Ekonomihandboken: Periodisering

Oförbrukade bidrag/uppdrag

En särskild typ av interimspost är oförbrukade bidrags- eller uppdragsintäkter, som bokförs på konto 2732 om det är bidrag och konto 2772 om det är uppdrag. Kontona används endast vid värdering där erhållna bidrags- eller uppdragsinkomster periodiseras för att täcka framtida kostnader. Se även Värdering på ekonomiavdelningens hemsida.

Övriga förutbetalda intäkter

Med förutbetalda intäkter avses intäkter som erhållits under aktuell period eller budgetår för prestationer/tjänster som avser nästa period eller år. Ett exempel är förutbetalda hyresintäkter. Konton som används för förutbetalda intäkter finns i grupp 277* i kontoplanen.

Exempel förutbetald intäkt

KI skickar i januari ut en kvartalsfaktura som avser kvartal 1. Fakturan bokförs som vanligt avseende januari, men en periodisering görs för kommande månader. I januari visar resultaträkningen en intäkt för januari och balansräkningen en skuld till kunden. I februari och mars vänds periodiseringarna för respektive månad.

Räkneexempel förutbetald intäkt

Allmänt om projektperiodisering

Vid hel-, del- och kvartalsbokslut periodiseras (värderas) alla projekt på projektnivå. Periodiseringen sker i flera steg, först periodiserar institutionerna externfinansierade projekt med underskott för den delen som täcks av kontrakt (konto 1632/1672 – 359/339). Därefter periodiserar ekonomiavdelningen (EA) samtliga statsanslagsprojekt och externfinansierade överskottsprojekt. Slutligen periodiserar EA resterande underskottsprojekt där finansiering saknas eller är oklar samt övriga projekt.

I UBW används följande definitioner på olika projekt:

• Statsanslagsprojekt: Projekt med verksamhetskod 1* och 2*.
• Externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* exkl. 311. Endast bidrags- respektive uppdragsprojekt där intäkt erhålls på konto 35* för bidrag och 33* för uppdrag.
• Övriga externfinansierade projekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* men där intäkten erhålls via övriga intäkter, konto 31*, 32* och 34*.

För att få fram årets kapitalförändring måste projekten periodiseras (värderas). Hur projekten ska periodiseras beror på tre parametrar; verksamhetskod, finansiärskod och intäktskonto. Alla statsanslagsprojekt bokas mot årets kapitalförändring och samtliga externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt med finansiering bokas mot balanskonton, enligt huvudregeln. Övriga externfinansierade projekt bokas mot årets kapitalförändring.

För externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchningsprincip, det vill säga att periodens intäkter ställs mot periodens kostnader. Mellanskillnaden, alltså periodens resultat, periodiseras (värderas) mot ett balanskonto. I och med periodiseringen bokas periodens över- eller underskott mot årets kapitalförändring eller balanseras mot oförbrukade respektive upplupna bidrags- eller uppdragsintäkter. Eftersom bidrag/uppdrag är öronmärkta för forskning (i vissa fall även utbildning) innebär det att så länge som medlen inte är använda betraktas de som en skuld till finansiären.

Periodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt

Underskott periodiseras som upplupna bidrag/uppdrag, konto 1632/1672, endast om finansiering kan styrkas med avtal. Avtalet ska vara diariefört och finnas i Avtalsreskontran i UBW. Överskott periodiseras av EA centralt som oförbrukade bidrag/uppdrag, konto 2732/2772. Övriga projekt med oklar eller intern finansiering samt externfinansierade projekt som är finansierade via övriga intäkter värderas mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999.

Periodisera en redan attesterad/bokförd leverantörsfaktura

I det fall ni missat att periodisera en leverantörsfaktura och kommer på det i efterhand så kan det göras som en vanlig huvudboksverifikation.

Ni som köper tjänster av Ekonomiservice kontaktar dem så bokar de om. De vet vad man bör tänka på och det minskar eventuella fel. Ni som inte köper leverantörsfakturatjänst från Ekonomiservice åtgärdar detta själva.

