Ekonomihandboken: Anläggningstillgångar

I detta avsnitt redogörs för de olika anläggningstillgångar som redovisas på tillgångssidan i Balansräkningen (BR).

Det är verksamheten som ansvarar för att bedömningen av den anskaffade utrustningen klassificeras korrekt enligt de förordningar och riktlinjer som anges i avsnittet.

OBS! För en mer utförlig beskrivning av hur man går tillväga vid användningen av KI:s anläggningsmodul (AT) hänvisas till manualen för Anläggningsmodulen (AT), som finns på Medarbetarportalen/Stöd och Verktyg/Ekonomi/Manualer och vägledning.

Generella riktlinjer

Enligt förordning om myndigheters bokföring ska statliga myndigheter upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Anläggningsregistret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången. Registret ska omfatta tillgångar med ett anskaffningsvärde som motsvarar lägst det belopp som myndigheten tillämpar enligt föreskrifter och allmänna råd till Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Förbrukningsinventarier som anses vara stöldbegärliga ska också registreras i registret.

För att en tillgång ska redovisas i balansräkningen måste den uppfylla kraven för att klassas som en tillgång:

den ska ha införskaffats för stadigvarande bruk
ha en ekonomisk livslängd på minst tre år
ha ett anskaffningsvärde som överstiger 30 000 kr
Det ska även vara sannolikt att tillgången ska ge framtida ekonomiska fördelar eller vara en servicepotential för myndigheten.

Framtida ekonomiska fördelar är en tillgångs möjlighet att, ensam eller i förening med andra tillgångar, bidra både direkt eller indirekt till intäkter eller kostnadsbesparingar för en myndighet. Ett exempel kan vara inköp av en egen analysutrustning istället för att skicka proverna till ett utomstående företag för analys. I detta fallet uppkommer ekonomiska fördelar i form av kostnadsbesparingar och även tidsbesparingar.

En tillgångs servicepotential är dess kapacitet att, ensam eller i förening med andra tillgångar, bidra både direkt eller indirekt till att fastlagda mål uppnås. Statliga tillgångar syftar ofta inte till att ge ekonomiska fördelar utan nyttan med tillgångarna ligger snarare i de tjänster/service som produceras med hjälp av tillgången.

Materiella anläggningstillgångar - mindre värde eller kortare livslängd

I de allmänna råden till 5 kap 1 § FÅB finns det två förenklingsregler som innebär att anskaffningsutgiften inte behöver fördelas över de perioder som tillgången ska användas. Det gäller dels inköp av maskiner, inventarier m m av mindre värde, dels tillgångar med kort ekonomisk livslängd.

”Myndigheten får vid anskaffningstillfället redovisa maskiner, inventarier m m av mindre värde som kostnad. Gränsen för mindre värde bör sättas med utgångspunkt i ett anskaffningsvärde exklusive mervärdesskatt som understiger ett halvt prisbasbelopp”.

”Myndigheten får vid anskaffningstillfället redovisa maskiner, inventarier m m som kan antas ha en ekonomisk livslängd understigande tre år som kostnad. En förutsättning för denna tillämpning är att kostnadsfördelningen över tid inte påverkas väsentligt.

KI har fastställt gränsen för mindre värde till ett anskaffningsvärde under 30 000 med motiveringen att verksamheten anskaffar relativt dyrbar utrustning.

Det innebär att maskiner och inventarier som uppfyller ovanstående villkor ska kostnadsföras direkt i kontogrupp 561*, som förbrukningsinventarie eller kortidsinvestering beroende på om den ekonomiska livslängden är under 1 år eller mellan 1 och 3 år. Se vidare kontobeskrivning i kontoplanen för vilket konto som ska väljas för anskaffningsutgiften.

