Checklista för mottagande

Här hittar du checklista för administration vid mottagande av internationell personal.

Inför ankomst

Arbets- och uppehållstillstånd eller visum

EU-medborgare har rätt att arbeta, studera eller bo i Sverige utan arbets- och uppehållstillstånd.

De allra flesta som är medborgare i ett land utanför EU behöver ett arbets- och/eller uppehållstillstånd för att ha rätt att vistas och arbeta här. Personen ska ansöka om och ha fått sitt tillstånd samt uppehållstillståndskortet (UT-kortet) innan han eller hon reser till Sverige. Personer som inte behöver visum för att resa till Sverige kan skaffa UT-kortet (lämna fingeravtryck och bli fotograferad) i Sverige. Se Om uppehållstillstånd och visum

Notera problematiken vid byte av grund för uppehållstillstånd t ex från jobbsökartillstånd, medföljande eller arbetstillstånd till doktorand, se Ny praxis vid statusbyte

För vistelse som varar kortare tid än tre månader behöver medborgare i vissa länder ha visum. Länder vars medborgare behöver visum för att vara i Sverige kortare tid än tre månader.

SINK eller samordningsnummer

Om personen ska arbeta kortare än sex månader kan du ansöka om SINK-skatt (använd SINK blankett SKV 4350) och besökaren får ett samordningsnummer. Observera att innan man kan ansöka om SINK-skatt, så måste ankommande person ha ett beslut om uppehållstillstånd (gäller bara om personen kommer från land utanför EES eller Schweiz).
Se Översikt samordnings- och personnummer.

För stipendiater som inte ska folkbokföra sig kan du rekvirera ett samordningsnummer. Personen blir inte skatteregistrerad i Sverige.

Fr o m 18 juni 2021 kan privatperson själv begära att få ett samordningsnummer genom att besöka ett servicekontor.

Försäkring

Påminn besökare från EU-länder att ta det europeiska försäkringskortet med sig eller ett S1-intyg. Vid ansökan om personnummer kräver Skatteverket S1-intyg eller privat heltäckande sjukförsäkring från postdoc stipendiater som är EU-medborgare. Information om privat heltäckande sjukförsäkring

Kolla i försäkringslathunden om KI:s samlingsförsäkringar hos Kammarkollegiet, se Försäkringar.

Relocation och introduktion

Bostad

KI Housing hyr ut omkring 300 möblerade rum och lägenheter i olika delar av Stockholm till studenter och utländska gästforskare vid Karolinska Institutet. Studenter och forskare söker själva, men behöver bifoga inbjudan från institutionen. KI Housing kan inte hjälpa alla, men se information de har sammanställt för dem som söker boende på egen hand.

Medföljande, förskola och skola

Stockholm Dual Career Network (SDCN) erbjuder karriärutveckling och socialt nätverkande till expat partners i Stockholm. Information till inresande familjer finns på Family sidan. 

Introduktion

Guide for new colleagues at KI 
International Staff webinars

Ramavtal om relocationtjänster

KI har upphandlat relocationtjänster och har ramavtal med Human Entrance, se Avtalskatalogen. Du hittar också en beskrivning av de upphandlade tjänsterna samt priserna för dessa här nedan under länkar. Human Entrance erbjuder paketlösningar men även enstaka tjänster och kan hjälpa till med allt från ansökan till Migrationsverket, bostadssökning, flyttkoordinering och information om förskola och skola till barnen. Det är upp till varje institution/avdelning att ta beslut i vad de vill erbjuda nyanställda.

Om du ska avropa en tjänst eller ett paket från Human Entrance kontaktar du KI:s kontaktperson på Human Entrance, Linnéa Ekhlasi på mejl linnea.ekhlasi@humanentrance.com. Hon skickar inloggningsuppgifter till deras system där du sedan lägger själva beställningen. Human Entrance har instruktioner för hur du går tillväga för att göra en beställning. Om du har frågor om beställningsförfarandet kan du kontakta Linnéa Ekhlasi på Human Entrance. Du kan även kontakta Ellen Tiala på HR-avdelningen, UF som du också kontaktar om du har andra frågor om relocation.

