Checklista för mottagande

Här hittar du checklista för administration vid mottagande av internationell personal.

Inför ankomst

Uppehålls- och arbetstillstånd eller visum

EU-medborgare har rätt att arbeta, studera eller bo i Sverige utan uppehålls- och arbetstillstånd.

De allra flesta som är medborgare i ett land utanför EU behöver ett uppehållstillstånd och/eller arbetstillstånd för att ha rätt att vistas och arbeta här. Personen ska ansöka om och ha fått sitt tillstånd samt uppehållstillståndskortet (UT-kortet) innan han eller hon reser till Sverige. Personer som inte behöver visum för att resa till Sverige kan skaffa UT-kortet (lämna fingeravtryck och bli fotograferad) i Sverige. Se Om uppehållstillstånd och visum

Notera problematiken vid byte av grund för uppehållstillstånd t ex från jobbsökartillstånd och medföljande till doktorand eller forskare, se Kan man ansöka om uppe­hålls­till­stånd utan att lämna Sverige? 

För vistelse som varar kortare tid än tre månader behöver medborgare i vissa länder ha visum. Länder vars medborgare behöver visum för att vara i Sverige kortare tid än tre månader.

SINK eller samordningsnummer

Om personen ska arbeta kortare än sex månader kan du ansöka om SINK-skatt (använd SINK blankett SKV 4350) och besökaren får ett samordningsnummer. Observera att innan man kan ansöka om SINK-skatt, så måste ankommande person ha ett beslut om uppehållstillstånd (gäller bara om personen kommer från land utanför EES eller Schweiz).
Se Rutin för utbetalning till anställd ej bosatt i Sverige

För stipendiater som inte ska folkbokföra sig kan du begära ett samordningsnummer. Personen blir inte skatteregistrerad i Sverige.

Fr o m 18 juni 2021 kan privatperson själv begära att få ett samordningsnummer genom att besöka ett servicekontor.

Försäkring

EU-medborgare eller bosatt i ett EU-land: Påminn besökare att ta det europeiska försäkringskortet med sig (kortare besök) eller ett S1-intyg.
EU-medborgares ansökan om personnummer hos Skatteverket: En postdoktor som får stipendium utan krav på motprestation kan inte ses som arbetstagare eller student. Då prövas uppehållsrätten som en person med tillräckliga tillgångar och personen måste då visa en heltäckande sjukförsäkring dvs ett S1-intyg eller privat heltäckande sjukförsäkring. Kammarkollegiets försäkringar godkänns inte.

Kolla i försäkringslathunden om KI:s samlingsförsäkringar hos Kammarkollegiet, se Försäkringar.

Relocation och introduktion

Bostad

KI Housing hyr ut omkring 300 möblerade rum och lägenheter i olika delar av Stockholm till studenter och utländska gästforskare vid Karolinska Institutet. Studenter och forskare söker själva, men behöver bifoga inbjudan från institutionen. KI Housing kan inte hjälpa alla, men se information de har sammanställt för dem som söker boende på egen hand.

Medföljande, förskola och skola

Stockholm Dual Career Network (SDCN) erbjuder karriärutveckling och socialt nätverkande till expat partners i Stockholm. Information till inresande familjer finns på Family sidan. 

Introduktion

Guide for new colleagues at KI 
International Staff webinars

Ramavtal om relocationtjänster

KI har upphandlat relocationtjänster och har ramavtal med Human Entrance, se Avtalskatalogen. Du hittar också en beskrivning av de upphandlade tjänsterna samt priserna för dessa här nedan under länkar. Human Entrance erbjuder paketlösningar men även enstaka tjänster och kan hjälpa till med allt från ansökan till Migrationsverket, bostadssökning, flyttkoordinering och information om förskola och skola till barnen. Det är upp till varje institution/avdelning att ta beslut i vad de vill erbjuda nyanställda.

Mot bakgrund av förändringar på bostadsmarknaden har det blivit svårare att tillgodose anställdas önskemål om bostad vad gäller tjänsten ”Bostadssökning”. Funderar ni på att avropa tjänsten Bostadssökning, vänligen kontakta jenny.pasia@ki.se

Om du ska avropa en tjänst eller ett paket från Human Entrance kontaktar du KI:s kontaktperson på Human Entrance, Sajma Mehic på mejl sajma.mehic@humanentrance.com. Hon skickar inloggningsuppgifter till deras system där du sedan lägger själva beställningen. Human Entrance har instruktioner för hur du går tillväga för att göra en beställning. Om du har frågor om beställningsförfarandet kan du kontakta Sajma Mehic på Human Entrance. Du kan även kontakta jenny.pasia@ki.se på HR-avdelningen, UF som du också kontaktar om du har andra frågor om relocation.

