Ekonomihandboken: Kundfordringar och övriga fordringar

Konstaterade kundförluster, dvs. kundförlusten är definitiv

Enligt Förordning om hantering av statliga fordringar kan en myndighet besluta att indrivning ska avbrytas om indrivningsåtgärderna framstår som utsiktslösa (t .x. vid konkurs) eller om de inte är försvarliga med hänsyn till kostnaderna. Indrivningsåtgärder ska vidtas i den omfattning som är motiverat med hänsyn till fordringens belopp, gäldenärens betalningsförmåga och omständigheter i övrigt. Framstår det som omöjligt eller olämpligt att driva in fordran kan den skrivas av, dvs. kostnadsföras. Fordran kostnadsförs efter överenskommelse med ekonomiavdelningen. Underlaget ska undertecknas av prefekt/administrativ chef och innehålla tydlig förklaring till avskrivningen.

Beloppet bokförs som konstaterad kundförlust genom att kreditera den tidigare uppbokningen på 1518 (Osäkra kundfordringar) mot konto 5441 (Konstaterad kundförlust, varor) eller konto 5451 (Konstaterad kundförlust, tjänster). Samtidigt återförs den tidigare bokningen på konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452 (Befarade kundförluster, tjänster). Eventuell moms bokas på konto 2572 (Utgående moms) i debet. Om moms vänds tillbaka på en konstaterad kundförlust, meddelas ekonomiavdelningen, så att momsen kan stämmas av på ett korrekt sätt!

Nedan ett exempel på bokföring av en konstaterad kundförlust där den ursprungliga kundfordran var 100 (varav moms 20). Förutsättningen är att man bokat enligt vad som ovan beskrivits.

Kundfordringar hos andra myndigheter

Eftersom alla myndigheter kan ses som enheter inom ”koncernen” staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas. Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina fordringar gentemot andra statliga myndigheter.

Har en institution fakturerat en annan myndighet avseende kostnad för gångna året och den andra myndigheten inte hunnit få fakturan vid årets slut eller av någon anledning inte bokfört den, uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen. Om en institution vid KI har rekvirerat medel från en annan myndighet, men den andra myndigheten bokfört rekvisitionen som en leverantörsskuld, uppkommer också en differens, eftersom KI inte har en motsvarande fordran uppbokad. Både KI och den andra myndigheten ska således säkerställa att man behandlar sina mellanhavanden på samma sätt och på samma år. Vid differenser ska kontakt tas med den andra myndigheten.

Övriga kortfristiga fordringar

Konton för övriga kortfristiga fordringar i grupp 157* är följande:

1571 Reseförskott (redovisning sker via reseräkning i lönerutinen)

1572 Förskott lön (avräkningskonto som regleras via lönerutinen)

1577 Övriga kortfristiga fordringar. Kontot kan t.ex. användas i de fall där KI felaktigt gjort en utbetalning till någon och man vill bevaka att pengarna återbetalas. Det kan även användas vid ”ren vidarefakturering”, dvs. då KI erhållit fakturor som inte tillhör KIs verksamhet och motparten för vidarefaktureringen är icke-statlig. Se även Vidarefakturering (längre ner på sidan).

Fakturering

All fakturering ska ske via OLFI (Order-Lager-Fakturering-Inköp), en modul i UBW som ligger under Agresso Logistik. För att kunna fakturera måste kunden finnas upplagd i UBWs kundregister, se även avsnittet om kundregister ovan under 1.3.1.6 Bokföring av kundfaktura. Manual för fakturering via OLFI och blankett för upplägg av nya kunder finns på intranätet.

Fakturaunderlag

På KIs intranät finns en blankett, ”Kundfakturering - underlag”, som ska fyllas i som underlag till fakturan. Underlaget ska attesteras av ansvarig och skickas till den som handlägger kundfakturor. Om det finns ett undertecknat avtal används kopia av avtalet som fakturaunderlag. Avtalet ska vara diariefört i W3D3. Fakturering sker enligt avtal alternativt i omedelbar anslutning till leveransen av varan/tjänsten.

Betalningsvillkor ska framgå på fakturan, dvs. uppgifter om förfallodag och dröjsmålsränta, som debiteras om betalning inte sker senast på förfallodagen. Betalningsvillkor ska vara 30 dagar för såväl externa som för interna kunder.

