Flexibelt arbetssätt och hybridarbete - detta gäller på KI

KI erbjuder från och med den 29 september möjligheten till ett så kallat flexibelt arbetssätt. Detta innebär bland annat att distansarbete kan tillämpas i en större omfattning än före pandemin i den mån verksamhetens behov tillåter.

Flexibelt arbetssätt, vad innebär det i praktiken?

I korthet går det ut på att främja en flexibel arbetsmiljö där kvalitet i leverans och prestation är i fokus istället för hur många timmar medarbetaren spenderar på kontoret.

KI har under det gångna året genomfört en översyn på uppdrag av universitetsdirektör Katarina Bjelke som visar att ett flexibelt arbetssätt har ett starkt stöd hos både medarbetare och chefer. Resultatet av översynen presenteras i denna rapport.

Vi behöver vara medvetna om att pandemin är en avvikelse från det normala. Införandet av ett flexibelt arbetssätt kommer att innebära utmaningar i sig. Vi kommer att behöva pröva oss fram och lära av varandra. Flexibelt arbetssätt är inte en rättighet utan en möjlighet. Olika verksamheter har olika behov med skiftande möjligheter att tillämpa ett flexibelt arbetssätt. Närmaste chef bedömer i dialog med medarbetare vad som är möjligt och lämpligt i varje enskilt fall.

Syftet med portalen är dela aktuell kunskap, inspireras och dela erfarenheter med varandra. Kunskapsläget utvecklas ständigt. Dela gärna med dig av egna erfarenheter och aktuella forskningsrön kring distansarbete och flexibelt arbetssätt här på portalen.

Här svarar HR-direktör Mats Engelbrektson på vanligt förekommande frågor kring flexibelt arbetssätt

Har jag rätt att jobba hemma till viss del?

Nej, distansarbete är ingen rättighet, skyldighet eller förmån. Det ytterst chefen som bestämmer vad som är lämpligt.

Vem bestämmer om distansarbete?

Enligt gällande besluts- och delegationsordning så är det ytterst prefekt som avgör hur distansarbete ska tillämpas vid aktuell institution. KI rekommenderar att detta diskuteras i institutionsgrupperna under ledning av dekan.  För vilka medarbetare och under vilka förutsättningar distansarbetet ska tillämpas avgörs av närmaste chef som också har arbetsmiljöansvaret för de, i förkommande fall, båda arbetsplatserna.

Kan jag som chef bestämma vilka som ska få distansarbeta?

Ja. I det fall en medarbetare till viss del ska få arbeta på distans ska flera kriterier vara uppfyllda.

  1. Det ska finnas ett förtroende mellan chef och medarbetare om att en sådan arbetsform är lämplig med hänsyn till verksamhetens krav.
  2. Distansarbete kräver personlig förmåga och lämplighet, bl a en förmåga till egenansvar. Medarbetaren ska till exempel kunna visa på en lämplig arbetsmiljö på distansarbetsplatsen. I detta ingår fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö och möjlighet till att få arbeta ostört.

Jag är chef och jag har några medarbetare som jag anser inte presterar på samma nivå som tidigare när de arbetar hemma. Vad ska jag vidta för åtgärder?

Du bör ha en dialog med vederbörande för att påtala situationen. Om prestationen inte förbättras efter det bör medarbetaren arbetsledas till att arbeta i KI:s lokaler.

Är jag som chef ansvarig för mina medarbetares hemarbetsmiljö?

Ja, arbetsgivaren är ansvarig för medarbetarnas arbetsmiljö i det fall de arbetar där arbetsgivaren har överenskommit med medarbetaren att de ska arbeta.

Hur ska jag veta att medarbetarens arbetsmiljö i hemmet är tillfredsställande?

Närmaste chef bör via dialog med medarbetaren säkerställa detta. Om det behövs kan en digital inspektion genomföras i samråd med medarbetaren.

Vad gäller vid inköp av arbetsredskap och kontorsmöbler vid KI? 

Om det är nödvändigt av ergonomiska skäl, det vill säga nuvarande utrustning bedöms av arbetsgivaren som undermålig eller arbetstagaren har fått besvär, kan KI köpa in arbetsredskap till medarbetaren alternativt se till att medarbetaren arbetar mer i KI:s lokaler. Det är arbetsgivaren som bedömer vilken åtgärd som är lämplig.

Läs mer om vad som gäller vid inköp av arbetsredskap och kontorsmöbler.

Hur ska jag som chef kunna kontrollera hur mycket mina medarbetare arbetar per dag när de delvis arbetar i hemmet?

Genom att konstatera hur de presterar och levererar. KI rekommenderar att överenskommelse om förtroendearbetstid tillämpas i de fall närmaste chef tycker att det är lämpligt. KI ska tillämpa ett tillitsbaserat ledarskap. I de fall flextid tillämpas ska sedvanlig rapportering ske.

Kan jag ”spara” hemdagar?

Nej, om chef och medarbetare kommit överens om en omfattning om två dagar per vecka, eller en viss procent av arbetstiden, men man under en vecka arbetat på kontoret alla dagar, innebär detta inte att man kan ”spara distansdagar” till en annan vecka.

Kan jag som mötesvärd kräva att alla ska deltaga på mötet fysiskt om distansarbete tillämpas?

Du som mötesvärd kan inte kräva fysisk närvaro för medarbetare som har en överenskommet distansarbete. Undantag kan göras om chef anser att det är angeläget. Kollegor kan inte göra en sådan bedömning. Fysisk närvaro kan krävas för internat eller motsvarande, om detta påkallas i god tid.

Min medarbetare vill ha ersättning för bredband i hemmet, ska det ersättas?

Nej.

Kan distansarbete bidra till minskad klimatpåverkan?

Det ligger nära tillhands att anta att distansarbetet minskar resande till och från arbetet med exempelvis bil eller buss. Att som myndighet och universitet få bidra till en minskad klimatpåverkan genom minskat resande till och från arbetet är en ytterligare drivkraft för ett flexibelt arbetssätt. KI har en målsättning att följa upp hur resandet förändras över tid.  KI kan möjligtvis på detta sätt vara en förebild för andra myndigheter och arbetsgivare.

Vart ska jag som chef vända mig om jag har frågor kring flexibla arbetssätt och hybridarbete?

Kontakta din lokala HR funktion.