Materiella anläggningstillgångar

Materiella anläggningstillgångar delas upp på flera poster i balansräkningen och kan bland annat bestå av:

Maskiner, inventarier, installationer mm.
Pågående nyanläggningar

Anskaffningsvärdet utgörs av inköpspriset (exkl. eventuella rabatter och kundförluster), som är direkt hänförbara kostnader för att få tillgången på plats och kunna användas i enlighet med anskaffnings syfte. Exempel på sådana kostnader kan vara:

iordningsställande av plats eller område för installation av anläggningen
leverans och hantering
installation
konsulttjänster och kostnader för egen personal
nedmontering och bortforsling av tillgången samt återställande av plats om det gjorts någon planerad avsättning i balansräkningen (BR)

OBS! Däremot ska inte efterföljande kostnader som avser anläggningen, exempelvis ordinarie service och underhåll, ingå.

Grundprincipen är att varje enskild tillgång ska värderas för sig, dock följs principen om likartade tillgångar eller ett naturligt samband (även kallat fungerande enhet). Det innebär att större anskaffningar av dessa tillgångar redovisas som en anläggningstillgång i de fall de överstiger beloppsgränsen om 30 000 kr även om respektive tillgång är av mindre värde.

Exempel på en likartad tillgång kan vara en större anskaffning av datorer och exempel på ett naturligt samband kan vara ett möblerat konferensrum (bord, stolar, hyllor osv) eller en dator med aktuella tillbehör (bildskärm, tangentbord och hårddisk). Vid nyinredning av laboratorie- och kontorsutrymmen eller motsvarande betraktas investeringen som en helhet.

Tilläggsinvestering på anläggningstillgång

Ibland kan tilläggsinvesteringar behöva göras för befintliga anläggningar där beloppsgränsen är minst 30 000 kr, som för en nyanskaffning. Tillägget kan avse inköp av en viss utrustningsdel/funktion eller något som förbättrar anläggningens prestanda. Ett tillägg ska aktiveras till den befintliga anläggningen om tillägget görs i nära anslutning till anläggningens ursprungliga anskaffningsdatum.

Om en tilläggsinvestering uppstår senare under pågående avskrivningsperiod för den befintliga anläggningen måste en bedömning göras om det ska aktiveras som en ny anläggning eller som ett tillägg, eftersom det uppstår olika avskrivningstider och belopp beroende på vad man väljer. Om det är en väsentlig påverkan av kostnadsbilden för KI ska den registreras som en ny anläggning istället för ett tillägg på befintlig anläggning.

Utrustning som regelbundet måste bytas ut p g a verksamhetens art eller utvecklingstakt och som inte förbättrar någon prestanda kostnadsförs direkt.

Pågående nyanläggningar

I kontogrupp 127*, Pågående nyanläggningar, finns uppsamlingskonton för anläggningar som ej är aktiverade ännu och som är anskaffade under året eller föregående år. Om en anläggning kommer att bestå av flertalet leverantörsfakturor, som inkommer under olika tidpunkter under året eller från föregående år, måste samtliga fakturor ha inkommit till KI innan en aktivering kan göras.

För kontogrupp 127* gäller en uppdelning i bedömd ekonomisk livslängd på 3 år, 5 år och 10 år. Vid aktivering av anläggningstillgången i kontoklass 12* görs ingen uppdelning i ekonomisk livslängd. För fakturor som inkommer under året aktiveras anläggningen från pågående genom att fakturorna bokas om från konto 1271* till konto 1291. Om fakturorna i stället legat kvar över ett årsskifte så bokas de om från konto 12741, 1242 eller 12743.

Aktivering sker när anläggning kan tas i bruk enligt den aktiveringsrutin som finns beskriven i manualen för Anläggningsmodulen (AT).

Konst

Konstföremål, som exempelvis tavlor och skulpturer, ska inte skrivas av då konst inte påverkas av någon värdeminskning. Konst redovisas därför med särskild anläggningsgrupp 99 och på konto 1260.

