Ekonomihandboken: Kassa och bank
Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KI:s likviditetshantering.
Detta avser såväl obligatorisk lånefinansiering för investeringar hos Riksgälden (RGK) som det löpande penningflödet som hanteras via Danske Bank och Swedbank.
Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI:
- Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras.
- Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av regeringen).
- Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut.
- Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta och låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas.
- Likviditetsbudget och prognoser ska användas som stöd för totaloptimeringen.
- Banker upphandlade i statliga ramavtal ska i första hand användas för samtliga transaktioner. Institutionernas bankgirokonton töms dagligen mot ett räntebärande konto i RGK.
Räntekonto i Riksgälden
Räntekontot är endast tillgängligt för statliga myndigheter. Räntekontot i RGK fungerar som ett bankkonto med kredit. Betalningstransaktioner påverkar kontots saldo och på detta saldo räknas ränta per dag. KI erhåller ränta på innestående belopp och får betala ränta på den kredit som utnyttjats.
Både in- och utlåningsränta baseras på RGKs upplåningskostnad och motsvarar kostnaden för RGK:s kortaste upplåning. Räntan debiteras eller krediteras kvartalsvis.
Räntebasen är Riksbankens reporänta. Till räntebasen adderas ett antal räntepunkter från en korrigeringstabell för att justera snedeffekter till följd av den kvartalsvisa ränteberäkningen, eftersom reporäntan avser en period på en vecka. Räntebindningen är 1-7 dagar.
Utifrån vad som står i engagemangsbeskedet från RGK bokför ekonomiavdelningen upplupen ränta för institutionerna månatligen och krediterar eller debiterar den sedan kvartalsvis.
Bankgiro och bankkonton
Myndigheternas betalningar regleras i Förordning (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. En statlig myndighet ska enligt denna förordning vara ansluten till det koncernkontosystem som staten använder.
Inom betalningssystemet för staten är myndigheternas bankkonton anslutna i en speciell kontostruktur. Kontostrukturen är uppbyggd så att det mellan de olika nivåerna i systemet sker automatiska täckningar och tömningar mellan anslutna konton.
KI avropar följande banktjänster:
| Betalningsflöde | Bank | Typ av konto |
|---|---|---|
| Inrikes in- och utbetalningar | Swedbank | Institutionerna har egna bankgiron kopplade till egna bankkonton. |
| Utrikes in- och utbetalningar | Danske Bank | Institutionerna har egna bankkonton |
| Kortterminaler | Swedbank | De kortterminaler som finns ute på institution är kopplade till konton i Swedbank |
| Efterbetalda betalkort | ICA-banken | Finns endast på Universitetsförvaltningen |
| Swish | Swedbank | Swish Företag är kopplat till institutionens bankkonto |
| Betalkort | Eurocard | Mer information om betalkort |
Valutakonton
KI har fyra stycken valutakonton, i fyra olika valutor, i Danske Bank. Externa, i huvudsak utländska, bidragsgivare har möjlighet att göra sina inbetalningar till ett valutakonto i de fall institutionens egna bankkonton inte är lämpliga eller möjliga för förmedling av betalningen.
För EU-kontrakt inom sjätte och sjunde ramprogrammet samt NIH-kontrakt där KI är koordinator finns separata akronymer för varje kontrakt. Medel som inkommer på ett valutakonto och som ska transfereras vidare till andra parter i utländsk valuta, kvarstår på kontot tills dess utbetalning till slutlig mottagare är aktuell. Undantag från detta förfarande är ERC-medel som rekvireras från det särskilda valutakontot till institution vartefter som kostnader upparbetats. Vid vidareförmedling av medel från valutakonton finns särskilda betalningsuppdrag på UBW Webb under rubriken Formulär.
Nya konton får inte användas innan RGK har godkänt ansökan. All hantering med att öppna nya konton sköts av ekonomiavdelningen, som också bokför och stämmer av valutakonton. Om särskilt bankkonto önskas kontaktas redovisningsenheten.
Övriga betalningssätt
Alla betalningstransaktioner sker inte via bankgiro. Utländska leverantörer kan betala med check eller kräva ersättning via check. I samband med resor och konferenser är det inte säkert att faktura kan erhållas i tid, viss betalning måste ske i samband med registreringsanmälan på internet eller på plats osv. I de fall då direktöverföring till bankkonton inte kan ske rekommenderas att ett betalkort används istället, se vidare om betalkort längre ner i detta avsnitt.
Checkar/inbetalningskort
Det händer att kunder eller bidragsgivare använder check eller utbetalningsavi som betalningsmedel. Svenska inbetalningskort ska sändas in till Redovisningsenheten som löser in dem hos banken och sätter in pengarna på institutionens bankkonto.
En kopia ska alltid tas på checken som sparas till pengarna krediterats kontot. Kopian visar att checken existerat om något skulle hända i exempelvis postgången samt utgör då även ett bokföringsunderlag.
Utländska checkar kan institutionen själva skicka in för insättning. Fyll i Danske Banks följebrev som finns på deras hemsida och sänd in utifrån deras instruktioner till följande adress:
Danske Bank
Global Services Lithuania, GSL
3991 Foreign Cheques, 3rd floor
Saltoniskiu str. 7, Vilnius LT-08100
Lithuania
Swish
Vid bankbytet i april 2017 avvecklades alla handkassor på Karolinska Institutet för att minska kontanthanteringen på myndigheten. Idag erbjuder Swedbank istället Swish Företag som en lösning till Karolinska Institutet. För att beställa Swish till institutionen kontakta Redovisningsenheten.
Betalkort
Riksgälden (RGK) har slutit ramavtal för betalkort med SEB Kort och Eurocard. Ramavtalet gäller från och med den 1 september 2017 till och med den 31 augusti 2020, med option för Riksgälden att förlänga avtalet med ett år till och med den 31 augusti 2021. Tjänsterna under avtalet börjar levereras den 1 januari 2018, men myndigheterna har kunnat avropa avtalet sedan i september.
Karolinska Institutet har valt Eurocard som samarbetspartner och det avtalade faktureringssättet är e-faktura.
Korttjänsterna innefattar:
- Betalkort med personligt betalningsansvar
- Betalkort med myndighetens betalningsansvar
Det är prefekt eller administrativ chef på delegation som beslutar om betalkorten med personligt betalningsansvar. De har även det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande, att samtliga kostnader är vederbörligen verifierade med originalkvitton samt granskade av attestbehörig person.
När det gäller betalkorten med Karolinska Institutets betalningsansvar ska universitetsdirektören besluta om dessa.
Mer information om betalkort.