Ekonomihandboken: Transferering
En transferering är, enkelt uttryckt, en överföring av bidrag med tre parter inblandade: givaren, den förmedlande myndigheten och mottagaren. Transfereringsavsnittet ska endast användas när KI förmedlar bidrag vidare, dvs när KI är koordinator eller vid forskarflytt utanför KI.
Bidrag som ska vidareförmedlas till annan part hanteras på liknande sätt i redovisningen, men med olika konton beroende på om givaren/mottagaren (motparten) är en statlig myndighet eller inte. Konton som avser transfereringsavsnittet finns i konto klass 7* i spannet mellan 73* till och med 79*. Finansiering av transferering ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73* eller 74* i transfereringsavsnittet (i kredit). Se kontoplanen för val av konto. Det Lämnade bidraget, transfereringen, redovisas på något av kontona i kontogrupp 77*, 78* eller 79* i resultaträkningens transfereringsavsnitt (i debet).
Det måste framgå att medlen är avsedda att förmedlas vidare. Givarens godkännande måste finnas angivet t ex i Regleringsbrev eller annan skriftlig överenskommelse. Observera statsanslag får inte transfereras om det inte är angivet i Regleringsbrevet. Nedan visas ett exempel ur Regleringsbrevet från 2015:
Transfereringarna ska inte påverka KIs resultat- och balansräkning då KI endast har en förmedlande roll. KI omför medel från en extern part till en annan extern part, dvs. händelsen som ger upphov till transfereringen har inte föranlett någon intäkt eller kostnad – endast en reducering av medel som KI förvaltar. Lämnade bidrag får inte periodiseras utan ska redovisas som lämnat respektive erhållet bidrag den månad då utbetalning av bidraget sker dvs i enlighet med kontantprincipen. Det är därför viktigt att lämnade bidrag når adressaten under samma månad som bidraget sänts.
Det innebär att betalningar som avser lämnade transfereringar inte får vara bokförda som leverantörsskulder vid månadens slut. Av den anledningen måste alla transfereringar registreras i så god tid innan månadsskiftet att betalningsuppdraget hinner verkställas av postgiro eller bank.
Bokföring
Nedan beskrivs tre exempel på hur kontering av transferering bokförs samt vilka underlag som förväntas finnas till transaktionen. De tre exemplen är:
- Stipendier
- Transferering av VINNOVA-bidrag då KI är koordinator
- Forskarflytt till annat universitet
Exemplen nedan visar att val av konto påverkas utav vem som är bidragsgivare samt vem som är bidragsmottagare.
Stipendier
Bidragsmedel som ska lämnas vidare i form av stipendium bokförs av personalavdelningen (PA) på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion) på respektive institution i samband med att lönefilen körs. Institutionen ska då boka upp finansieringen av stipendiet i transfereringsavsnittet, dvs påvisa att en intäktsreducering har skett på det projekt som stipendiet betalas ut från.
Finansiering av stipendiet ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73* (De statliga medel som kan användas är rådsmedel (Fin 3*) eller bidrag från andra statliga myndigheter (Fin 4*). Observera att statsanslag ej får användas. Kontrollera att avtalet tillåter att de statliga bidragen får användas till stipendiater.) eller 74* i transfereringsavsnittet (i kredit) mot något av kontona 35??7 (i debet). Uppbokningen av finansieringen på ”Övriga erhållna medel” i kontogrupp 73* och/eller 74* ska motsvara det belopp som PA bokfört på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion).
I detta exempel har KI erhållit 500 000 kr från Cancerfonden, varav 25 000 kr ska betalas ut i stipendier:
Transferering då KI är koordinator
Transfereringsavsnittet används även då KI är koordinator för ett forskningsarbete. Exemplet nedan avser ett VINNOVA-avtal/projekt. KI får hela konsortiets budget skickat till sig, där förmedling ska ske till ett universitet, ett landsting samt ett utländskt företag.
Forskarflytt utanför KI
Transfereringsavsnittet används även vid forskarflytt när forskarens erhållna medel flyttas till det nya universitetet/högskolan. Man bör observera att finansiärens godkännande krävs för att överföra medlen. Bifoga underlag för finansiärens godkännande till transaktionen.