• Sök fram verifikationen som ska periodiseras. VIKTIGT: Ta fram så du ser alla konteringsdimensioner/hela konteringen.
• Registrera en ny huvudboksverifikation där du börjar med att kreditera konteringen och beloppet i sin helhet på första raden. Här kan du välja omkonteringsknappen längst ner istället för att skriva hela raden manuellt.
• Därefter skriver du exakt samma kontering igen i debet och efter att du skrivit in beloppet så aktiveras Period via nycklar (se nedan) OBS: Viktigt att fylla i motpartsfältet, även om det mot förmodan skulle vara tomt, annars fungerar inte periodiseringen

• Välj hur många månader fakturan ska periodiseras på. Det är endast tillåtet att periodisera i innevarande månad och framåt.

• När du valt önskat antal perioder som fakturan ska fördelas på så trycker du ok
• Spara
• Inom staten så periodiseras kostnader på andra konton än det ursprungliga som ni konterat på. Det innebär att beloppet i sin helhet ligger kvar på det kontot ni angivit ska periodiseras och periodiseringen (krediteringen av kostnaden) sker på ett annat konto i samma kostnadsgrupp. I ovan exempel är fakturan konterad på konto 5222 och periodiseringen sker på konto 5229.

Periodisering vid bokslut

Inför periodisering (värdering) på institutionen

Innan periodiseringen (värderingen) görs ska projekten följas upp av institutionerna. Det innebär bland annat att rätt kostnader och rätt intäkter är bokförda på respektive projekt, men också att öresdifferenser är bortbokade, att projekt som ska avslutas är avslutade samt att omföringar mellan projekt är gjorda. Detta ska göras av institutionerna innan periodstängning.

Inför varje kvartal vänder EA föregående kvartals periodisering. Detta sker löpande under veckorna innan bokslut. Den sista vändningen från EA måste göras efter att INDI:n är bokförd, eftersom det då kan ha uppstått nya underskott på projekt. Nedan redogörs för institutionernas del i periodiseringsprocessen där rapporten ”Periodiseringsunderlag” i UBW används.

Ladda periodiseringsunderlaget

Börja med att köra rapporten ”Steg 1: Ladda periodiseringsunderlag underskott”, som ni hittar under Egen Meny/Månadsavstämning/Periodiseringsunderlag (se bild nedan). Välj er institutionsbeteckning och aktuell period för periodisering. När rapporten är laddad kör ni browser-rapporten ”Steg 2: Titta på periodiseringsunderlag underskott”. Observera att ni inte behöver trycka på plustecknet, det går bra att dubbelklicka direkt på rapporten med namn ”Steg 2…”.

Rapporten tar fram samtliga underskottsprojekt med verksamhetskod 3* (ej 311) samt 4*-6*. Bilden nedan visar hur rapporten ska se ut om den är korrekt laddad.

I kolumnen ”Underskott SALDOH” visas projektets saldo enligt saldotabell SALDOH, det vill säga justerat för preliminär INDI för innevarande månad. Tabellen tar alltså hänsyn till alla konton, även balanskonton.

Kolumnen ”Saldo resultatkonton” visar det underskott på projektet som är föremål för periodisering. Även den här kolumnen tar hänsyn till preliminär INDI för innevarande månad. Anledningen till att det kan finnas en differens mellan dessa kolumner är att vi bara periodiserar resultatkonton, alltså inte konton 1*-2*, exempelvis inköp av anläggningar (se exempel på sådan differens nedan).

I kolumnen ”Att periodisera” visas det belopp som skall periodiseras, förutsatt att det finns ett giltigt avtal som styrker hela beloppet. Om beloppet i kolumnen ”Saldo resultatkonton” är mindre än eller lika med noll, alltså om resultatet är positivt, kommer beloppet i kolumnen ”Att periodisera” att visa noll. Det finns således inget som ska periodiseras på det projektet (se exempel nedan).

Om något är bokat på värderingkontona 16*2, 20*0 eller 27*2 visas det i de nästkommande tre kolumnerna, ”Bokat 16x2”, ”Bokat 20x0” och ”Bokat 27x2”. Kolumnen ”Bokat 16x2” bör visa 0 på samtliga projekt innan periodiseringsprocessen påbörjas, då föregående periodisering ska vara vänd av EA.

