Framtidens arbetsplats - en översyn

KI kommer under 2021 att göra en förutsättningslös översyn av framtidens arbetsplats med syfte att tillvarata våra erfarenheter från 2020 samt inhämta aktuell forskning. Projektet heter "Framtidens arbetsplats – för ökad flexibilitet, effektivitet och sammanhållning"

Framtidens arbetsplats är på många sätt redan här. Karolinska Institutet har liksom många andra verksamheter tvingats till snabb omställning och utveckling på grund av Coronapandemin. Pandemin har snabbat på en utveckling som det nya framväxande samhället med ökad komplexitet, osäkerhet, hög förändringstakt och krav på snabb omställning för med sig.

    Framtidens arbetsplats

    Vi behöver nu se över hur pandemin har påverkat vår arbetssituation. Vi behöver ta tillvara det vi har lärt oss och använda kunskapen till att utveckla en flexibel och effektiv framtida arbetsplats med god arbetsmiljö och sammanhållning, där vi ligger i frontlinjen för att vara en modern, attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Medarbetare som mår bra presterar bra.

    Katarina Bjelke, universitetsdirektör KI, har beslutat om en förutsättningslös översyn, på initiativ från HR-direktören. Syftet är att optimalt lära av och ta tillvara de erfarenheter vi samlat på oss under 2020 tillsammans med inhämtad kunskap om vad aktuell forskning visar.

    Om projektet

    Arbetet bedrivs i projektform med stöd av en arbetsgrupp. Processen leds och faciliteras av Maria Deckeman. Fokus är i steg ett på verksamhetsstödet. Slutsatser och rekommendationer till fortsatt arbete ska presenteras i form av en rapport till beställaren den sista mars 2021. Därefter fattas beslut om den fortsatta processen. Förslag till plan för kommunikation och förankring är en delleverans i rapporten.

    Rapporten ska innehålla rekommendationer för hur framtidens arbetsplats kan se ut i praktiken utifrån följande aspekter:

    • Styrning, organisation och ledarskap
    • Social, fysisk och digital arbetsmiljö
    • Arbetssätt, arbetstider och arbetsrätt
    • Teknisk utrustning och lokalplanering

    Aspekterna ska redovisas med stöd i aktuell forskning. Föreslagna interventioner ska ta hänsyn till kostnad/nytta; dvs föreslagna insatser ska kopplas till förväntad effekt/nytta utifrån olika aspekter.

    Slutsatser och rekommendationer om hur en framtida flexibel arbetsplats ska fungera ska så långt möjligt vara fakta- och evidensbaserade samt vara baserade på gällande författning och övrigt regelverk

    Översynen har en direkt koppling till Strategi 2030 och ska bidra till att implementera värdegrunden, bland annat genom att skapa förutsättningar för våra kärnvärden passion (arbetsglädje), kreativitet och ansvar. Vägen dit går genom ett möjliggörande, relationsorienterat ledarskap och väl utvecklat kollegialt samarbete.

    En av utgångspunkterna i Strategi 2030 är att vi behöver ta de signaler som finns på en svag vi-känsla på allvar och ett av de tre strategiska vägvalen i Strategi 2030 är just ökat fokus på samarbete. För att klara av att stärka samarbetet, både internt och externt, och ta behovet av stärkt vi-känsla från ord till handling, behöver vi skapa förutsättningar som möjliggör både samarbete och vi-känsla. Och vi behöver utgå från vad aktuell forskning visar.

    Några knäckfrågor

    • Hur bibehåller och stärker vi samspelet mellan organisationens individer, enheter och avdelningar i tider av digitalisering och distansarbete. Hur tar vi tillvara teknikens möjligheter samtidigt som vi medvetandegör och tar om hand dess begränsningar och risker?
    • Hur skapar vi en upplevelse av tillhörighet och vi-känsla även när vi inte alltid är fysiskt på plats och vilken roll kommer det fysiska kontoret att ha för framtidens arbetsplats?
    • Vilken utformning kan den fysiska arbetsplatsen ha givet nya förutsättningar och behov? Hur utformas lokalerna ur ett optimalt kostnads-/nytto perspektiv? Hur säkerställer vi att den fysiska arbetsplatsen främjar en god arbetsmiljö, såväl fysiskt som psykosocialt, med stöd i aktuell forskning.

    Processen och interventioner kopplade till satsningen på framtidens arbetsplats kommer att följas och utvärderas under ledning av professor Irene Jensen. Utvärderingen kommer beakta både effekt och process.

    Process november 2020 - mars 2021

    • Fas 1: Etablera arbetsformer. Fokus kunskapsinhämtning. Delta i seminarier och dela kunskap inom gruppen
    • Fas 2: Anpassa kunskapen till KI och identifiera möjliga insatser med hävstång – dvs stor effekt i relation till insats
    • Fas 3: Identifiera knäckfrågor och ta fram rekommendationer med hävstång för att kunna realisera pilot(er) – referensgrupper deltar i workshop tillsammans med styrgrupp och arbetsgrupp i februari.
    • Fas 4: Rapportskrivning

    Organisation

    Beställare

    Katarina Bjelke

    Ansvarig

    Mats Engelbrektson

    Projektledare

    Maria Deckeman

    Styrgrupp

    • Avdelningschef HR-avdelningen
    • Avdelningschef Fastighetsavdelningen
    • Avdelningschef IT-avdelningen
    • Avdelningschef Universitetsförvaltningen

    Referensgrupper

    Samtliga AC och Prefekter, Avdelningschefer UF, Arbetsmiljönämndens ledamöter. Kontinuerlig samverkan sker med facken och HSO.

    Arbetsgrupp

    • Sandra Brogårde AC KBH
    • Carina Hammarström AC MBB
    • Jenny Degerholm AC Labmed
    • Lotta Fylking HRA
    • Ia Gustafsson HRA
    • Matilda Drakvingen HRA
    • Sandra Helminen HRA
    • Niklas Andersson ST
    • Christoffer Ekström FA
    • Mikael Wettercrantz, ITA
    • Stefan Kaptens ITA
    • Anette Lebbad FA
    • Ingrid Svensson UF Stab
    • Amal Velic UF Stab
    • Irene Jensen Professor IMM, adjungerad

    Strategier för att hantera gränslöshet i arbetet

    Den nya digitala tekniken medför att gränsen mellan arbete och fritid blir allt mer otydlig. Här får ni stöd för att diskutera hur ni vill ha det på er arbetsplats. Titta på filmen och reflektera kring hur ni vill ha det tillsammans.

    Maria Deckeman

    Specialist