara giltig behöver följande underlag bifogas:

  • Reseräkning (RR). Här anges även eventuella avvikelser.

  • Agenda/konferensprogram eller liknande som styrker resans syfte. Även bifogad deltagare/närvarolista från konferens om sådan finns.

  • E-ticket. Boardingkort kan godtas om inte e-ticket går att få fram (institutionen kan vända sig till Ticket för att hitta gamla e-tickets).

Utländsk moms med vid reseräkningar/utlägg är inte en tillåten kostnad och bokas bort.

Se KI:s resereglemente för information om de KI-regler du måste följa.

Övriga direkta kostnader

Vid inköp i EU-projekt måste best value for money, eller det lägsta pris kunna visas från första krona.

Fördelningsnyckel, allokering eller uppdelning av fakuturor är inte tillåtet, endast 100% användning av förbrukningsmateriel på projektet är godkänt.

Ramavtal

För att göra inköp används i första hand av Karolinska Institutets egna ramavtal. Om KI saknar ramavtal kan du även använda statens ramavtal via Kammarkollegiet. Detta är ett formellt beslut och ramavtalsrutin måste följas och det måste göras i dialog med en institutions inköpssamordnare och Inköps-och upphandlingsenheten. Sök i avtalskatalogen för att se om din leverantör är upphandlad.

Avsteg från ramavtal

I vissa fall kan ett avsteg från ramavtal göras. Det är ett formellt beslut och avstegsrutin måste följas. Det måste göras i dialog med en institutions inköpssamordnare och inköps-och upphandlingsenheten.

Direktupphandling

Direktupphandlingen får göras på institutionsnivå och det åligger institutionen att se till att de EU-rättsliga principerna iakttas.

Direktupphandling är tillåten om upphandlingens värde på köpet understiger 615 312 SEK och inköpssamordnare skall alltid kontaktas då värdet överstiger 100 000 kronor (exkl. moms). Värdet utgörs av det sammanlagda värdet som upphandlas för samma kategori av vara/tjänst under ett kalenderår för hela KI. Om ramavtal saknas och värdet av köpet är under 100 000 kronor, ska GMO:s mall Form for purchases outside a signed agreement fyllas i för att följa EU’s regler om best value for money.

Institutionens inköpssamordnare ansvarar för att dokumentation upprättas och skickas till inköps- och upphandlingsenheten.

Se KI:s inköpsregler för mer information om de regler du måste följa.

Andra övriga kostnader

  • Kan vara kostnader för publikationer, open access, konferensavgifter, revisionskostnader, material, förbrukningsvaror (var dock försiktig så att det inte kan anses vara indirekta kostnader), och andra kostnader. Alla övriga kostnader måste ha en direkt koppling till projektet.

  • Internfakturering: Om fakturan kommer från KI anses kostnaden vara en intern kostnad. Exempel på detta är djurhus, core faciliteter, och lokalhyra inom KI. För att kunna ta upp sådana kostnader på EU‐projekt krävs reviderbart underlag såsom reviderbara kalkyler med giltiga underlag godkänt av revisor. 

Utrustning

Om utrustning ska köpas in måste detta finnas med i Annex 1. När köpet sedan sker måste KI:s regler för inköp och upphandling följas. Konsultera därför institutionens inköpsansvariga. All dokumentation måste finnas på plats innan köpet genomförs.

Loggböcker eller annat underlag krävs för att visa användning av utrustningen. Det är viktigt att loggböckerna stämmer överens med tidrapporterna. Loggböckerna måste inehålla:

  • Datum

  • Tid

  • Projektnamn

  • Namn på användare

Avskrivningar ska göras enligt KI:s regelverk.

All utrusning köpt på EU-projekt måste märkas med akronym och GA-nummer. Kontakta din GMO-handläggare för att få utskrivna klistermärken att placera på din utrustning.

Underleverantörer

För att underleverantörer som utför action tasks i form av subcontractors ska vara en giltig kostnad i ett H2020-projekt måste följande vara uppfyllt:

  • Ska vara förutsett och finnas beskrivet i Annex 1.

  • Köp av varor och tjänster ska följa nationella regler och riktlinjer. Lagen om offentlig upphändling ska följas och best value for money behöver påvisas.

  • Om det under projektetes gång upptäcks att en subcontractor ska användas, krävs ett tillägg till GA (amendment). Godkännande av denna begäran är upp till EU-kommissionen.

  • Subcontracting mellan partners i ett EU-projekt är inte tillåtet!

Observera att mindre tjänster som inte rör huvudarbetet i projektet inte är subcontracting utan redovisas som other direct costs. Exempel är kostnader för revisionsintyget, catering eller frakt.

Indirekta kostnader (INDI)

I H2020 är påslaget för indirekta kostnader 25 %, exklusive subcontracting. Den del av institutionens indirekta kostnader som inte täcks av EU-medel behöver sam- eller medfinansieras.

Ekonomisk rapportering till EU

Rapporteringsperioder

Rapporteringsperioder anges i artikel 20 i Grant Agreement, och i Funding and Tenders Portal (Under Actions → Manage project → Latest legal data → Reporting periods)

Efter rapporteringsperiodens slut har koordinatorn (konsortiet) 60 dagar åpå sig att lämna in rapporten till EU. Partners har 45 dagar på sig att skicka in sina rapporter till koordinatorn.

Rapporttyper

Delrapporterna kallas för periodic report och slutrapporten för final report. Final report består av en finansiell rapport och en vetenskaplig rapport. Vid vissa EU-projekt (t.ex. ERC) består även de periodiska rapporterna av både finansiell och vetenskaplig rapport.