Längst ut till höger i rapporten finns kolumnen ”Kontroll periodisering”. Den visar en summa av kolumnen ”Att periodisera” minus kolumnerna ”Bokat 16x2”, ”Bokat 20x0” och ”Bokat 27x2”. När ni bokat klart er periodisering på konto 1632/1672 och 359/339 använder ni denna kolumn som en kontroll. Ladda först ett nytt periodiseringsunderlag! Kolumnen ska, efter korrekt periodisering, enbart visa debetsaldon (underskott) som bokas mot kapitalförändringen. Alltså, om tabellen visar värde 0,00 innebär det att hela underskottet bokats mot ett avtal. Om debetsaldo kvarstår innebär det att endast en del av det totala underskottet på resultatkonton bokats mot ett avtal.

Om mindre belopp kvarstår (endast i debet) rekommenderar vi att ni låter de bokas mot kapitalförändringen – ombokningen medför en arbetsinsats vars kostnader troligtvis överstiger nyttan med sådan korrigering.

Upprättande av 1632/1672-bilagan

Innan bokningen av underskottsprojekt påbörjas ska bilagan ”Avstämning 1632-1672” (som skickas ut av EA inför periodisering) fyllas i. Vid upprättande av 1632/1672-bilagorna ska följande uppgifter klart och tydligt framgå:

• Vilket projekt som avses
• Finansiärskod
• Verksamhetskod
• Projektets underskott
• Projektets resultat
• Vilket Dnr som avtalet är diariefört på
• Eventuell samarbetande institution (om avtalet delas mellan flera institutioner)
• Vilken tidsperiod avtalet avser (från ÅÅMM till och med ÅÅMM)
• Valutakod
• Valutakurs (ges av EA inför värderingsarbetet)
• Beviljat belopp
• Hittills erhållet belopp
• Avdrag för eventuell moms (enbart för uppdrag på fliken ”1672”)
• Belopp kvar att erhålla i projektets originalvaluta
• Belopp kvar att erhålla i SEK
• Att boka på konto 1632/1672

Först ska delen ”Uppgifter från UBW” i flikarna 1632 och 1672 fyllas i. Här fyller ni i projektnummer- och namn, beloppen från rapporten och kompletterar med finansiärskod. Ta inte med de projekt som visar noll i kolumnen ”Att periodisera”.

Fyll sedan i delen ”Uppgifter från avtal/Avtalsreskontra” med uppgifter från respektive avtal/projekt. Till 1632/1672-bilagan ska avtal och budget, som styrker finansiering av underskottet, finnas diariefört och bifogat i Avtalsreskontran. Även övriga relevanta dokument (ex. förlängning av avtalstid och budgetändringar) som behövs för att tolka avtalet ska finnas bifogat.

Om beloppet som ska periodiseras överstiger 500 000 kr ska en separat flik i bilagan fyllas i enligt instruktioner i Excelfilen. Om så är fallet, ser ni det i kolumnen ”Bilaga” där ni får meddelandet ”Fyll i bilaga”.

Bokning av underskottsprojekt på konto 1632/1672 i UBW

Om underskottet överstiger vad som är kvar att erhålla på avtalet får endast avtalets kvarvarande belopp periodiseras. Om underskottet är mindre än det totalt kvarvarande beloppet på avtalet periodiseras hela underskottet. Beloppet som ska periodiseras visas i kolumnen ”Att boka på kto 1632/1672”.

När alla projekt som ska periodiseras är sammanställda i filen, finns möjligheten att gå till fliken ”Excelerator” för ett snabbare bokningsförfarande. Om det finns data i kalkylbladet börja med att rensa mallen. Annars tryck på knappen ”Kopiera in 1632 + 1672”. Då hämtas automatiskt er periodiseringsdata från flikarna ”1632” och ”1672”. Exceleratormallen är sedan klar att bokföra. Glöm ej att kontrollera period.

När periodiseringen är gjord laddar ni ett nytt periodiseringsunderlag enligt beskrivning i punkt 3.2. Kontrollera kolumnen ”Bokat 16x2” att era periodiseringar är korrekt uppbokade, samt att kolumnen ”Kontroll periodisering” visar 0,00 eller debetsaldo. Om ett kreditsaldo visas är bokningen felaktig – ni har då periodiserat ett för stort belopp!