Vid ankomst

Kontrollera och anmäla

Du som arbetsgivare ska kontrollera en persons rätt att vara och arbeta i Sverige innan du anställer personen, se Migrationsverket. De vanligaste klassningskoderna är CR-Gästforskare, DF-Doktorand, C0-Arbetstagare, CD-arbetssökande forskare, DA-arbetssökande student. Observera problem med statusbyten, se Ny praxis vid statusbyte - vad gäller efter 1 jan 2020
Vid registrering av anställning i Primula kan bevakning av uppehållstillstånd läggas in. Se Migrationsverket: Ditt avsvar som arbetsgivare

Du som arbetsgivare ska meddela Skatteverket när du anställer en tredjelandsmedborgare (en person som är medborgare i ett annat land än EU-land, EES-land eller Schweiz). Rapporteringen ska göras senast den tolfte i månaden efter den kalendermånad då anställningen påbörjats. Se Skatteverket: anställning av tredjelandsmedborgare.

Personnummer och id-kort

Person- eller samordningsnummer krävs för att kunna registrera en person i Primula. Personen ska omedelbart folkbokföra sig hos Skatteverket (personligt besök) om vistelsen i Sverige planeras bli längre än ett år för att få svenskt personnummer. Med tidsbegreppet ”ett år” avses tiden fram till och med den dag i månaden som motsvarar dagen från vilken tideräkningen börjar. Exempelvis utgör tiden från den 12 februari 2018 till och med den 12 februari 2019 ett år. Viktigt att meddela löneenheten så fort man får nytt person- eller samordningsnummer.
Id-kort kan beställas hos Skatteverket.

Stipendiater

Gå igenom stipendiatens rättigheter och skyldigheter tillsammans med stipendiaten samt uppförandekod. Postdoktorer ska ha anknytningsbeslut och registrering som postdoktor i IDAC och individuell studieplan/forskningsplan över metoder som ska studeras. Se Stipendier

Stipendiefinansierade doktorander, som är antagna vid ett svenskt statligt universitet, täcks av en försäkring när doktorandens stipendier upphör på grund av sjukdom eller föräldraledighet. Det är en obligatorisk gruppförsäkring som administreras av HR avdelningen, men betalas av institutionen årsvis. Läs mer om Kammarkollegiets försäkring för stipendiefinansierade doktorander

Skattebeslut

Anställda som vistas i Sverige mellan 6-12 månader och som inte kan folkbokföra sig ska fylla i ansökan om preliminär skatt (a-skattesedel) på blankett SKV 4402.

Ansökan om skattelättnad (forskarskatt) ska skickas till Forskarskattenämnden senast tre månader efter påbörjat arbete och flytt till Sverige. Arbetstagaren får inte vara svensk medborgare och får inte heller ha bott eller vistats stadigvarande i Sverige någon gång under de fem kalenderår som föregått det år då arbetet påbörjas. För att tillhöra kategorin expert/specialist eller forskare krävs att personen i fråga har hög kompetens eller särskild inriktning t ex andra postdoc period eller mer senior. Mer information och ansökan på Forskarskattenämndens hemsida.

Bankkonto

Banker kräver svenskt id-kort för att öppna konto, se Banking. Karolinska Institutet har Swedbank som bank för sina löneutbetalningar, se Lön.

Försäkringskassan

Den nya medarbetaren ska skicka in blankett "5456 Information for registration" till Försäkringskassan så att Försäkringskassan kan utreda om personen kan omfattas av den svenska socialförsäkringen och kunna få ersättning, intyg eller EU kort. Utredningen om socialförsäkringstillhörighet kan ta 4-6, kanske även 10 månader.

Kurser i svenska

Antagna doktorander och postdocs vid KI erbjuds en gratis kurs i svenska hos Folkuniversitetet. Kurserna är öppna för alla medarbetare vid KI och kan betalas av institution eller privat. Mer information om kurser i svenska. KI har ramavtal med två kursgivare, se avtalskatalogen.

Under vistelsen

Vid förlängning

Kontrollera att personen har giltigt arbets- och/eller uppehållstillstånd eller kvitto på att ansökan om förlängning har registrerats hos Migrationsverket, när du skriver ett nytt anställningsavtal, se Migrationsverket: Allmänna råd om kontroll av rätt att vistas och arbeta i Sverige.

Inför avresa

Påminn om att meddela Skatteverket om utflyttning, se Notification Moving abroad.

Vid frågor om formulär om sociala förmåner när man flyttar inom EU, kan du hänvisa till Your Europe.

Kontakt

Ellen Tiala

Koordinerar mottagande för Biträdande lektor, Forskare, Lektorer och Professorer
Kompetensförsörjning
UF Universitetsförvaltningen

Ulla Tunkara

Rådgivning och service till medarbetare och institutioner. Kontaktperson för migrationsärenden och EURAXESS vid KI.
Internationella kansliet
UF Universitetsförvaltningen

Documents