Detta gäller även konst från Statens konstråd, som bokar bort den konst som överlämnas till myndigheterna för tillgångsbokföring. Därmed finns tillgången kvar inom staten med den skillnaden att den bytt myndighet.

Förbättringsutgift på annan fastighet

OBS! Innan beslut tas om kostnaden är en förbättringsutgift ska en blankett ”Förbättringsutgifter” skickas till Fastighetsavdelningen vid Universitetsförvaltningen för bedömning. Blanketten finns på Internwebben och skickas ifylld till följande e-postadress: ekonomi-ui@uf.ki.se

Av årsredovisningens redovisningsprinciper framgår att förbättringsutgift i annans fastighet hanteras som direkt kostnad när beloppet uppgår till max 500 tkr. Investeringar som överstiger detta belopp klassas därmed som förbättringsutgift. Nedan följer vad som kan klassas som en förbättringsutgift:

Reparations-och underhållskostnader
Reparations och underhållskostnader som uppgår till väsentliga belopp skall aktiveras som förbättringsutgifter på annans fastighet.
Inventarier och installationer i annans fastighet
Inventarier och installationer i annans fastighet som inte planeras att ta med vid eventuell avflyttning, Exempelvis datanät, lås och liknande som blir en del av fastigheten.
Ny-till och ombyggnationer
Ny-till och ombyggnationer som har ett bestående värde (höjning av fastighetens värde) för verksamheten och en förväntad nyttjanderättsperiod på lägst tre år. Ombyggnationer är åtgärder som väsentligt förändrar byggnadens skick, ex. utbyte av bärande byggnadsdelar som grund, ytterväggar, bjälklag, trappstomme, undergolv samt bärande mellanväggar.

Immateriella anläggningstillgångar

Immateriella anläggningstillgångar delas upp på olika poster och de kan bestå av:

programvaror
licenser för programvaror
patent, koncessioner och liknande rättigheter
modeller och prototyper
egenutvecklade IT-system

Anskaffningsvärdet för en internt upparbetad immateriell tillgång är summan av de kostnader som uppkommit från den tidpunkt då tillgången uppfyller alla kriterier för aktivering, se figur 1.1 nedan. Med aktivering menas att man omför dessa kostnader och redovisar dem som en tillgång i balansräkning och avskrivning påbörjas. Eventuella rabatter på fakturabeloppen ska inte räknas in då anskaffningsvärdet fastställs.

Enligt FÅB ska utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år tas upp som immateriell anläggningstillgång. Utgifter för forskning får emellertid inte tas upp som anläggningstillgång.

Med utveckling avses att tillämpa forskningsresultat eller annan kunskap för att åstadkomma nya eller väsentligt förbättrade system, processer, material, konstruktioner, produkter eller tjänster innan produktion eller användning påbörjas. Med forskning avses istället ett planerat och systematiskt sökande som kan ge ny vetenskaplig eller teknisk kunskap och insikt.

OBS! Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från forskning anser man att utgifterna hör till forskning och de kostnadsförs därmed när de uppkommer.

I enlighet med ESVs föreskrifter ska utgifter för utveckling tas upp som immateriell anläggningstillgång om myndigheten kan visa att samtliga nedanstående förhållanden föreligger:

Det är tekniskt möjligt att färdigställa den immateriella anläggningstillgången så att den kan användas
Myndighetens avsikt är att färdigställa den immateriella anläggningstillgången och använda den
Myndigheten har som förutsättning att använda den immateriella anläggningstillgången
Den immateriella anläggningstillgången medför att de framtida ekonomiska fördelarna eller servicepotentialen för myndigheten sannolikt ökar och att detta kan påvisas med hög grad av säkerhet
Det finns nödvändiga och användbara tekniska, finansiella och andra resurser för att fullfölja utvecklingen och för att använda den immateriella anläggningstillgången
Myndigheten kan på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som kan hänföras till den immateriella anläggningstillgången.

