Diarieföring

Vid KI hanteras många olika handlingar dagligen. En del av dessa ska diarieföras. Vilka finns beskrivet i KI:s dokumenthanteringsplan. Anledningen till att KI diarieför handlingar är för att kunna leva upp till de lagrum och föreskrifter som finns på området.

Bild på diarieföringsprocessen. Illustration: Dan Wistedt

Flödesschema

Flödesschema - diarieföringsprocessen (PDF, 232.25 KB)

Diarieföring – steg för steg

Nedan finns en guide med följande rubriker:

Ska handlingen diarieföras?
Diarieföring av handling
Lägga till handling i ett befintligt ärende
Avsluta ärende

Ska handlingen diarieföras?

Vilka handlingar som ska diarieföras står i KI:s dokumenthanteringsplan. Den är indelad i nedan verksamhetsområden:

Styra – styrdokument, övergripande beslut, remisser etc.
Stödja – HR-frågor, ekonomifrågor etc.
Utbilda – Tillgodoräknanden, antagning till doktorandutbildning etc.
Forska – finansiering, MTA, DTA etc.
Kommunicera och samverka externt – konferenser, MoU etc.

Tips! Tryck ctrl+f när du öppnat dokumenthanteringsplanen så går det att söka med hjälp av fritext.

Det går också bra att maila registrator@ki.se och fråga om en handling ska diarieföras.

Starta ett nytt ärende

Om du har en handling som ska diarieföras maila den till registrator på någon av följande mailadresser beroende på vilken organisatorisk tillhörighet du har:

KI:s registratorer har inte detaljkunskap om alla dokument som skickas för diarieföring. Därför är det bra om du som handläggare skriver med en kort sammanfattande mening för att tydliggöra vad ärendet handlar om.

Det finns bra mallar att använda sig av och som underlättar att all information kommer med. Dessa kan klistras in i mail eller läggas in som signatur i Outlook. Du fyller endast i de uppgifter som är relevanta för ditt ärende.

Här är en mall som MedS brukar använda när de skickar handlingar för diarieföring:

Skulle ni kunna öppna ett nytt ärende:

Ärendemening:

Handläggare:

Startdatum(Ankomstdatum):

Motpart:

Enhets-fält: (om ärendet rör en specifik enhet inom KI)

Jämför-fält: (dnr från motpart)

Ärendelänk: (om något annat ärende som ska kopplas till detta?)

Koppling till UBW: (ja/nej)

Skulle ni även kunna registrera bifogad handling:

Handling:

Datum:

Motpart (Mottagare):

Vad händer sedan? – När du skickat en handling för diarieföring kommer det att skapas ett ärende i diariet. I ärendet bifogas handlingen och du kommer få ett mail med diarienumret skickat till dig.

Brådskande ärende – Vanligtvis mailas diarienummer tillbaka samma dag eller dagen efter. Är det ett brådskande ärende vänligen skriv det i ämnesraden i mailet så prioriteras det.

Lägga till handling i ett befintligt ärende

Skicka handling som ska in i befintligt ärende till registrator med hänvisning till det tidigare erhållna diarienumret. Här är en mall som kan användas:

Skulle ni kunna registrera bifogad handling:

Handling: (ex. beslut)

Datum: (när handling inkom eller upprättades (alla skrivit under) etc.)

Motpart (mottagare):

Avslutas: (ja/nej)

En handling per mail – Rekommendationen är en bifogad handling per mail (om det inte är bilagor som ska ligga tillsammans). Skickas flera handlingar i samma mail var noga med att märka upp dem så att det tydligt framgår vad det är för handlingar.

Avsluta ärende

Ett ärende ska avslutas när handläggningsprocessen är klar, det vill säga när inga fler handlingar förväntas tillkomma i ärendet. Finns pappersoriginal ska dessa skickas in vid avslut. Beroende på vilken organisatorisk tillhörighet du har ska handlingarna skickas med internpost enligt nedan:

Universitetsförvaltningen UF, Campus Solna och Campus Nord

Arkiv och registratur, Nobels väg 5, Solna

Campus syd

Arkiv och registratur, NEO, plan 8, Flemingsberg

Finns inga pappersoriginal går det bra att skriva ett mail om avslut av ärende till registrator.

Exempelärende från W3D3.

FAQ

Diariet, W3D3, ärendehanteringssystem – Innebär samma sak. KI använder dokumenthanteringssystemet W3D3 för diarieföring. Här bredvid finner du ett exempelärende från diariet. Ärendemeningen beskriver kortfattat vad ärendet handlar om. Det finns också ett flertal fält med ytterligare information. Längst ned är de handlingar som ingår i ärendet.

Diarieföring, registrering - Att föra in uppgifter om/ur allmänna handlingar i ett ärendehanteringssystem. Det är ett sätt att systematisera hanteringen av de allmänna handlingarna och göra så att de blir återsökbara.

Vad är ett ärende? - Diariet består av ärenden och varje ärende kan innehålla en eller flera handlingar. Ibland är det enbart ett avtal som ska diarieföras och ibland en ansökan och beslut eller ett helt projekt som pågår i många år och med många handlingar.

Ärendemening – En kort sammanfattande mening om ärendet. Bra återsökbarhet är viktigt i diariet. Vi ska skyndsamt kunna hitta handlingar i nutid men också för all framtid. Därför behöver ärendemeningarna vara genomtänkta.

UBW-koppling – För ärenden som handlar om finansiering där KI tar emot pengar finns en möjlighet att koppla ihop w3d3 och UBW. Det är viktigt att du som handläggare meddelar att ärendet ska kopplas när du mailar registrator. Det måste alltid finnas en handling diarieförd för att ett ärende i diariet ska kunna integreras mot UBW.

Filformat – Diariet har begränsningar vilka filformat som handlingar kan ha. I största möjliga mån använd ett av de vanligast förekommande, exempelvis pdf, docx, xls.

Namn på bifogad fil – Dessa kan ställa till det i diariet om de är för långa och med mycket tecken. Rekommenderat är att inte använda andra tecken än bokstäver och siffror i filnamnen.

Signaturer – Det är inte registraturen som avgör huruvida en handling behöver skrivas under eller vilken typ av underskrift som tillämpas. Vänd dig till din närmaste chef för frågor om underskrifter.

En tips är ändå att försöka hålla det enhetligt för alla som signerar. Antingen använder sig alla av elektroniska signaturer eller handskrivna.

Hur vet jag vilka öppna ärenden jag har? – Maila registrator och be om en lista. Har du tittbehörighet kan du själv söka fram öppna ärenden via sökfunktionen i W3D3.

Vad är balans? – Ett uttryck för öppna ärenden. Exempelvis en lista över balansärenden är en lista över öppna ärenden.

Vad är JK-listan? – Senast 1 mars varje år ska KI redovisa en lista över pågående ärenden som inkommit innan 1 juli föregående år till Justitiekanslern, JK. Detta gäller i första hand ärenden avseende myndighetsutövning.

Varför måste ärenden avslutas? - Ett ärende ska avslutas så snart det inte tillkommer fler handlingar i ärendet. Avslutas inte ärenden är det svårt att följa upp myndighetens ärendehantering.

Behörighet till diariet – Alla har möjlighet att få tittbehörighet i diariet för att se och följa sina egna ärenden. Om du inte har behörighet men vill ha, vänligen maila registrator och be om det.

Frågor – Maila gärna registrator och fråga om du undrar något!