Ett sammanhållet verksamhetsstöd

Målet med uppdraget ”Ett sammanhållet verksamhetsstöd” är att skapa ett sammanhållet, behovsanpassat och optimerat verksamhetsstöd för KI:s forskare, lärare, studenter och ledarfunktioner. Uppdraget är ett steg i att realisera vägval och prioriteringar i Strategi 2030.

Det övergripande målet är att åstadkomma ett sammanhållet, behovsanpassat och optimerat verksamhetsstöd, där KI som helhet har ett professionellt och effektivt stöd till utbildning, forskning och ledningsfunktioner.

  • Sammanhållet. Verksamhetsstödet blir sammanhållet över hela KI. En gemensam bild av verksamhetsstödet och gemensamma mål för verksamhetsstöd som helhet.
     
  • Behovsanpassat. Utbudet och leveransen av verksamhetsstöd utgår från användarnas behov och är anpassat till KI:s heterogena verksamhet. Verksamhetsstödet prioriterar de aktiviteter som både ger störst värde för KI och störst nytta för den enskilda läraren, forskaren eller studenten, givet avsatta resurser.
     
  • Optimerat. Involverade i verksamhetsstödet har gemensamma mål och kontinuerlig dialog med varandra. Rutinartade arbetsuppgifter effektiviseras.

Delprojekt som är igång är inom forskarstöd, ekonomi, kommunikation och gemensamma modeller och strukturer. Se nedan beskrivningar.

Mer om delprojekten

Delprojekt för tydligare tjänster och behovsanpassat stöd

Tvärfunktionella arbetsgrupper med representation från både centrala och lokala funktioner gör en översyn av utbud och behov för det stöd man erbjuder verksamheten idag. Delprojekten sätter mål och efter dialog görs en överenskommelse om utveckling av respektive område inom verksamhetsstödet.

Forskarstöd

Sammanhållande övergripande ansvar för forskarstödets delprojekt: Björn Kull

  • Digitalt gränssnitt
    Tydliggöra vilket forskarstöd som erbjuds forskaren, samt beskriva hur de ska gå tillväga för att få del av stödet. Projektledare: Vendela Magnusson 

  • Pre Award Coordination
    Arbeta för ökat samarbete mellan alla som arbetar med forskningsfinansiering. Projektledare: Carolina Kristell

Juridik

Förenkla för forskarna inför kontraktsskrivning av forskningsrelaterade avtal, genom att tydliggöra och fördela roller kring avtalsprocessen.

Kommunikationsstöd

Nulägesanalys och förslag framåt för en mer samordnad kommunikation utifrån verksamhetens behov. Bland annat genom att tydliggöra vilka resurser och kommunikationstjänster som finns på de olika nivåerna i organisationen, och genom att säkerställa att rätt kompetens finns för de tjänster som ska levereras.

    Ekonomi

    • Ansvarig: Eva Tegelberg
    • Redovisning och finansiell controlling
      Målet är att ge ett bättre och mer kvalitativt stöd till forskare och lärare. Det gör vi genom att effektivisera och samordna tjänster och rutinartade arbetsuppgifter. Ekonomerna på institutioner får därmed mer tid och utrymme att ta en mer proaktiv roll. Projektledare: Cecilia Modig

    • Inköp/upphandling (avslutat). Projektledare: Hannes Olsson

      Gemensamma modeller och strukturer 

      Styrande principer och gemensamma modeller tas fram för verksamhetsstödet som helhet inom: finansiering​, styrning​, uppföljning​ och utveckling.

      HR (avslutat)

      Delprojekt HR har inneburit en påbörjad en digitaliseringsresa där flera utvecklingsinsatser nu genomförs för att minska mängden pappersblanketter – bl.a e-signering, digital personakt, anställningsavtal och medarbetarsamtal. Man tydliggör även ansvarsfördelningen mellan institutionerna och HR centralt samt har skapat generella rollbeskrivningar.

      Områden i förstudien som omhändertagits utanför programmet

      Fastighet och lokaler

      Observationerna i förstudien har genomlysts med resultatet att ett delprojekt avseende fastighet och lokaler inte kommer att startas.

      Utbildning och studentstöd

      Observationerna i förstudien har genomlysts med resultatet att ett delprojekt avseende utbildning och studentstöd inte kommer att startas.

      Genomlysning av verksamhetsstödet 2019

      En förutsättning för att nå KI:s övergripande målsättningar är ett verksamhetsstöd som ger största möjliga värde för verksamheten man stöttar. Under 2019 gjordes en genomlysning av Karolinska Institutets verksamhetsstöd som helhet. Undersökningen omfattade KI:s stödfunktioner och processer både lokalt på institutioner och centralt på Universitetsförvaltningen.​ Sedan 1993, då man senast gjorde en mer omfattande undersökning, har såväl omvärld, sektor som KI förändrats, vilket ställer krav på förändring av verksamhetsstödet, dess organisering och kompetens.

      Resultatet av genomlysningen visade bland annat att många av de intervjuade inom kärnverksamheten upplever att det hos medarbetare inom verksamhetsstödet finns en “vilja att lösa problem” trots inte alltid rätt förutsättningar. ​Att det finns en stor potential till utveckling av stödet som ges idag samt att det finns en ”vilja till utveckling och förändring” hos såväl representanter från kärnverksamheten som representanter inom stödfunktionerna. ​

      Genomlysningen sammanfattar utmaningarna som:

      • Otydliga uppdrag och ej sammanhållet stöd 
      • Bristande forskarstöd ​​
      • Olika lojaliteter och otillräcklig styrning 
      • För fragmenterad ​kompetens​​
      • Otillräckligt/outnyttjat  ​IT-stöd​

      Kontakt

      Uppdraget ägs av Katarina Bjelke och drivs av Ulrica Lundin.

      Ulrica Lundin

      Uppdragsledare
      Planering och uppföljning

      Ett sammanhållet verksamhetsstöd