Ekonomihandboken: Kostnader och indirekta kostnader (INDI)

Personalkostnader

Personalkostnader konteras huvudsakligen inom kontoklass 4 via personalsystemet Primula. Förutom löner och arvoden bokförs även alla typer av personliga ersättningar som arbetsgivaren måste lämna kontrolluppgift för, till exempel traktamenten, bilersättningar och läkemedelsersättningar inom kontoklass 4 i Primula. Kostnader för utbildning för egen personal, konto 481*, samt övriga personalkostnader, konto 49*, till exempel personalrepresentation, kan konteras direkt när fakturan kommer in via EFH. Dock bör man tänka på att fullt skatteavdrag inte kan göras vid representation, se Regler och riktlinjer om representation samt särskild konteringsguide vid Karolinska Institutet.

Representation

Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen och det innebär att det lätt uppstår frågor om hur representation ska definieras och konteras. Vid KI finns därför Regler och riktlinjer om representation som ska vara till hjälp vid bedömning om vad som kan klassificeras som representa­tion samt vad som är intern respektive extern representation.

Kostnader för lokaler

Kostnader för lokaler avser också kostnader för elektricitet, vatten, bränsle, städning och reparation av lokaler.

Övriga driftkostnader

Som övriga driftskostnader bokförs förutom inköp av varor även inköp av tjänster, till exempel service och underhåll, resekostnader, extern representation, operationell leasing, konsulttjänster och så vidare.

Resekostnader

I kontoklass 55 redovisas kostnader i samband med anställdas resor i tjänsten samt reseersättning för icke-anställda personer, till exempel inbjudna gästföreläsare. Resekostnaderna konteras i huvudsak i EFH när faktura kommer från resebolaget. Övriga utlägg och resekostnader konteras i Primula genom att de anställda registrerar reseräkning i PA-webben. När ersättning för resekostnader sker i form av att faktura inkommer från företag (med F-skattsedel), som fakturerar oss för tjänster, bokförs dessa i kontoklass 57, Köp av tjänster.

Aktuella riktlinjer om resor finns i KI:s resereglemente.

Extern representation

Extern representation, som konteras på konto 553*, tillåts endast i direkt anslutning till KI:s verksam­het. Exempel på representation är inledande eller bibehållande av för KI viktiga förbindel­ser eller utgifter vid jubileer/viktigare invigningar. Sambandet med KI:s verksamhet ska klart framgå i verifikationen.

Det bör påpekas att KI som myndighet inte får ge gåvor i form av bidrag till välgörande ändamål, till exempel välgörenhetsfonder, ideella organisationer eller liknande. Presentkort (som går att byta mot pengar) är inte heller en tillåten representationsgåva. Ytterligare information om beloppsgränser, konterings­exempel etc. ges i Regler och riktlinjer för representation.

”Icke giltiga kostnader”

Vissa finansiärer, främst internationella gåvogivare som EU och USA, ställer särskilda krav på vilka kostnader de erkänner som giltiga respektive icke-giltiga för ersättning. Som exempel på icke-giltiga kostnader i EU-projekt kan nämnas utländsk moms (VAT), som enligt KI:s regler bokförs på kostnadskonto, skuldräntor, kursförluster med mera. För ytterligare information hänvisas till Grants Management Office.

Finansiella kostnader

En finansiell kostnad är en kostnad som inte rör den egentliga verksamheten, till exempel räntekostnader eller förlust vid försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella kostnader under konto­klass 59. Här bokförs således dröjsmålsräntor, kursförluster, plusgiroavgifter och inkassokost­nader.

Leasing

Enligt Kapitalförsörjningsförordningen får ”ett avtal om hyra eller hyrköp träffas under förutsättning att det, sett över hela den ekonomiska livslängden, leder till en lägre kostnad för staten än anskaffning genom köp”. Ett leasingavtal är ett avtal enligt vilket en leasinggivare - på avtalade villkor under en avtalad period - ger en leasingtagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalningar. Det finns två typer av leasing: finansiell och operationell, där operationell leasing oftast avser behov under en kortare tid.

En kalkyl måste upprättas som visar vilket alternativ som är förmånligast innan ett avtal undertecknas.

