Förberedelse - BP 3

Projektbeställningen fastställs av beställaren och syftar till att beskriva och avgränsa uppdraget, definiera mål samt att göra en uppskattning över projektets kostnad, tid och resursbehov.

Tidskonflikt mellan löpande arbete och projektaktiviteter är vanligt för de resurser som deltar i projekt. För att säkerställa att de resurser som behövs för att driva projektet finns tillgängliga under önskad period upprättas därför ett resurskontrakt (Mall Resurskontrakt AU-projekt) med respektive resursägare. I och med det har man säkerställt att man inte startar ett projekt som inte kommer att ha tillgängliga resurser.

Projektbeställningen godkänns av Universitetsdirektör och i samband med det får projektet sitt BP 3 beslut.

Om projektbeställningen

I vissa fall är rubrikerna i projektbeställningen inte relevanta för det aktuella projektet – skriv då N/A under rubriken för att visa att man har gjort en bedömning att rubriken inte är skall vara med i projektbeställningen.

Några av rubrikerna i Projektbeställningen som är värda att utveckla:

3. 1 Syfte

Under denna rubrik skall man beskriva vad det slutgiltiga syftet med projektet är och konsekvenserna om det inte genomförs.

Exempel på formulering från projektet Forskarvy i VIS:

Syftet med projektet är att förse institutionerna med ett verktyg som på ett överskådligt och lättillgängligt sätt visar den ekonomiska statusen avseende forskningsprojekt på KI. Konsekvens om vi inte genomför projektet är att det kan blir otydligt för institutionerna vilka medel som det finns att röra sig med.

Syftet är med andra ord det som projektet skall leda till.

3.2 Mål

Målet skall beskriva vad utkomsten av projektet är och statuerar på vilket sätt som man har för avsikt att se till att syftet uppfylls.

Exempel på formulering från projektet Forskarvy i VIS:

Projektet kommer att skapas som en ny applikation i VIS (Verksamhetsinformationssystem) som kommer att hämta informationen från ekonomisystemet UBW.

Målet visar alltså på vilket sätt syftet skall kunna uppfyllas.

3.4 Effektmål

Här beskriver man vilken nytta eller effekter projektet förväntas ge i förlängningen.

Exempel på formulering från Forskarvy i VIS:

Nyttan med projektet är att institutionerna får tillgång till ett webbaserat system där informationen avseende forskningsprojekt är lättillgängligt och erbjuder kontroll över det ekonomiska flödet.

Effektmål visar alltså på vad den långsiktiga nyttan med projektmålet är.

I vissa fall är det inte relevant med ett effektmål – exempelvis vid tvingande aktiviteter kan det vara överflödigt med ett effektmål.

5.3 Förvaltningsorganisation samt 6.2 Förvaltningkostnader

I samband med projektbeställningen skall mottagande förvaltningsorganisation ha accepterat projektet. Nytillkomna framtida förvaltningskostnader som eventuellt uppstår på grund av projektet skall ha identifierats.