De utgifter för utveckling som myndigheten har innan alla ovan nämnda förhållanden är uppfyllda ingår inte i anskaffningsvärdet.

Bedömningen, som görs i flera steg för att avgöra utgifterna för utveckling eller förvärvade licenser, rättigheter m.m. ska redovisas som immateriella anläggningstillgångar, beskrivs i figur 1.1 nedan.

^{Figur 1.1 Beslutsträd för aktivering då samtliga villkor är uppfyllda}

I redovisningen delas immateriella tillgångar upp i Utvecklingsarbeten, kontogrupp 101*, och Rättigheter och licenser, kontogrupp 103*. Utvecklingsarbeten som t ex KIMKAT finns främst på KIs centrala avdelningar och därför finns inte kontogrupp 101* öppen för institutionerna i UBW.

Innan en tillgång av detta slag utvecklas ska kontakt tas med Redovisning &Controlling genom att skicka in ett ärende till redovisning@ki.se .

För immateriella anläggningstillgångar gäller som huvudregel att den ekonomiska livslängden är högst 5 år. En immateriell anläggningstillgång ska därmed enligt FÅB skrivas av med minst en femtedel per år.

Patent

I Sverige förfogar alla högskole- och universitetsanställda själva över rättigheterna till sina uppfinningar och forskningsresultat enligt lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar. Detta kallas lärarundantaget men gäller alltså inte enbart lärare. Om inget annat har avtalats, t ex med en extern part, innebär det att forskaren själv förfogar över sina resultat och idéer. Det betyder att kostnaderna för exempelvis patent bekostas av forskarens egna företag eller av forskaren privat. För mer information eller rådgivning kring patent tas kontakt med Innovationskontoret eller Karolinska Institutet Innovations AB (KIAB).

Anläggnings- och inventarieregister

Anläggnings- och inventarienummer anges med automatik i samband med att anläggningen aktiveras via EFH-faktura eller när inventarien registreras i anläggningsregistret, se vidare i manualen för AT-modulen, som finns på Medarbetarportalen/Stöd och Verktyg/ Ekonomi/ Manualer och vägledning. OBS! Obligatorisk inventeringsinformation för spårbarhet t ex serienummer, plats eller ansvarig person anges i flik 1 i anläggningsregistret. Det finns inga krav på att märka upp inventarien med aktuellt nummer utan det avgör institutionen själv.

En inventarie kopplas endast till anläggningsgrupp 1000 medan det för en anläggning måste väljas korrekt anläggningsgrupp utifrån anläggningstyp, livslängd och finansiering. För mer information om vad som är avgörande vid bedömning av avskrivningstid, se avsnitt om Avskrivningar. För byte av projekt och anläggningsgrupp måste ärende skickas till redovisning@ki.se då dessa ändringar endast görs av Redovisning&Controlling.

Stöldbegärliga tillgångar

Karolinska Institutet är enligt Förordningen om myndigheters bokföring skyldig att i inventarieregistret registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar. De anskaffningar som redovisas som i kontogrupp 561*, Korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier, kan vara stöldbegärliga.

Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde under 30 000 kr ska alltid ses som stöldbegärliga och tas in i inventarieregistret:

Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangetbord mm)
Smartphones
Surf- och läsplattor
Övrigt såsom digitala kameror, projektorer och liknande

Anläggningsgrupper

Anläggningsgrupperna är uppbyggda enligt nedan och aktiveras mot konto 1211, årets anskaffning, oavsett vilken ekonomisk livslängd anläggningen har, eftersom anläggningsgruppen anger den.

Exempel på anläggningsgrupper
Exempel på anläggningsgrupper
13E Datautrustning (3år)
13L Datautrustning (3år), lån
24E Kontorsmaskiner (5år)
24L Kontorsmaskiner (5år), lån
32E Inredning, förvaring (10år)
32L Inredning, förvaring (10år), lån

^{Figur 1.2}

Första positionen (siffra): Siffra 1-3 anger avskrivningstid för de materiella anläggningstillgångarna. För övriga anläggningstillgångar används 6, 7 eller 9 som första siffra.

