Tips från forskaren: Tänk på detta när du arbetar hemifrån
De som har möjlighet uppmanas av ansvariga myndigheter att arbeta hemifrån för att bidra till att minska smittspridning av det nya coronaviruset. Många uppskattar det, medan andra tycker att det är en utmaning.
Kristina Palm, docent vid institutionen för lärande, informatik, management och etik vid KI, och lektor i industriell arbetsvetenskap vid KTH ger sina bästa råd för hemarbete.
– Att vi faktiskt har olika preferenser om hur vi vill integrera arbete och övrigt liv är en viktig kunskap för chefer och anställda. Det som händer när vi arbetar hemma är att gränsen mellan arbete och övrigt liv suddas ut. De som mår bra av att ha en tydlig gräns kan behöva skapa nya gränser för att hantera vardagen, säger Kristina Palm.
Ett sätt att skapa mentalt utrymme är att använda den så kallade Pomodoro-tekniken:
Ställ en timer och under den tiden arbetar du koncentrerat. Tankar som far igenom ditt huvud som handlar om annat än arbete, kan du i stället skriva ner på ett papper. Det kan vara sådant ”finns det något gott att äta i kylen” eller ”jag kanske ska dammsuga under soffan”.
– Mitt förslag är att du arbetar i pass om 45 minuter och sedan tar 5–15 minuter ordentlig paus. Under pausen är det klokt att röra på sig. Ställ också timern för din paus så att den inte drar ut i tid, säger Kristina Palm.
Tips för att hålla gränsen mellan hemarbete och fritid
- Avsätt ett rum, eller en plats, i ditt hem för arbetet.
- Var noga med att skilja på vilka tider du arbetar och vilka tider du är ledig.
- Skapa mentalt utrymme för arbetet, det vill säga möjlighet att fokusera på just arbetet i stället för på annat som lätt kan pocka på i hemmet.
Former för samarbete
Hon tar också upp vikten av att hitta andra former för samarbete när det inte går att träffas fysiskt.
– Några frågor att diskutera är: Ska man ha fasta tider för möten eller möten vid behov? Vid vilka tillfällen har man möten på en digital plattform som Zoom, Teams eller Skype? Och vid vilka tillfällen och för vilka frågor räcker det med sms eller mejl?
Några saker är viktiga att tänka på för virtuella möten, men i första hand så gäller samma saker som vanliga möten: Ha ett tydligt syfte med mötet, en tydlig agenda och se till att alla kommer till tals. Kalla också bara de som verkligen behövs på mötet.
– Det som kan skilja är att den som leder mötet kan behöva vara ännu lite mer förberedd, ännu lite mer tydlig om vad syftet är och ännu mer anstränga sig att alla kommer till tals, säger Kristina Palm.
Välfungerande teknik
En väl fungerande teknik är viktigt – om tekniken strular vid en videokonferens – byt till telefonkonferens.
– En fördel just nu är faktiskt att alla är på distans vilket gör mötet mer effektivt än om några mötesdeltagare sitter fysiskt i samma rum.
Distansarbete gör också att behov av uppföljning och tydlighet från chefen blir ännu viktigare. Som chef behöver man prata med sina medarbetare om det.
– Jag tror dock att chefer inte ska vara oroliga för att människor plötsligt börjar maska i arbetet, gör de i vanliga fall ett bra arbete så kommer de att göra det även när de arbetar hemifrån, efter bästa förmåga och med de förutsättningar som finns.
Digital fika
Ett par ytterligare saker är bra att tänka på: Om uppmaningen att arbeta hemma varar under längre tid så kommer ju även det sociala livet att bli mindre. Arbetsplatsen är ofta en källa till goda sociala relationer och det kan vara en god idé att ta en social fika på distans.
– Koka en kopp kaffe, logga in på den virtuella plattform ni använder och prata om hur ni mår och hur ni har det.
Ofta har hemarbetsplatsen en sämre ergonomisk miljö – oftast finns med höj- och sänkbart bord på den ordinarie arbetsplatsen, liksom en bra stol och bra belysning.
– Hemarbetsplatsen man ordnar har säkert inte dessa finesser – så var noga med pauser, säger Kristina Palm.
Kunskapen bygger på projektet ”Vägar till ett hållbart digitalt arbetsliv” finansierat av AFA Försäkring och genomfört i samarbete med Calle Rosengren vid Lunds universitet och Ann Bergman vid Karlstads Universitet.