Direktupphandling

Vägledning vid direktupphandling

Understiger värdet på ditt inköp 615 312 kronor för hela KI inom samma kategori kan du göra en direktupphandling.

För Karolinska Institutet innebär detta att:

  • Upphandlingsregler är uppfyllda.
  • Direktupphandling är tillåtet om ramavtal för behovet inte finns.
  • Det är det sammanräknande värdet för samma typ av vara/tjänst under 1 år eller om det är ett köp över flera år räknas det totala kontraktsvärdet.
  • Upphandlingen får göras på institutionsnivå och det åligger institutionen att se till att de EU-rättsliga principerna iakttas.
  • Inköpssamordnare skall alltid kontaktas då värdet överstiger 100 000 kronor (exkl. moms).
  • Inköpssamordnaren ansvarar för att dokumentation upprättas och skickas till Inköps- och upphandlingsenheten.

Fyll i samtliga kolumner i Excelmallen för direktupphandling enligt beskrivningen nedan och skicka den till inkopupphandling@ki.se. Vi förser ärendet med ett ärendehanteringsnummer och går igenom det. Därefter tar vi beslut om processen kan slutföras eller om ytterligare information behövs innan ett beslut kan tas om direktupphandling.

 

Hur fyller jag i Excelmallen
Diarienummer Ange ärendets diarienummer som tilldelas lokalt på institutionsnivå.
Institution Observera att endast förkortningen för institutionen ska anges (tex. C2, C8).
E-post till kontaktperson Ange e-post till den person som ska ha kontakt med Enheten för Inköp och upphandling.
Kontaktperson Ange den person som är projektansvarig och som är godkännare av leveransen. Denna person är kontaktperson gentemot Inköps- och upphandlingsenheten.
Avtalsstart/leveransdatum Ange önskat datum för avtal eller leverans.
Beskrivning av vara/tjänst Beskriv så utförligt som möjligt vad som ska anskaffas.
Behovsanalys Definiera vad som ska upphandlas, faktiskt behov samt kontrollera att budget finns. Kontrollera om det finns ett befintligt ramavtal i avtalskatalogen eller på avropa.se.
Marknadsanalys Identifiera och säkersställ behov, marknad och leverantörer (minst 3 st). Kontrollera att leverantörerna innehar F-skattsedel samt deras ekonomiska status via exempelvis skatteverket eller CreditSafe.
Kravspecifikation Definiera kraven på leverantör samt det som ska upphandlas för den vara/ tjänst som ska upphandlas. Besluta om utvärderingsmodell (ex. pris, leverans eller specifikation).
Offertförfrågan Använd malldokumentet ”Offertförfrågan”.
Inbjudna leverantörer Ange tänkta leverantörer.
Leverantörer som lämnat offert Ange de leverantörer som lämnat offert.
Kontraktsvärde Ange den totala kostnaden för anskaffningen, inklusive optioner och service.
Kontraktsperiod Ange den tidsperiod för det avtal som ligger till grund för anskaffningen.
Hållbarhet Ange krav för hållbarhet som använts för direktupphandling.
Miljö Ange krav för miljö som använts för direktupphandling.

Nu kan du skicka Mallen för direktupphandling till inkopupphandling@ki.se. Vi fyller i resterande fält i dokumentet.

Nilenummer Ärendet får ett nummer i inköp och upphandlingsenhetens ärendehanteringssystem, Nilex
Beslut Enheten för Inköp och upphandling tar ett beslut om direktupphandling kan göras eller om ytterligare information alternativt annan upphandlingsprocedur behövs.
Datum för beslut Beslutsdatum från inköp och upphandlingsenheten
Upphandlare Namn på upphandlare

Beakta dessutom följande när du vill direktupphandla en vara eller tjänst.

Utskick av offertförfrågan Offertförfrågan skickas ut till utvalda leverantörer via t.ex e-post.
Frågor från leverantör Hantera frågor från leverantörer och komplettera underlag vid behov
Offertutvärdering Ta in anbud via e-post, utvärdera anbuden i förhållande till offertförfrågan och sammanställ anbudsutvärdering.
Meddelande om val av leverantör Fatta beslut, meddela utvald leverantör och underrätta samtliga leverantörer om beslut.
Avtalstecknande och arkivering Teckna avtal med utvald leverantör och skicka dokumentation till inköpssamordnaren för arkivering.
Implementation Avropa/ beställa varor/ tjänster från tecknat avtal och kommunicera innebörden till berörda parter.
Avtals- och leveransuppföljning Fakturagodkännaren ansvarar för att kontrollera att faktura och leverans är korrekt.

Checklista för direktupphandling

Ska du göra en direktupphandling, tar gärna hjälpa av vår checklista för direktupphandling.

Kontakt

Vid frågor vänligen kontakta inkopupphandling@ki.se.