Hållbara evenemang: kommunikation

Kommunicera hållbarhetsarbetet så att alla medvetna val blir tydliga i evenemangets olika delar. Använd digitala planeringsverktyg, som t ex Planner 365, för att skapa ett effektivt och samarbetsinriktat arbetsflöde.

Före evenemanget

Överväg om ett fysiskt möte överhuvudtaget behövs. Digitala möten och konferenser kan vara ett alternativ som inte bara är bara är ekonomiskt utan även har mindre miljöpåverkan. Ni kan även göra en kombination av digitalt och fysiskt möten. Läs mer om e-möten  på KI.

Tydliggör ert ställningstagande för varje del av planeringen, kopplat till de Globala målen, och låt detta vara en del av kommunikationsplanen.

Kommunicera evenemangets koppling till de Globala målen och hållbar utveckling till medarbetare, deltagare och eventuella funktionärer, leverantörer, utställare och samarbetspartners.

Välj digital kommunikation och kanaler för inbjudan, registrering, program, marknadsföring och utvärdering, för att minska pappersanvändning.  Digital information är lätt att sprida och kan enkelt redigeras och uppdateras, jämfört med tryckt information.

Välj kommunikationsmaterial med omsorg.

• Avstå från engångsmaterial. Varje produkt har krävt energi och resurser i produktion och transportledet.
• Låna eller hyr utrustning istället för att köpa nytt om möjligt.
• Investera i återanvändbart kommunikationsmaterial, som t.ex. roll-up eller flagga. Eftersträva hållbara materialval, såsom Fairtrade- och miljömärkt textil/material och miljöcertifierade färger (vattenbaserade, ftalatfria, PVC-fria, AZO-fria), t.ex. vad gäller färg för tryck. Datera inte tryckt material, för att främja återanvändning.

För lån av utrustning och marknadsföringsmaterial, kontakta Akademikonferens eller Kommunikationsavdelningen om vad som finns att låna samt vad som ingår när ni hyr lokaler på KI.

Under evenemanget

Inled evenemanget med ett öppningsanförande om den genomgående hållbarhetstanken.

Påtala och exemplifiera kopplingen till de Globala målen och se till att detta exponeras i olika kanaler. Läs mer om hur kommunikation av Globala målen och hur kommunikations-materialet får användas på FN:s hemsida.

Synliggör olika miljömärkningar, t.ex. för den valda menyn.

Livesänd eller spela in presentationer och föreläsningar, så att de kan vara tillgängliga i tid och rum. Tänk på att informera om filmning, begära samtycke och att följa GDPR.

Skapa engagemang kopplat till hållbarhet genom aktiviteter på plats eller i sociala medier.

Livesänd från evenemanget via mobilen. Tänk på att informera om fotografering och filmning, begära samtycke och att följa GDPR.

Öka kunskap och medvetenhet om avfallshierarkin och de olika stegen mot nollavfall: avstå, minimera, återanvänd, återvinn. Märk upp källsorteringskärl tydligt för att underlätta korrekt avfallssortering.

Efter evenemanget

Även efter evenemanget finns möjlighet att lyfta kopplingen till de Globala målen.

Förbättringsarbete är viktig för det fortsatta arbetet med hållbar utveckling. Utvärdera därför engagemanget hos medarbetare och deltagare. Utvärdera även checklistan och inkludera frågor om i vilken utsträckning checklistan var till nytta och vilka delar som uppfyllts. Dokumentera förbättringsmöjligheter och hållbara idéer för framtida evenemang.

Sprid gärna checklistan och guiden, för att hjälpa andra att arrangera ett hållbart evenemang.