Ekonomi på CLINTEC

Här hittar du - som är anställd eller anknuten hos oss - information och rutiner kring vanligt förekommande ekonomirelaterade frågor på CLINTEC.

Fullständig information kring ekonomi och inköp, fakturahantering etc. hittar du på de centrala sidorna här på Medarbetarportalen.

Kontakta ekonomiteamet

ekonomi@clintec.ki.se

Toan Le

Ekonomichef
852485292

EU-handläggare

Frida Olsson

Handläggare
852483714

Anläggningar och inventarier

  • Vid inköp av anläggningar som överstiger 30 000 kr ska blankett ”Inventarieregister” fyllas i och bifogas med fakturan.
  • Datorer och stöldbegärliga inventarier som understiger 30 000 kr ska godkännas/hanteras i UBW med ifyllt kommentarsfält på användares fullständiga namn. 

Du hittar blanketten "Inventarieregister" samt en lathund för utdrag av rapport gällande datorer och stöldbegärliga inventarier som understiger 30 000 kr i Teams - CLINTEC Admins under ekonomirelaterat.

Exempel på stöldbegärliga inventarier:

  • Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm)
  • Smartphones
  • Surf- och läsplattor
  • Övrigt som anses vara begärligt (digitala kameror, projektorer mm)

Avtal

Process för ekonomiska avtal vid CLINTEC

Processbeskrivning ekonomiska avtal CLINTEC
Processbeskrivning ekonomiska avtal CLINTEC

OBS! Avtal ska vara undertecknade av enhetschef innan prefektens påskrift.

Notera att helt nya förslag till samarbetsavtal eller finansieringsavtal skall gå via KI:s jurister. Forskaren kan skicka avtalsförslaget till avtal@ki.se med en kopia till Pille Ann Härmat, administrativ chef.

Bidrag och rekvisitioner

Ansökan och beslut skickas till registrator-syd@ki.se för diarieföring. Efter diariefört, skicka diarienummer samt beslutet till ekonomi@clintec.ki.se för information.

Kontakta ekonomiteamet vid rekvirering av bidrag.

Fakturahantering

Leverantörsfakturor

Fakturahantering (EFH)

  • Det måste finnas en referens som styr fakturan till godkännaren [ZZH9XXXXXX]
  • Att det är 30 dagars betalningsvillkor
  • Att leverantören innehar F-skatt
  • Beställning från annat EU-land. Beställaren ska be leverantören att skriva KI:s VAT nr på fakturan. Momsregistrerings nr (VAT nr) SE202100297301

Tänk på att

  • Bifoga underlag i form av syfte, vem som gjort vad etc.
  • Representationskostnader. Agenda, program eller dylikt, deltagarlista, namn, organisationstillhörighet.
  • Bifoga externa gästers inbjudan + program.
  • Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr/år (avtal över 100 000 kr/år ska attesteras av prefekt).
  • Bifoga dokument som styrker avsteg samt direktupphandlingen.
  • Parkera debetfakturan i väntan på en kredit. Hänvisa till debetfakturan så att de kan matchas.

Kundfakturor

Kundfakturering

Tänk på att

  • Det ska alltid vara full kostnadstäckning.
  • Rätt adress och referens till kund finns angivet
  • Kundens VAT-nummer vid annat EU land finns angivet
  • Underlag eller motsvarande finns bifogat

Fakturaadress

Karolinska Institutet
Fakturor
Ref: [ZZ-kod]
Box 23 109
104 35 Stockholm

Etikansökan

Etikansökan skickas till registrator-syd@ki.se för diarieföring.

Etikansökningar görs på Etikprövningsnämndens hemsida. Ett mejl genereras tillbaka till personen som skickat in ansökan med bl.a. betalningsuppgifter samt ett OCR nummer. För att betala avgiften, vidarebefordra mejlet tillsammans med ett projektnummer för kostnaden till ekonomi@clintec.ki.se 

EU projekt

Administrationen av institutionens EU projekt sköts av Grants Management Office och institutionens EU-handläggare.

INDI

Vid kalkylering och redovisning av indirekta kostnader tillämpar KI en modell som Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) har utarbetat tillsammans med representanter för finansiärer.

På CLINTEC tillämpas följande procentsatser (2023):

  • Forskning 23,1 %
  • Grundutbildning 51,6 %

Inköp och upphandling

Till Medarbetarportalen - Inköp och upphandling

Varor och tjänster som finns upphandlade av våra avtalspartners finns i Avtalskatalogen.

TL
Innehållsgranskare:
Åsa Catapano
2023-12-12