Fakturans innehåll

Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information:

1. Datum för utfärdande
2. Löpnummer som ensamt identifierar fakturan
3. KIs momsregistreringsnummer
4. Köparens momsregistreringsnummer vid s.k. omvänd skattskyldighet
5. Fullständigt namn och adress för KI och köparen
6. Kontaktpersonernas namn
7. De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning
8. Datum då leverans utförts, om den skiljer sig från fakturadatum
9. Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspriset samt eventuell rabatt
10. Tillämpad momssats
11. Moms att betala
12. Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet (reverse charge) ska hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift anges. Se även kap 3.7 EU-handel och handel med tredje land.

Förenklad faktura

I vissa fall räcker det med en förenklad faktura om försäljningen avser ett mindre belopp. Enligt Skatteverkets föreskrifter får en förenklad faktura användas när fakturabeloppet inklusive moms inte överstiger 4 000 kr.

Vad en förenklad faktura ska innehålla:

• Datum för utfärdandet (fakturadatum)
• Identifiering av säljaren
• Identifiering av vilka varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits
• Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen
• Om den förenklade fakturan är en kreditnota ska den också innehålla en särskild otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan samt de uppgifter i den ursprungliga fakturan som ändras (11 kap. 9 § tredje stycket ML).

Kreditnota

I en kreditnota behöver endast uppgifter om ändringen anges med en tydlig hänvisning till ursprungsfakturan. Även momssats, momsbelopp, minskning av momsbeloppet ska framgå samt om omvänd skattskyldighet tillämpas i det aktuella fallet.

Skicka medel mellan institutioner via trigger

Det är möjligt att skicka medel mellan institutioner via triggern (automatisk bokföring) med hjälp av konto 19329 (se rutinbeskrivning nedan).

Triggern i UBW gör det möjligt att föra över pengar från en institution till en annan på KI. Boka i kredit på konto 19329 (interna utbetalningar) och anger mpt för den institutionen som ska få pengarna. Trigger slår som bokar bort 19329 och krediterar 19109 på er institution (utbetalning). Den bokar sedan upp en inbetalning i debet 19109 på mottagarinstitutionen och kredit avräkning inbetalningar 24091. Mottagaren har nu fått pengar på 19109 och ni har minskat ert saldo. Texten på 19329 följer med i hela triggern.

Institutionen som får pengar på 19109 på detta sätt har en transaktion på 24091 som ska bokas om till intäkt eller annat konto, som rutinen är på det kontot. Inbetalningar som kommer med triggern har användar-id = AUTO. Texten bör ge er den information ni behöver för att göra bokningen. Om ni är osäkra på varifrån bokningen kommer kan ni se det på verifikationsnummer eller verifikationstyp (se nedan).

Exempel: I nedanstående verifikation vill vi föra över 10 kronor från UI till UG.

Manuell bokning har skett i UI på konto 2300 och 19329. I motpartfältet anges vart pengarna ska skickas och den angivelsen tillsammans med det nya kontot 19329 gör att triggern slår till så att det automatiskt bokas fyra rader till (anv = AUTO).

1. Skickande institutions konto 19329 nollas. (bokning vänds)
2. Skickande institutions konto 19109 krediteras
3. Mottagande institutions konto 19109 debiteras
4. Mottagande institutions avräkningskonto 24091 interna inbetalningar krediteras.

Mottagande institution får pengen på avräkningskontot och bokar om det därifrån. Det är viktigt att vara tydlig i textfältet med vad det är för pengar så att mottagaren förstår hur de ska bokas, skriv inst-kod. Bokningen sker på skickande institutions verifikationsserie, som har underlag etc. i pärm. Mottagaren kan använda sin del av verifikationen som underlag på verifikationen vid bokning på 24091.

OBS: Triggern på 19329 slår bara i kredit och om det är en intern mpt. Annars slår den mot felkontot. Det går bara att betala ut. Reversera aldrig en verifikation med 19329 i debet (om ni ”måste” ta då bort raden med 19329 och ersätt den med en rad med konto 2304). Har det blivit fel kan ni ringa mottagande institution och be dem betala tillbaka pengarna.

Vidarefakturering

I princip ska man undvika att betala kostnader åt andra företag/myndigheter, men det finns fall då möjligheten behövs, t ex om en KI-anställd ska föreläsa vid annat universitet och KI-institutionen beställer och betalar resan, men det andra universitetet är kostnadsansvarigt. Vidarefakturering kan redovisas på tre olika sätt; enligt bruttoredovisning (huvudregel), via balansräkningen och som kostnadsreducering.

