Genomförande - BP 4

När projektbeställningen är beslutad skall en projektplan upprättas (Mall Projektplan AU-projekt).

Projektplanen fungerar som ett styrdokument för projektledaren och skall ge en detaljerad bild över hur projektet skall drivas för att nå syftet och målen definierade i projektbeställningen. Det skall klart och tydligt framgå vad det är som projektet förväntas leverera. Projektplanen upprättas av projektledaren och stäms av med beställaren.

Under genomförandefasen utförs själva projektet. Statusrapportering, riskhantering och styrgruppsmöten hålls löpande under projektets gång där projektledaren är sammankallande.

Resurser, tid, kostnad och förväntad utkomst skall vara definierade i projektplanen. Om någon av dessa under projektets gång markant avviker från planen skall en projektrevidering göras (Mall Projektrevidering AU-projekt). Denna mall skickas till AU-chef Marie-Louice Isacson som gör en bedömning i samråd med Universitetsdirektören om hur projektet skall drivas vidare.

När projektet är klar med sin leverans fattar styrgruppen ett BP 4 beslut om att Go Live.

Om Projektplanen

Notera att de avsnitt som återkommer från projektbeställningen går bra att kopiera in i projektplanen och behöver alltså inte omformuleras. I vissa fall är rubrikerna i projektplanen inte relevanta för det aktuella projektet – skriv då N/A under rubriken för att visa att man gjort en bedömning att rubriken inte är skall vara med i projektplanen.

Några av rubrikerna i Projektplanen som är värda att utveckla:

3.5 Uppföljning effektmål

Här beskriver man hur man kan mäta att effektmålet har uppnåtts, vem som skall göra det och när i tid uppföljningen skall ske.

I vårt tidigare exempel avseende Forskarvy i VIS så var effektmålet följande:

Nyttan med projektet är att institutionerna får tillgång till ett webbaserat system där informationen avseende forskningsprojekt är lättillgängligt och erbjuder kontroll över det ekonomiska flödet.

Uppföljningen av effektmålet skulle då kunna vara:

Ett år efter implementering skall användartalet av relevanta användare vara 300 stycken. Detta kontrolleras i QVM av förvaltningsledaren för VIS.

Om nuvarande förvaltningsledare för VIS skulle sluta eller byta tjänst så är det den person som tar över rollen som förvaltningsledare som skall kontrollera uppföljningen av effektmålet. Man skall därför ange roll i uppföljningen av effektmål och inte person.

9. Risker

En riskanalys skall alltid göras för projektet. Riskanalysen görs av projektledaren tillsammans med projektgruppen och beställare/styrgrupp i syfte att identifiera eventuella hot mot projektet, kritiska aktiviteter samt händelser som kan försvåra genomförandet av projektet.

Riskanalysen kan göras på olika sätt och det finns ingen fastställd metod som skall användas utan det beslutar beställare och projektledare vad som är lämpligt. Under Hjälpmallar finns det exempel på olika riskanalyser.

Dokument