Avskrivningstider
Första siffran	Avskrivningstid	Beskrivning
1	3år	Materiella anläggningstillgångar
2	5år	Materiella anläggningstillgångar
3	10år	Materiella anläggningstillgångar
6	5 år	Immateriella anläggningstillgångar
7	3-10 år	Förbättringsutgifter på annans fastighet
9	Ingen	Konst

^{Figur 1.3}

Andra positionen (siffra): Anger vad det är för sorts anläggning där alla typer av anläggningar inte finns i kombination med första siffran. Det finns t ex ingen grupp för 10-årig datautrustning, eftersom den ekonomiska livslängden inte bedöms förekomma. Detta gäller materiella anläggningar med första position 1-3 som beskrivs ovan.

Anläggingstyper
Andra siffran	Anläggningstyp
1	Fasta anläggningar och installationer
2	Inredning och förvaring
3	Datautrustning
4	Kontorsmaskiner
5	Nätverk
6	Transportmedel
7	Laboratorieutrustning
9	Övrigt

_{Figur 1.4}

Tredje positionen (bokstav): Anger om en anläggning ska lånefinansieras eller om den är helt finansierad av externa medel, se avsnitt om Lånefinansiering.

L motsvarar lånefinansierad (verksamhet 1* eller 2*)
E motsvarar inte lånefinansierad/Externa medel

Dessutom finns anläggningsgrupp 1000 för stöldbegärliga inventarier, se inledande information ovan.

Avskrivningar

Enligt FÅB ska anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd skrivas av systematiskt över sin livslängd.

Med ekonomisk livslängd avses, enligt ESVs föreskrifter, den tidsperiod som en investering är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffades för. Faktorer som påverkar bedömningen av hur lång den ekonomiska livslängden förväntas bli är dels den tekniska utvecklingen, dels den belastning objektet utsätts för och som medför slitage och underhållskostnader. Enligt ESVs allmänna råd använder KI endast linjär och månatlig avskrivning, som innebär att en lika stor andel av anskaffningsvärdet skrivs av varje år. Avskrivningstider för maskiner, inventarier, installationer m m tillämpas enligt beräknad livslängd på tre, fem eller tio år.

Avskrivning startar fr.o.m. den tidpunkt (månad) då tillgången tas i bruk för avsedd verksamhet. Om anläggningen kan tas i bruk i period 201011 sker den första avskrivningen i period 201011. Om tillgången utgörs av delar som levereras separat ska avskrivningarna påbörjas i samband med delleverans om tillgången då kan användas i verksamheten. I UBW används linjär avskrivning för upplagda anläggningsgrupper i UBW och avskrivningstiden styrs utifrån anläggningsgruppen.

Vid redovisning av tillgångar är medlen kassamässigt förbrukade på projekten, men värderingsmässigt ska medel finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningskostnader, se figur 1.5. Om en anläggning med en livslängd på fem år köps in och finansieras med projektmedel som beviljats för kortare tid, gäller trots allt att avskrivningstiden ska vara fem år. Medel ska finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. En utrustning som inte längre behövs i verksamheten eller har blivit oanvändbar, får säljas alternativt utrangeras. KI ska emellertid vara restriktiv med försäljning - det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar, se även avsnitt om Utrangering och försäljning av anläggningstillgångar.

Avskrivningskostnad-custom Foto: N/A

Fig. 1.5

I anläggningsmodulen går det endast att aktivera en anläggning på ett projekt men den kan delfinansieras genom att använda sig av en avskrivningsfördelningsfunktion i AT-modulen.

