Framtidens arbetsplats - en översyn

Rapporten "Hybridarbetsplatsen - ett flexibelt arbetssätt" visar att ett mer flexibelt arbetssätt har ett starkt stöd internt. Förhoppningen är att ett mer flexibelt arbetssätt ska bidra positivt till både arbetsmiljö, produktivitet och effektivitet.

För att ett mer flexibelt arbetssätt ska fungera optimalt krävs ett helhetsperspektiv med människan i fokus där lokaler och teknik fungerar stödjande. Adekvat teknisk utrustning och kunskap om teknikens möjligheter och begränsningar samt hänsyn till individuella behov och förutsättningar både på verksamhets- och individnivå är viktiga förutsättningar.

Anvisningar för ett flexibelt arbetssätt

Arbete i hemmet eller andra lokaler utan för KI kan ske tillfälligt eller regelbundet och ska endast förekomma i de fall arbetsgivaren bedömer att det verksamhet och arbetsuppgifter tillåter detta.

  • Prefekt/motsvarande avgör ytterst hur respektive institution/motsvarande ska förhålla sig till en hybridarbetsplats inom ramen för centrala regler och anvisningar. Närmaste chef beslutar efter dialog med medarbetaren var arbetet ska utföras. 
  • Medarbetaren måste ha personliga samt arbetsmiljö- och utrymmesmässiga förutsättningar för arbete i hemmet.
  • Vid arbete hemifrån i större omfattning på regelbunden basis ska arbetsgivaren se till att medarbetaren vid behov har erforderlig ergonomisk utrustning. I det fall medarbetaren får besvär på grund av arbetet hemifrån ska medarbetaren återkallas att arbeta i KI:s lokaler.
  • Arbetet i hemmet ska ses som en möjlighet och inte som en rättighet, skyldighet eller förmån.
  • Minst hälften av arbetet ska utföras i KI:s lokaler om inte chef och medarbetare överenskommer om annat.
  • Distansarbete ska utföras inom Sveriges gränser.
  • KI ska tillämpa tillitsbaserad styrning och ledarskap i enlighet med regeringens intentioner.

Ett mer flexibelt arbetssätt kommer att ställa krav på vår förmåga att samarbeta och gemensamt ansvarstagande. En flexibel arbetsplats kräver att vi hittar sätt att samarbeta som inte primärt styrs av den fysiska platsen. Genom att koppla samarbetet till de uppdrag som ska utföras och hitta nya kreativa mötes- och samarbetsformer utvecklas värdeskapande och meningsfulla samarbeten, både ur arbetsgivarens och arbetstagarens perspektiv.

Koppling till Strategi 2030

Hybridarbetsplatsen har en direkt koppling till Strategi 2030 och ska bidra till att integrera värdegrunden i vardagen, bland annat genom att skapa förutsättningar för våra kärnvärden passion, kreativitet och ansvar. Vägen dit går genom ett möjliggörande, relationsorienterat ledarskap och väl utvecklat kollegialt samarbete, där vi utvecklar platsoberoende sätt att mötas och samarbeta kopplat till de uppdrag som ska utföras på ett sätt som upplevs som meningsfullt och värdeskapande både för arbetsgivare och arbetstagare.

Ett flexibelt arbetssätt kan även bidra till hållbar utveckling genom bl a minskade resor och bättre förutsättningar för en balans mellan arbetsliv och vardag. Att minska resor skulle innebära en stor vinst för samhället i form av minskat klimatavtryck, renare luft och förbättrad hälsa. Tiden som individen lägger på resor kan istället främja hälsa och välbefinnande, genom ökade möjligheter till återhämtning och fysisk aktivitet.

    Om rapporten "Hybridarbetsplatsen - ett flexibelt arbetssätt" 

    Karolinska Institutet har under perioden november 2020-mars 2021 genomfört en översyn för att tillvarata våra erfarenheter och inhämta aktuell forskning om hur arbetssätt, ledarskap och arbetsmiljö påverkats under pandemin och vad vi kan ta tillvara och lära oss inför framtiden. Arbetet med översynen har bedrivits i projektform efter ett initiativ av HR-direktören. Resultatet presenterades den 31 mars i en rapport till Katarina Bjelke, universitetsdirektör. Rapporten innehåller en beskrivning av hur framtidens arbetsplats kan se ut i praktiken utifrån bland annat organisation, arbetssätt, regelverk, arbetsmiljö, teknisk utrustning, lokalplanering och produktivitet/effektivitet. Projektet Future Work följer nu det fortsatta arbetet och samtliga arbetsplatser inom administration/verksamhetsstöd inbjuds att delta.