Växelkurs

För rapporteringen inom H2020 gäller en genomsnittlig växelkurs från Europeiska centralbanken från SEK till EUR över rapporteringsperioden. Observera att för FP7 gäller första bankdagen efter rapporteringsperiodens slut.

Länk till ECBs sida för växelkurser

Utbetalning av bidraget

Pre-financing

Förskottsbetalning betalas ut av EU-kommissionen via koordination inom 30 dagar efter att kontraktet hat blivit signerat eller 10 dagar innan projektstart.

Storleken på förskottsbetalning varierar från projekt till projekt beroende på det totala bidraget och antalet rapporteringsperioder. Vanligtvis är förskottsbetalningen hela det beviljade beloppet delat med genom antalet rapporteringsperioder.

Av det totala beloppet sätt 5 % in i EU:s garantifond.

Interimpayments

Interimbetalningar eller delutbetalningar baseras på godkända faktiska kostnader för respektive rapporterad period och sker senast 90 dagar efter godkännande av rapporten.

Rapporterade, icke-godkännande kostnader dras av vid utbetalningen.

Den totala summan av förskottsbetalning och delbetalningar överstiger aldrig 90 % av det beviljade bidraget (i praktiken max 85 %, då man inte räknar med de 5 % i garantifonden).

Payment of the balance

Slutbetalningen sker 90 dagar efter godkännande av slutrapporterna (Final financial report och Final technical report) och innebär utbetalningen av resterande beviljat bidrag inklusive de 5% som ingick i garantifonden.

EU betalar maximalt ut så mycket bidrag som motsvarar de rapporterade (och godkända) kostnaderna.

 

Revision

Det finns tre typer av EU revisioner:

  • Cerificate on Financial Statement, CFS (First Level Audit)

  • Europeiska kommissionen / Europeiska revisionsrätten (Second Level Audit)

  • OLAF, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Third Level Audit)

 

Certificate on Financial statement (CFS)

Om de direkta kostnaderna är lika med eller överstiger 325 000 EUR krävs att ett revisionsintyg, Certificate on Financial statement (CFS), utfärdas av KI:s upphandlade revisionsbyrå. Det skickas sedan in i samband med slutrapporteringen. Din handläggare på GMO samordnar processen, men det är viktigt att PI finns tillgänglig för eventuella frågor under granskningen. 

EU-revision

Alla revisioner av Europeiska kommissionen genomförs av RTD DG - J.2, Common Audit Service (CAS). Ett undantag är ECA, Europeiska revisionsrätten, som reviderar hela kommissionens verksamhet och därmed också ett antal forskningsprojekt.

En EU-revision initieras normalt med en informell kontakt med den granskande revisorn via e-post eller telefon angående vilka projekt som ska granskas och var och när det ska ske. Detta följs av ett formellt Letter of announcement som skickas till LEAR (Legal Entity Authorized Representative) via Participant Portal eller rekommenderat brev med bevis på leverans. GMO:s revisionsgrupp kallar där efter till ett möte där institutionen (AC, PI, ev. ekonomi/admin), LEAR, GMO:s enhetschef, representant för GMO-revisionsgruppen och GMO-handläggaren deltar. 

Faktorer som kan leda till en revision är:

  • Slumpmässigt urval

  • Granskningar av de största bidragsmottagarna

  • Riskbaserad analys: höga belopp, stor mängd underleverantörer, nya stödmottagare osv.

  • Granskningar på begäran

  • Riskfaktorer som

    • Felaktig rapportering, både medvetet eller omedvetet.

    • Misstänkt bedrägeri som till exempel plagiering eller dubblering av bidrag. Det leder då till en granskning av OLAF.

När granskningen är genomförd skickas ett utkast, Draft Audit Report (DAR), där vi har möjlighet att svara på de observationer som gjorts. Vid behov skickar GMO lämpliga, tillräckliga och övertygande bevis om vi inte håller med om det som presenterats i utkastet.

Accepterat utkast blir sedan en slutrapport, Final Audit Report (FAR), uppdaterad med eventuella oenigheter. Rapport om slutsatser av revisionsbeslut Letter of Audit Conclusions (LoC) bifogas. 

Beroende på utfallet av revisonen är flera scenarier möjliga. Ett vanligt utfall är att revisionen stängs utan utan ekonomiska konsekvenser, med eller utan rekommendationer. Har större fel uppdagats kan det i västa fall resultera återbetalning eller i uteslutning från alla löpande projekt. 

OLAF

Finns misstanke om bedrägerier, korruption och andra brott som skadar EU:s ekonomiska intressen utreds det av OLAF, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.

 

Ordlista

Adjustment – justering av kostnad i tidigare rapporterad period

Amendment  – ändring av bidragsavtalet

Certificate on Financial Statements (CFS)  – revisionsintyg

Consortium Agreement (CA) – konsortialavtal

Coordination and Support Action (CSA) – samordnings- och stödåtgärder

Financial Statement (Form C) – ekonomisk redovisning

FP7, 7th Framework Programme  – sjunde ramprogrammet.

Grant Agreement (GA) – bidragsavtal

IPR,  Intellectual Property Rights – immateriella rättigheter

OH, Overhead – indirekta kostnader

Project Officer (PO) – ansvarig kontaktperson för projektet på kommissionen

Principal investigator (PI) – ledande forskare i ett projekt

Research and Technological Development (RTD) – forskning och teknisk utveckling

Work package  – en viktig delsektion av projektet

 

Följ länken för att hitta fler definitioner på Europeiska Kommissionens webbplats.