ESV har gett ut en handledning som ska vara ett stöd till myndigheterna vid bedömning av om man ska hyra/leasa anläggningstillgångar.

Finansiell leasing

Ett finansiellt leasingavtal innebär att de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med ägandet av en tillgång i allt väsentligt överförs från leasinggivaren till leasingtagaren. Äganderätten kan, men behöver inte, slutligen övergå till leasingtagaren.

Ett av kriterierna för att ett avtal ska klassificeras som ett finansiellt leasingavtal är att vissa för­delar kommer att överföras från leasinggivare till leasingtagare. Vid leasingavtalets början ska det åtminstone framstå som rimligt att man kommer att vilja köpa ut tillgången. Enligt Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) ska ”anläggningstillgångar som innehas enligt ett finansiellt leasingavtal redovisas hos myndigheten som anläggningstillgång och förpliktelsen att i framtiden betala leasingavgifter som skuld”.

Operationell leasing

Ett leasingavtal som inte klassificeras som ett finansiellt avtal är ett operationellt leasingavtal. Operationell leasing kan också liknas vid en hyressituation. Vanligtvis är det ett tvåpartsförhål­lande mellan ett leasingbolag och KI. Leasingbolaget köper in eller äger utrustning som sedan hyrs ut till KI mot en avgift. Leasingbolaget står bland annat för service, underhåll och försäk­ringar. Ofta är avtalstiden kortare än utrustningens ekonomiska livslängd (sällan längre än 3 år).

Ett operationellt leasingavtal redovisas som kostnad på konto 5761. Rätt kostnadsbelastning över tiden innebär att periodisering görs på konto 5769. Detta gäller leasing där KI inte förbundit sig att hyra för mer än kortare tid och där uthyraren bär alla risker i form av att leasingobjektet blir omodernt eller oanvändbart. Kontraktstiden är vanligen mindre än 5 år.

Vid frågor om leasing kan du kontakta redovisningsenheten.

Avskrivningskostnader

Kostnaden för anläggningstillgångars värdeminskning redovisas i form av avskrivnings­kostnader i kontoklass 6. Vid KI används linjär avskrivning för tillgången under hela dess ekonomiska livslängd. Ytterligare förklaring om när och hur avskrivning sker, finns i kapitlet Anläggningstillgångar under avsnittet Avskrivningar.

Indirekta kostnader/full kostnadstäckning

I Avgiftsförordningens 5 § anges ”Om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås”. ESV (Ekonomistyrningsverket) förtyd­ligar det med att avgiftsnivån ska beräknas så att den långsiktiga självkostnaden täcks. Riktlinjer gällande full kostnadstäckning finns även i Regleringsbrevet.

I redovisningen innebär detta att alla intäkter och samtliga kostnader, såväl direkta som indirekta, ska redovisas på kostnadsbärarnivå/projekt.

En arbetsgrupp inom Sveriges Universitets- och Högskoleförbund (SUHF) har i samverkan med betydande finansiärer utarbetat en modell för kalkylering och redovisning av indirekta kostnader. Syftet är att på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidra till god intern styrning och kontroll. Modellen ska leda till rättvisande redovisning och kalkylering samt även medverka till bättre uppföljning av full kostnadstäckning vid universitets olika verksamheter.

I korthet innebär modellen att såväl externa medel som direkta statsanslag ska fördelas i sin helhet till kärnverksamheten. SUHF-modellen rekommenderar direkt lön som fördelningsbas, men då KI har flera anknutna och konsulter så har man valt att fördelningsbasen ska vara både direkt lön och driftkostnader. Stödverksamhet som finns på universitets- och institutionsnivå (de indirekta kostnaderna) finansieras genom debitering av kärnverksamheten i takt med att lön och driftkostnader genereras.

Vid KI budgeteras de universitetsgemensamma kostnaderna centralt och fördelas till institutionerna som en fast procentsats. Den fasta procentsatsen är beräknad på prognos av kommande års totala kostnader för lön och drift på KI med reducering för kostnader som inte ingår i modellen. Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet. Procentsatsen räknas fram centralt och fastställs av planeringsdirektören.

