Fubas-projektet
Under 2022-2024 implementerar vi systemet Fubas vid KI. Fubas ska användas för att hantera kursplaner, kurskatalog och antagningsadministration för forskarutbildningskurser. Systemet ersätter Kiwas som vi använder för dessa uppgifter idag.
På den här webbplatsen hittar du övergripande information om införandeprojektet. Vi kommer vid sidan av denna ge riktad information till alla grupper som påverkas av systembytet under projektets gång, så att alla är väl förberedda när vi byter till Fubas.
Införandeprojektets syfte och mål
Syftet med bytet av system från Kiwas till Fubas är att kunna fortsätta erbjuda ett digitalt stöd för administrationen av forskarutbildningskurser. Bytet görs nu eftersom Kiwas är ett gammalt system och måste avvecklas.
Målet med projektet är att genomföra bytet så att Fubas kan användas från och med våren 2024 i antagningsarbetet till forskarutbildningskurserna som ska ges hösten 2024. Övergripande innebär det att vi inom projektet fram till dess ska uppnå:
- Tillgång till systemet för användare och sökande
- Anpassning av verksamhetsprocesser till Fubas systemstöd och vice versa
- Information till och utbildning av användare och sökande
- Migrering av vissa uppgifter från Kiwas till Fubas
- Utarbetande av förvaltningsorganisation
Du hittar mer detaljerad information i projektplanen.
Fubas
Fubas är ett nyutvecklat system som ägs och används av Göteborgs universitet (GU). Systemet stöder hantering av kursplaner, kurskatalog samt ansökan och antagning till forskarutbildningskurser.
I en förstudie om Fubas beställd av Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) 2021 bedömde vi att systemet på ett övergripande plan stöder KI:s behov av verksamhetsstöd i administrationen av antagningen till forskarutbildningskurser väl. Men eftersom Fubas är utvecklat för en annan organisation med delvis andra behov skulle ett införande av Fubas vid KI innebära att även om vi inte behöver ändra vår verksamhetsprocess i grunden måste vissa justeringar göras på alla nivåer.
Utifrån resultatet av förstudien beslutade KI att ingå ett samarbete med GU för nyttjandet av Fubas. Samarbetet innebär att vi får tillgång till en egen kopia av systemet, och att all framtida systemutveckling kommer att vara gemensam för GU och KI.
Fubas kommer att användas av kursgivare och administratörer vid KI som arbetar med forskarutbildningskurser samt av de doktorander och andra sökande som ska söka kurserna.
Översiktlig tidplan
| Aktivitet | Tidpunkt |
|---|---|
| Projektstart | februari 2023 |
| Utveckla verksamhetsprocesser och anpassa gränssnitt | mars 2023 - augusti 2023 |
| Beslut: ta systemet i drift | september 2023 |
| Migrering av kursplaner, genomföra användarutbildning, tilldela behörighet | september 2023 - december 2023 |
| Beslut: öppna systemet för användare | januari 2024 |
| Beslut: avsluta projekt och låta förvaltningen övergå i linjeorganisationen | januari 2024 |
Projektorganisation
Styrgrupp
Ordförande:
Åsa Nandorf, chef, Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd
Ledamöter:
Lisa Westerberg, docent, Institutionen för mikrobiologi, tumör- och cellbiologi
Vladana Vukojević, docent, Institutionen för klinisk neurovetenskap
Henrik Jonsson, administrativ chef, Institutet för miljömedicin
Fredrik von Feilitzen, enhetschef, Utveckling, IT-avdelningen
Projektgrupp
Anna Gustafsson, handläggare, Fakultetskansliet och internationella relationer
Catherine Bollö, handläggare, Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd
Projektledare
Juni Francén Engdahl, verksamhetsutvecklare, Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd
Referensgrupper
Vi sätter samman referensgrupper från olika användarkategorier efter behov under projektets gång
Information under projektet
Vi kommer under projektets gång ge riktad information till alla grupper som påverkas av bytet från Kiwas till Fubas, så att alla är väl förberedda inför bytet. Informationen kommer att ges i befintliga nyhetsbrev, riktade mejlutskick samt vid digitala och fysiska träffar. Vi kommer att fylla på med mer detaljerad information om detta efter hand.
Migrering av kursplaner
En av aktiviteterna i projektet är att migrera kursplaner från Kiwas till Fubas.
Vi kommer att kontakta kursgivare för fristående kurser samt ansvariga för forskarutbildningsprogram och forskarskolor under hösten för att identifiera vilka kursplaner som behöver migreras. Kontakten kommer att ske via mejl.