Exempelvis kan fler institutioner gemensamt ansöka om ett extern bidrag. Bidraget går då vanligtvis till den institution där huvudsökanden finns. För att delfinansiera avskrivningskostnaden så behöver inte de två andra institutionerna rekvirera sin del av bidraget för att finansiera deras avskrivningskostnader. Istället ser ägande institution till att fylla i blanketten ”Kostnadsfördelning av anläggning” och skicka till berörda institutioner som får fylla i aktuella projekt som ska belastas, blanketten finns på Medarbetarportalen och skickas in till redovisning@ki.se. För mer information se även handledning för AT-modulen, som finns på Medarbetarportalen/Stöd och Verktyg/Ekonomi/Manualer och vägledning.

I de fall en anläggning delas mellan KI och en extern part är det endast en part som registrerar anläggningen i sitt anläggningsregister. I detta fall är det viktigt att ha upphandlingsreglerna i åtanke, om det är den externa partens upphandlade leverantör som används men vi som äger och betalar anläggningen kan det bli problem, kontakta upphandlingsavdelningen för mer information kring vad som gäller. Fördelning av kostnaden sker genom att den som har registrerat anläggningen fakturerar den andra parten för del av avskrivningskostnaden.

Innan en överenskommelse träffas bör samtliga kostnader som är förenade med verksamheten beräknas. Avskrivningskostnaden ska täckas, men hänsyn ska även tas till andra relevanta kostnader om sådana förekommer. Vilket det slutgiltiga priset blir avgörs i en förhandling mellan parterna.

Om t ex Karolinska Universitetssjukhuset (KS) har en anläggning registrerad, som även används av en institution vid KI, ska KS fakturera KI del av avskrivningskostnad inklusive eventuella tilläggskostnader. Vid KI redovisas kostnaden på konto 5761, Korttidshyra/leasing, maskiner, inventarier m m.

I de fall där anläggningen är registrerad vid KI, men anläggningen även används av t ex en forskargrupp vid KTH ska KI fakturera KTH kvartalsvis i efterskott och redovisa intäkten på konto 3441, Intäkter av övriga ersättningar, statliga. Om den externa parten är icke-statlig används konto 3443, Intäkter av övriga ersättningar, utomstatliga och fakturering sker med moms.

Avskrivningarna utförs centralt vid månadsboksluten senast den sista dagen innan periodstängning. Vid frågor angående avskrivningar kontakta Redovisning&Controlling via redovisning@ki.se

Lånefinansiering

Enligt Kapitalförsörjningsförordningen ska anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet i huvudsak vara finansierade med lån i Riksgälden (RGK). Universitet och högskolor medges emellertid undantag, som innebär att anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet helt eller delvis kan finansieras med bidrag från icke-statlig givare. Detta gäller även för bidrag från statliga bidragsgivare under förutsättning att bidraget har tilldelats för ändamålet. OBS! Medel från EU, NIH och Nordiska ministerrådet räknas inte som statliga i detta sammanhang. EU-och NIH-bidrag får dessutom inte användas till investeringar om det inte tydligt anges i kontraktet.

Det innebär att anläggningar som helt eller delvis finansieras av statliga medel tillsvidare bokförs som lånefinansierade anläggningar i anläggningsgrupp L. Anläggningar som däremot helt och hållet finansieras av externa bidrag eller av särskilda investerings- eller utrustningsbidrag ska inte lånefinansieras. OBS! Detta gäller även om det särskilda investerings- eller utrustningsbidraget kommer från ett statligt råd, t ex Vetenskapsrådet (VR).

Låneverksamheten gentemot RGK administreras av Ekonomiavdelningen (EA) och institutionerna ska därmed inte ansöka om lån. Lånemodellen bygger på att ett s.k. avistalån tas upp i Riksgälden (RGK) utifrån tillgångens bokförda värde med en rörlig repo-baserad ränta.

Lån i RGK tas upp vid tre tillfällen per år, i maj, september och december. För att EA ska kunna avgöra storleken på lånet är det viktigt att institutionerna bokför de anläggningstillgångar som ska lånefinansieras i anläggningsgrupp L, se tidigare avsnitt.