Huvudregeln:

Enligt bruttoredovisning, dvs. vidarefaktureringen redovisas som en intäkt

Undantag:

a) Via balansräkningen (icke-statliga)

b) Kostnadsreducering (statliga myndigheter)

Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i FÅB (förordningen om årsredovisning och budgetunderlag). Alla kostnader och intäkter ska således redovisas i resultaträkningen. Inköpet bokas som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto. Ersättningen faktureras därefter den verkliga köparen på ett intäktskonto. Gäller det skattepliktig omsättning inom Sverige ska utgående moms läggas på kundfakturan.

Redovisning via balansräkning och kostnadsreduktion ska tillämpas restriktivt och gäller endast då kostnaden inte alls tillhör KIs verksamhet, dvs. fakturan skulle egentligen inte ha kommit till KI. När redovisning sker via balansräkning ska beloppet inkludera respektive andel av momsen.

Nedan följer exempel på när KI köper tjänster (i detta exempel flygresor) och halva kostnaden ska vidarefaktureras. Hur vidarefaktureringen konteras beror dels på om huvudregeln gäller eller ej, dels på om det är statlig motpart eller ej.

Utgångspunkt för exemplen i detta avsnitt är att leverantörsfakturan först betalas av KI och bokförs enligt nedan (om inte annat anges):

1. Huvudregeln: Bruttoredovisning

Exempel 1. Vidarefakturering av samköp med annan statlig myndighet

KI har köpt tjänster som avser ett projekt som drivs av KI tillsammans med ett annat universitet. Inköpet avser således KIs egen verksamhet. Bokföring av leverantörsfakturan sker enligt exemplet nedan. Hälften av kostnaden vidarefaktureras ett annat universitet, t.ex. Stockholms universitet (SU). Kundfakturan bokförs då enligt exemplet i figur 1.22.

Exempel 2. Vidarefakturering av kostnad som avser KIs verksamhet till icke-statlig mot-tagare

Om halva flygresekostnaden vidarefaktureras till icke-statlig mottagare (t ex ett företag som är konferensarrangör), bokförs enligt exemplet nedan. Det är inte kostnaden för biljetten som vidarefaktureras utan den tjänst som KI utfört som faktureras. Därför är det inte momssatsen för flygbiljetten som ska användas utan momssatsen för den tjänst som efterfrågas.

Vilket påslag för indirekta kostnader som väljs vid vidarefakturering beslutas av institutionen.

Exempel 3. Vidarefakturering av kostnad som ska delas av andra KI institutioner

Institutionen mottar leverantörsfakturan och bokför kostnaden i sin redovisning (se figur 1.21). Därefter görs en vidarefakturering via intern bokföringsorder (ersätter intern fakturering).

Den institution som vidareförmedlar kostnaden (institution A1) ”internfakturerar” beloppet inklusive sin indirekta kostnad. Mottagande institution (institution B2) får en internkostnad som är undantagen indirekta kostnader enligt huvudregeln i INDI. Se även kapitel 8.1.3.4 om interna omföringar.

Hälften av kostnaden vidarefaktureras den andra institutionen (B2):

Institution A1 bokför intäkten:

Institution B2 bokför kostnaden:

2. Undantag

a) Kostnadsreduktion: endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är statlig.

Exempel 1. Vidarefakturering till köpare vid annan statlig myndighet

Leverantörsfakturan betalas av KI och bokförs, se exempel i figur 1.21. Hälften av kostnaden vidarefaktureras det andra universitetet (i detta exempel KTH):

b) via balansräkningen: endast ”ren vidarefakturering”, dvs. kostnaden tillhör inte KI:s verksamhet och motparten är icke-statlig.

Exempel 2. Vidarefakturering till köpare i icke-statlig verksamhet

Leverantörsfakturan betalas av KI och den del av kostnaden som ska vidarefaktureras bokförs (eller omförs) på balanskonto:

Hälften av kostnaden vidarefaktureras företaget:

*) Momssats och belopp enligt ursprunglig leverantörsfaktura ska specificeras på kund-fakturan, i detta exempel t ex ”inklusive moms 6% (240, - kr)”