Fubas-projektet

Under 2022-2024 implementerar vi systemet Fubas vid KI. Fubas ska användas för att hantera kursplaner, kurskatalog och antagningsadministration för forskarutbildningskurser. Systemet ersätter Kiwas som vi använder för dessa uppgifter idag.

På den här webbplatsen hittar du övergripande information om införandeprojektet. Vi kommer vid sidan av denna ge riktad information till alla grupper som påverkas av systembytet under projektets gång, så att alla är väl förberedda när vi byter till Fubas.

Införandeprojektets syfte och mål

Syftet med bytet av system från Kiwas till Fubas är att kunna fortsätta erbjuda ett digitalt stöd för administrationen av forskarutbildningskurser. Bytet görs nu eftersom Kiwas är ett gammalt system och måste avvecklas.

Målet med projektet är att genomföra bytet så att Fubas kan användas från och med våren 2024 i antagningsarbetet till forskarutbildningskurserna som ska ges hösten 2024. Övergripande innebär det att vi inom projektet fram till dess ska uppnå:

  • Tillgång till systemet för användare och sökande
  • Anpassning av verksamhetsprocesser till Fubas systemstöd och vice versa
  • Information till och utbildning av användare och sökande
  • Migrering av vissa uppgifter från Kiwas till Fubas
  • Utarbetande av förvaltningsorganisation

Du hittar mer detaljerad information i projektplanen.

Fubas

Fubas är ett nyutvecklat system som ägs och används av Göteborgs universitet (GU). Systemet stöder hantering av kursplaner, kurskatalog samt ansökan och antagning till forskarutbildningskurser.

I en förstudie om Fubas beställd av Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) 2021 bedömde vi att systemet på ett övergripande plan stöder KI:s behov av verksamhetsstöd i administrationen av antagningen till forskarutbildningskurser väl. Men eftersom Fubas är utvecklat för en annan organisation med delvis andra behov skulle ett införande av Fubas vid KI innebära att även om vi inte behöver ändra vår verksamhetsprocess i grunden måste vissa justeringar göras på alla nivåer.

Utifrån resultatet av förstudien beslutade KI att ingå ett samarbete med GU för nyttjandet av Fubas. Samarbetet innebär att vi får tillgång till en egen kopia av systemet, och att all framtida systemutveckling kommer att vara gemensam för GU och KI. 

Fubas kommer att användas av kursgivare och administratörer vid KI som arbetar med forskarutbildningskurser samt av de doktorander och andra sökande som ska söka kurserna.

Översiktlig tidplan

Översiktlig tidplan
Aktivitet Tidpunkt
Projektstart februari 2023
Utveckla verksamhetsprocesser och anpassa gränssnitt mars 2023 - juni 2023
Beslut: ta systemet i drift juni 2023
Migrering av data, genomföra användarutbildning, tilldela behörighet augusti 2023 - december 2023
Beslut: öppna systemet för användare januari 2024
Beslut: avsluta projekt och låta förvaltningen övergå i linjeorganisationen januari 2024

Projektorganisation

Styrgrupp

Ordförande:

Åsa Nandorf, chef, Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd

Ledamöter:

Lisa Westerberg, docent, Institutionen för mikrobiologi, tumör- och cellbiologi

Vladana Vukojević, docent, Institutionen för klinisk neurovetenskap

Henrik Jonsson, administrativ chef, Institutet för miljömedicin

Fredrik von Feilitzen, enhetschef, Utveckling, IT-avdelningen

Projektgrupp

Anna Gustafsson, handläggare, Fakultetskansliet och internationella relationer

Catherine Bollö, handläggare, Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd

Projektledare

Juni Francén Engdahl, verksamhetsutvecklare, Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd

Information under projektet

Vi kommer under projektets gång ge riktad information till alla grupper som påverkas av bytet från Kiwas till Fubas, så att alla är väl förberedda inför bytet. Informationen kommer att ges i befintliga nyhetsbrev, riktade mejlutskick samt vid digitala och fysiska träffar. Vi kommer att fylla på med mer detaljerad information om detta efter hand.

Kontakt

Juni Francén Engdahl

Projektledare
Utbildningsadmin system
UF Universitetsförvaltningen

Dokument - projektplan publiceras inom kort