Filorganisation, namngivning, versionering och format

Filorganisation

• Följ befintliga regler - kolla efter etablerade metoder i din grupp / avdelning som du kan följa.
• Använd mappar - gruppera filer i mappar och strukturera mappar hierarkiskt
• Namnge mappar på lämpligt sätt - namnge mappar efter de arbetsområden som de hänför sig till
• Var konsekvent - när du utvecklar ett namnschema för dina mappar är det viktigt att när du väl har bestämt dig för en metod, håller du dig till den.
• Använd taggar vid behov - I vissa fall kan det vara till hjälp att använda ett taggbaserat system där varje fil tilldelas en eller flera taggar.
• Separera pågående och avslutat arbete
• Säkerhetskopiering - se till att dina filer säkerhetskopieras

Filnamn

Inom forskargruppen bör man enas om filnamnskonventioner tidigt i projektet.

Var konsekvent när det gäller skiljetecken, vokabulär, siffror etc.

Ett filnamn kan bestå av följande delar:

• Ett prefix som visar vilken typ av dokument en fil är
• En titel: denna ska vara så informativ som möjligt så att du kan förstå dokumentinnehållet från dess titel
• Versionsnumret för dokumentet
• Datumet som visas när det skapades: använd YYYMMDD-format
• Dokumentets status: utkast eller slutlig
• Författarens initialer: vem som senast ändrade det.

Versionering

Versionering är processen som möjliggör att man håller reda på de olika versionerna av ett dokument.

Den tjänar två viktiga syften:

• Att säkerställa att det alltid är uppenbart vilken version som är den senaste.
• Att  möjliggöra enkel identifiering och hämtning av tidigare versioner vid behov.

Alla större ändringar i en fil kan indikeras med hela siffror, till exempel v01 skulle vara den första versionen, v02 den andra versionen.

Mindre ändringar kan indikeras genom att öka decimaltalet till exempel, v01_01, v01_02 och så vidare.

För viktiga dokument kan en versionskontrolltabell inkluderas med notering av ändringar och deras datum bredvid dokumentets lämpliga versionsummer.

För mer komplexa projekt kan man överväga att använda ett dokumenthanteringssystem.

Filformat

Det är viktigt att välja filformat som är bäst lämpade för långsiktig hållbarhet och tillgänglighet.

Helst bör filformaten:

• vara vanligt förekommande
• vara leverantörsoberoende
• inte vara kontrollerad av en enskild person/organisation)

SND har utvärderat flera format som de anser vara lämpliga för hantering, långtidsbevaring och tillgängliggörande av forskningsdata.