Vid KI är lånefinansiering i RGK avgiftsfri för institutionen. Det innebär att institutionens kostnad för lånet ger en minskad ränteintäkt på räntekontot för den del av räntan som är associerad med betalningen av de lånefinansierade anläggningarna.

Inventering av anläggning/inventarie

Anläggningsregistret utgör ett tvingande led i hanteringen av anläggningstillgångar eller stöldbegärliga inventarier där det uppdateras då en anläggning aktiveras från aktuell EFH-faktura eller huvudboksbokning alternativt då en inventarie registreras.

För att säkerställa att samtliga anläggningar och stöldbegärliga inventarier, som finns i anläggningsregistret är korrekt ska en fysisk inventering ske enligt en rullande inventeringsrutin med ett treårsintervall för de olika campusen, se beslut om förändrad inventeringsfrekvens på KI dnr 1-709/2018. Till detta beslut bestämdes att inventeringsordningen för de tre campusen är Campus Syd, Campus Solna samt Campus Nord där Campus Syd är först att inventera år 2019.

Inventeringen går ut på att identifiera och säkerställa vilka anläggningar och inventerarier som finns på KI. Inför varje inventeringsår för aktuellt campus skickas en excefil ut av EA med inventeringsinformation om inventeringsförrättare, inventeringsansvarig, inventeringslistor och dess dokumentation samt undertecknande av inventeringsintyg. Inventeringsplanen ska vara färdigställd 30 juni och genomförd senast 31 oktober aktuellt år. Inventeringsunderlaget är räkenskapsmaterial och ska attesteras av prefekt eller administrativ chef före arkivering.

Nytt från och med 2023 är att inventering av inventarier har lyfts ut och behandlas nu i en separat årlig process av samtliga institutioner med deadline 30 juni. Redovisning och Controlling skickar ut info och instruktioner i Q1, ingen återkoppling krävs när institutionen är klar. Tanken med förändringen är att avlasta den stora inventeringen. Eftersom inventarierna redan har kostnadsförts så är de redovisningsmässiga riskerna mindre jämfört med inventeringen av anläggningstillgångar. Inte samma ansträngning krävs och därför är det bättre att inte blanda ihop processerna.

Flytt av anläggning och inventarie

Ibland behöver anläggningar flyttas till andra projekt inom institutionen eller mellan institutioner. Anläggningen kan också ha registrerats fel och behöver då rättas.

Vid överföring av anläggningstillgångar inom institutionen måste projektet ändras så att kommande avskrivningar belastar rätt projekt. Aktuellt restvärde flyttas då medan historiska avskrivningar ligger kvar på det gamla projektet. Man bör vara uppmärksam på om det nya projektet är finansierat av andra medel, t ex om byte sker från ett externfinansierat till ett statligt finansierat projekt. I dessa fall ska även anläggningsgruppen ändras.

Vid ändring av anläggningsgrupp/avskrivningstid flyttas aktuellt restvärde samt att historiska avskrivningar grupperas om till det nya projektet. Justering av avskrivningstiden görs också i anläggningsregistret.

Om en anläggning behöver byta anläggningsgrupp, ändra avskrivningstid eller byta projekt kontaktas redovisning@ki.se .

Nedskrivning av en anläggning

Om en anläggning har ett väsentligt lägre värde än det bokförda och nedgången antas vara bestående ska tillgången skrivas ned till det uppskattade värdet. Detta kan vara aktuellt om tillgångens användning upphör eller används till annat ändamål än som ursprungligen planerats.

Det kan även vara aktuellt om en tillgång under uppförande inte ska färdigställas eller om den fått en fysisk skada som medför att den inte har samma prestanda. Kontakta redovisning@ki.se om det blir aktuellt.