Vid ankomst

Kontrollera och anmäla

Du som arbetsgivare ska kontrollera en persons rätt att vara och arbeta i Sverige innan du anställer personen, se Migrationsverket. De vanligaste klassningskoderna är CR-Gästforskare, DF-Doktorand, C0-Arbetstagare, CD-arbetssökande forskare, DA-arbetssökande student. Observera att du kan inte anställa en person som har uppehållstillstånd för besök (kod O). Se även problem med statusbyten Kan man ansöka om uppehållstillstånd utan att lämna Sverige? 
Vid registrering av anställning/stipendium i Primula kan bevakning av uppehållstillstånd läggas in
Se Migrationsverket: Ditt ansvar som arbetsgivare

Du som arbetsgivare ska meddela Skatteverket när du anställer en tredjelandsmedborgare (en person som är medborgare i ett annat land än EU-land, EES-land eller Schweiz). Rapporteringen ska göras senast den tolfte i månaden efter den kalendermånad då anställningen påbörjats. Se Skatteverket: anställning av tredjelandsmedborgare.

Personnummer och id-kort

Person- eller samordningsnummer krävs för att kunna registrera en person i Primula. Personen ska omedelbart folkbokföra sig hos Skatteverket (personligt besök) om vistelsen i Sverige planeras bli längre än ett år för att få svenskt personnummer. Med tidsbegreppet ”ett år” avses tiden fram till och med den dag i månaden som motsvarar dagen från vilken tideräkningen börjar. Exempelvis utgör tiden från den 12 februari 2018 till och med den 12 februari 2019 ett år. Om personens uppehållstillstånd gäller kortare tid än ett år, behövs ett intyg om studier eller anställning/stipendium om den planerade vistelsen är längre än ett år.
Viktigt att meddela löneenheten så fort man får nytt person- eller samordningsnummer.
Id-kort kan beställas hos Skatteverket.

Stipendiater

Gå igenom stipendiatens rättigheter och skyldigheter tillsammans med stipendiaten samt uppförandekod. Postdoktorer ska ha anknytningsbeslut och registrering som postdoktor i IDAC och individuell studieplan/forskningsplan över metoder som ska studeras. Se Stipendier

Stipendiefinansierade doktorander, som är antagna vid ett svenskt statligt universitet, täcks av en försäkring när doktorandens stipendier upphör på grund av sjukdom eller föräldraledighet. Det är en obligatorisk gruppförsäkring som administreras av HR avdelningen, men betalas av institutionen årsvis. Läs mer om Kammarkollegiets försäkring för stipendiefinansierade doktorander

Skattebeslut

Anställda som vistas i Sverige mellan 6-12 månader och som inte kan folkbokföra sig ska fylla i ansökan om preliminär skatt (a-skattesedel) på blankett SKV 4402.

Ansökan om skattelättnad (forskarskatt) ska skickas till Forskarskattenämnden senast tre månader efter påbörjat arbete och flytt till Sverige. Arbetstagaren får inte vara svensk medborgare och får inte heller ha bott eller vistats stadigvarande i Sverige någon gång under de fem kalenderår som föregått det år då arbetet påbörjas. För att tillhöra kategorin expert/specialist eller forskare krävs att personen i fråga har hög kompetens eller särskild inriktning t ex andra postdoc period eller mer senior. Mer information om Expertskatt

Bankkonto

Se Banking om att öppna bankkonto. Karolinska Institutet har Swedbank som bank för sina löneutbetalningar, se Lön.

Försäkringskassan

Den nya medarbetaren ska skicka in blankett "5456 Information for registration" till Försäkringskassan så att Försäkringskassan kan utreda om personen kan omfattas av den svenska socialförsäkringen och kunna få ersättning, intyg eller EU kort. Utredningen om socialförsäkringstillhörighet kan ta 4-6, kanske även 10 månader.

Kurser i svenska

Antagna doktorander och postdocs vid KI erbjuds en gratis kurs i svenska hos Folkuniversitetet. Kurserna är öppna för alla medarbetare vid KI och kan betalas av institution eller privat. Mer information om kurser i svenska. KI har ramavtal med två kursgivare, se avtalskatalogen.

Under vistelsen

Vid förlängning

Kontrollera att personen har giltigt arbets- och/eller uppehållstillstånd eller kvitto på att ansökan om förlängning har registrerats hos Migrationsverket, när du skriver ett nytt anställningsavtal.

Inför avresa

Påminn om att meddela Skatteverket om utflyttning, se Notification Moving abroad.

Vid frågor om formulär om sociala förmåner när man flyttar inom EU, kan du hänvisa till Your Europe.

Kontakt

Ulla Tunkara

Rådgivning och service till medarbetare och institutioner. Kontaktperson för migrationsärenden och EURAXESS vid KI.
Internationella kansliet
UF Universitetsförvaltningen

Documents