I detta kapitel redogörs närmare för vad som avses med kärnverksamhet och stödverksamhet, hur dessa definieras, beräknas och bokförs.

Direkta och indirekta kostnader

Med direkta kostnader avses normalt sådana kostnader som är entydigt knutna till ett enskilt projekt, till exempel lönekostnader för forskare i projektet och material som köpts för projektet.

Med indirekta kostnader avses sådana kostnader som inte kan hänföras till en viss vara eller viss tjänst, till exempel kostnader som är gemensamma för flera projekt, för en hel forskargrupp, för en institu­tion, för ett verksamhetsområde eller för hela universitetet. Exempel på indirekt kostnad är kostnader för administrativ chef, ekonomiavdelningen på förvaltningen och så vidare.

Indirekta kostnader (INDI)

Stödverksamheten

Stödverksamheten är alla gemensamma stödfunktioner som inte är direkt knutna till en eller ett fåtal kostnadsbärare. Stödverksamheten delas in i universitets- och institutions­gemensamma kostnader samt mellan grundutbildning och forskning på varje nivå.

Mer information om vad som definieras som stödverksamhet och hur indelningen sker.

Fördelning av universitetsgemensamma kostnader på institution

Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet.

Vid KI budgeteras de universitetsgemensamma kostnaderna centralt och fördelas till institutionerna som en fast procentsats. Den fasta procentsatsen är beräknad på prognos av kommande års totala kostnader för lön och drift på KI med reducering för kostnader som inte ingår. Procentsatsen är lika för alla institutioner.

Framtagande av institutionsgemensamma kostnader

Inför budgetarbetet ska institutionerna tänka igenom vilka av institutionens kostnader som är indirekta, det vill säga utgör stödverksamhet, och vilka som är direkta. I samband med budgetering för nytt år skickar Ekonomiavdelningen även ut anvisningar inför beräkning av kommande års INDI budget.

Stödverksamhet (indirekt kostnad) är således sådan verksamhet som gagnar hela institutionen, ofta institutionens centrala administration. Direkt kostnad är däremot kostnader som kan hänföras till en eller ett fåtal kostnadsbärare (projekt) och ska belasta denna/dessa kostnads­bärare. En sekreterare som till exempel arbetar för hela institutionen ingår i stödverksamheten (indirekt kostnad), men en sekreterare som arbetar hos en speciell forskare/forskargrupp ingår i kärnverksamheten och ska belasta en/fåtal kostnadsbärare.

Genom att sedan sätta de budgeterade kostnaderna för stödfunktionerna i relation till budgeten för kärnverksamheten så erhålls det procentuella påslag som ska användas för grundutbildning respektive forskning.

De totala indirekta kostnaderna

Genom att slå samman andelen indirekta kostnader för universitets-och institutionsgemensamma kostnader erhålls det slutgiltiga pålägget för grundutbildning respektive forskning vid varje institution, som ska användas vid ansökan av bidrag.

INDI-modellen innebär att det procentuella påslaget för institutions INDI kommer att skilja sig mellan institutionerna.

Sammanställning av procentsatserna INDI.

Utöver detta måste KI enligt regleringsbrevet göra en uppdelning på verksamhets­grenar, vilket förklarar varför verksamhetskoder finns upplagda i redovisningssystemet.

Eftersom det finns krav på en rättvisande verksamhetsredovisning bör fördel­ning av kostnader göras månadsvis.

Bokföring av indirekta kostnader

Varje månad efter bokslut gör ekonomiavdelningen en körning som visar vilka indirekta kostnader de direkta personal- och driftskostnaderna har genererat och belastar kärnverksamheten med dessa. De indirekta kostnaderna bokförs i två poster (universitets- och institutionsgemensamt) på varje projekt. Intäkten hamnar på institutionens stödverksamhet- fördelat på verksamhetskod 18 (stödverksamhet GU) respektive verksamhetskod 28 (stödverksamhet Fo/Fou). Därefter fördelas intäkterna till stödverksamhetens olika delar enligt budget.

Bokföringskonton INDI

Projektstruktur

Hur projektstrukturen för centrala projekt ser ut framgår av figurerna nedan. Egna projekt kan läggas upp i såväl kärn- som stödverksamhet så länge strukturen följs.