Utrangering/försäljning av anläggning och inventarier

Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller som har blivit oanvändbar, är det tillåtet att sälja/utrangera anläggningen enligt förordning (1996:1191). En anläggning som ex. kontorsmaskin, laboratorieutrustning eller annan anläggningsförd utrustning ska påvisas att utrustningen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Detta innebär att säljande institution måste undersöka ifall någon annan institution inom KI har användning av anläggningen innan ev. försäljning kan ske. KI ska trots detta vara mycket restriktiv med försäljning av anläggningar till en extern part.

I frågan om inventarier så tillåter KI ingen försäljning av utrustning så som exempelvis dator, telefon och surf/läsplattor. KI avstår även från donationer av utrustning till extern part, detta eftersom KI inte kan säkerställa hur utrustningen kommer att användas.

Vid försäljning av en anläggningstillgång måste ett marknadsmässigt pris uppskattas, genom att kontrollera vad en liknande begagnad utrustning kostar i anskaffning och använda det som ett riktmärke för försäljningspriset. Försäljningen måste ske utifrån affärsmässiga grunder dvs. att den administrativa enheten för respektive institution beslutar ett andrahandsvärde för anläggningen och köparen får inte vara delaktig i prissättningen. Tillvägagångsättet för prissättningen måste dokumenteras och bifogas till verifikationen för bokningen. Som vägledning ska följande frågor utgöra underlag för dokumentationen.

Hur har institutionen säkerställt att andra institutioner har tagit del av information om försäljningen?
Hur har försäljningspriset fastställts, vilka andrahandsmarknader har kontrollerats?
Vem besvarar ovanstående frågor och vilken enhet tillhör du?

KI är inte skatteskyldig för omsättningen och någon moms ska därför inte läggas på priset. Vid försäljning till personal ska regler om skattepliktiga förmåner beaktas. Om anläggningen säljs till ett pris under marknadsvärdet räknas den som en förmån för den anställde från första kronan. Vid bedömning av priset bör även moms ingå eftersom den anställde troligen skulle ha betalat moms om anläggningen köpts på egen hand. KI ska däremot inte redovisa eller betala någon moms.

Utrangering och ev. försäljning aktiveras av institutionen och bokförs av EA. För mer information se vidare i handledning för AT-modulen, som finns på Medarbetarportalen/Stöd och Verktyg/Ekonomi/Manualer och vägledning.

Finansiella tillgångar

Finansiella tillgångar kan antingen klassificeras som anläggningstillgångar eller som omsättningstillgångar. Avgörande för om de klassas som en omsättningstillgång eller anläggningstillgång är avsikten med innehavet. Vid Karolinska Institutet (KI) klassificeras finansiella tillgångar som anläggningstillgångar då syftet med innehavet inte är att bedriva handel. Det är viktigt att ha kontroll över de finansiella anläggningstillgångarnas anskaffningsvärde för att vid försäljning kunna beräkna resultatet samt för att kunna värdera dem vid årets slut.

Som finansiella anläggningstillgångar vid KI redovisas;

Aktier och andelar i dotter- och intresseföretag
Andra långfristiga värdepappersinnehav

Finansiella anläggningstillgångar redovisas i kontogrupp 13, Finansiella anläggningstillgångar, utlåning. På samma sätt som vid redovisning av materiella anläggningstillgångar ska den ingående balansen registreras så att det ackumulerade värdet, årets anskaffningsutgifter, årets avskrivningar, årets utdelning etc. förs till det konto inom varje grupp som avslutas med siffran 0;

1310 Aktier och andelar i dotterföretag (KI-Holding)
1330 Svenska aktier och andelar, ack värde
1350 Svenska obl. och andra v-papper, ack värde

Den ackumulerade värderegleringen förs till konto 1339 (Värdereglering aktier och andelar).

Finansiella anläggningstillgångar redovisas enbart vid KIs centrala ekonomiavdelning (EA) och inte vid institutionerna.