Ekonomi på CLINTEC

Här hittar du - som är anställd eller anknuten hos oss - information och rutiner kring vanligt förekommande ekonomirelaterade frågor på CLINTEC.

Fullständig information kring ekonomi och inköp, fakturahantering etc. hittar du på de centrala sidorna här på Medarbetarportalen.

Kontakta ekonomiteamet

ekonomi@clintec.ki.se

Muhammed Basoda

Ekonomihandläggare

Toan Le

Ekonomichef
08-524 852 92

Anläggningar och inventarier

Vid inköp av anläggningar som överstiger 30 000 kr eller datorer och stöldbegärliga inventarier ska blanketten inventarieregister fyllas i och bifogas fakturan.

Exempel på stöldbegärliga inventarier:

  • Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm)
  • Smartphones
  • Surf- och läsplattor
  • Övrigt som anses vara begärligt (digitala kameror, projektorer mm)

Avtal

Process för ekonomiska avtal vid CLINTEC

Processbeskrivning ekonomiska avtal CLINTEC
Processbeskrivning ekonomiska avtal CLINTEC

OBS! Avtal ska vara undertecknade av enhetschef innan prefektens påskrift.

Notera att helt nya förslag till samarbetsavtal eller finansieringsavtal skall gå via KI:s jurister. Forskaren kan skicka avtalsförslaget till avtal@ki.se med en kopia till Pille Ann Härmat, administrativ chef.

Bidrag och rekvisitioner

Ansökan och beslut skickas till registrator-syd@ki.se för diarieföring. Efter diariefört, skicka diarienummer samt beslutet till ekonomi@clintec.ki.se för information.

Kontakta ekonomiteamet vid rekvirering av bidrag.

EFH - Leverantörsfakturor

EFH-Handboken på Medarbetarportalen

Fakturaadress

Karolinska Institutet
Fakturor
Ref: [ZZ-kod]
Box 23 109
104 35 Stockholm

  1. Det måste finnas en referens som styr fakturan till godkännaren [ZZH9XXXXXX]
  2. Att det är 30 dagars betalningsvillkor
  3. Att leverantören innehar F-skatt
  4. Beställning från annat EU-land. Beställaren ska be leverantören att skriva KIs VAT nr på fakturan. Momsregistrerings nr (VAT nr) SE202100297301

Tänk alltid på att

  • Underlag i form av syfte, vem som gjort vad etc, bifogas som dokumentfil.
  • Representationskostnader, agenda, program eller dylikt, deltagarlista, namn, organisationstillhörighet.
  • Bifoga externa gästers inbjudan + program.
  • Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr/år.
  • Avtal över 100 000 kr/år ska attesteras av prefekt.
  • Bifoga dokument som styrker avsteg samt direktupphandlingen.
  • Parkera debetfakturan i väntan på en kredit. Hänvisa till debetfakturan så att de kan matchas.

Etikansökan

Etikansökan skickas till registrator-syd@ki.se för diarieföring.

Etikansökningar görs på Etikprövningsnämndens hemsida. Ett mejl genereras tillbaka till personen som skickat in ansökan med bl.a. betalningsuppgifter samt ett OCR nummer. För att betala avgiften, vidarebefordra mejlet tillsammans med ett projektnummer för kostnaden till ekonomi@clintec.ki.se 

EU projekt

Administrationen av institutionens EU projekt sköts av Grants Management Office.

INDI

Vid kalkylering och redovisning av indirekta kostnader tillämpar KI en modell som Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) har utarbetat tillsammans med representanter för finansiärer.

På CLINTEC tillämpas följande procentsatser (2022):

  • Forskning 23,6 %
  • Grundutbildning 51,8 %

Inköp och upphandling

Till Medarbetarportalen - Inköp och upphandling

Varor och tjänster som finns upphandlade av våra avtalspartners finns i Avtalskatalogen.

Kundfakturor

Tänk på att

  • Det ska alltid vara full kostnadstäckning.
  • Rätt adress och referens till kund finns angivet
  • Kundens VAT-nummer vid annat EU land finns angivet
  • Underlag eller motsvarande finns bifogat

Fakturaunderlag

Övrigt - ofta efterfrågade nummer

  • KIs organisationsnummer: 202100-2973
  • VAT-nummer: SE202100297301
  • Inbetalningar CLINTEC inrikes:                    
    • Kundfaktura och rekvisition : BG 5217-0198 (OCR-nummer obligatorisk, kontakta ekonomiteamet).
    • Övriga betalningar: BG 5321-9416 (sista alternativet, tydlig referens obligatoriskt)
  • Inbetalningar CLINTEC Swish: 123 031 7032
  • Inbetalningar CLINTEC utrikes: Danske bank, kontonr: 1281-01-17993.
  • IBAN: SE19 1200 0000 0128 1011 7993. SWIFT/BIC: DABASESX