Boka interna mötesrum på GPH och LIME

Boka våra interna mötesrum i Widerströmska huset via Outlook. Här hittar du en översikt över de tillgängliga mötesrummen på plan 3 och 4 och instruktioner för hur du bokar.

I Outlook hittar du samtliga bokningsbara mötesrum i rumslistan som heter "GPH and LIME Meeting rooms". 

Boka mötesrum i Outlook

Du kan boka våra interna mötesrum via Outlook från PC eller Mac. Det går även att göra i din webbmail. Du kan använda använda dig av Outlook-appen i din smartphone. 

Tänk på att det du skriver i din Outlook-bokning som ämnesrad, kommer att synas på de digitala skärmarna utanför mötesrummen och vara synligt för alla. Försök vara så beskrivande och tydlig som möjligt. 

Här hittar du utförliga instruktioner för hur du bokar interna mötesrum i Outlook.

Bokningsbara interna mötesrum i Widerströmska

Lista av våra bokningsbara interna mötesrum, utrustning och antal platser
NAMN (RUMSNUMMER) VÅNINGSPLAN KAPACITET UTRUSTNING INSTITUTION
GPH Africa (3151) 3 6 Monitor, whiteboard (liten), konferenskamera GPH
GPH Asia (3152) 3 6 Monitor, konferenskamera GPH
GPH Rosling (3170) 3 16 Monitor, whiteboard, konferenskamera GPH
GPH Equity (3342) 3 20 Projektor, whiteboard, konferenskamera GPH
GPH SDG (3364) 3 10 Monitor, whiteboard, konferenskamera GPH
GPH Epi (3391) 3 8 Monitor, whiteboard, konferenskamera GPH
LIME Myrstacken (4151) 4 6 Monitor, whiteboard (liten) LIME
LIME Bikupan (4152) 4 6 Monitor, whiteboard LIME
LIME Utsikten (4170) 4 16 Monitor, whiteboard, konferenskamera LIME
LIME Insikten (4231) 4 20-25 Projektor, whiteboard, konferenskamera LIME
LIME Duncan (4344) 4 15 Projektor, whiteboard, konferenskamera LIME
LIME Connect (4348) 4 4 Monitor, whiteboard LIME
LIME Reflect (4364) 4 10 Monitor, whiteboard LIME
LIME David (1303)* 1 50 (undervisningslokal) Projektor, whiteboard LIME

Översikt lokaler på plan 3 och plan 4

Mötesrum för 4-5 personer på plan 4 bokas i papperskalender

Två mindre rum för upp till fem personer finns tillgängliga på plan 4, rum #4195 och #4196. Dessa rum ingår inte i listan över interna mötesrum vid LIME och GPH som bokas via Outlook, utan bokas direkt i papperskalender som finns utanför rummen. 

* David

Undervisninglokalen DAVID på plan 1 i Widerströmska är uppsagd och överlämnas till Fastighetsavdelningen från den 1 augusti 2020. Lokalen kommer att bli bokningsbar via TimEdit precis som övriga lokaler på plan 1 och 2 i huset.

Digitala mötesrumsskärmar (Evoko)

Utanför våra interna mötesrum finns digitala mötesrumsskärmar som är kopplade till Outlook.

Hur du använder skärmarna

De digitala mötesrumsskärmarna har tre ”statusfärger”:

  • Grönt – rummet är ledigt i mer än 10 minuter
  • Gult – ett möte kommer börja om mindre än 10 minuter
  • Rött – rummet är upptaget

Använd den digitala skärmen utanför rummet för att:

  • Boka ett spontant möte
  • Se kommande bokningar för mötesrummet – skärmen visar kommande möten just nu. Via kalender-ikonen kan du också få en överblick över schemat för rummet framöver.

Felanmälan

För felanmälan av de digitala mötesrumsskärmarna som är installerade, vänligen kontakta infrastruktur.gph@ki.se

Regler - när du använder mötesrummen på plan 3 och 4

  • Boka om möjligt bara så stort rum som behövs för mötet. För att se rumskapacitet kan man söka upp rummet via adressboken (”All rooms”) i Outlook.
  • Avboka rummet vid ändrade planer.
  • Se till att externa mötesdeltagare kommer in på våningsplanet och hittar till rummet.
  • Informera externa mötesdeltagare om närmaste nödutgångar och WC.
  • Lämna rummet i gott skick till nästa rumsanvändare (ta med överblivet fika, rengör whiteboardtavlan etc).

När mötesrum används till undervisning

Kursledaren ansvarar även för att informera och se till att följande regler efterföljs: 

  • Kursledaren ansvarar för att kursdeltagarna kommer in på våningsplanet, till exempel genom att lämna sitt telefonnummer, detta för att undvika att medarbetare som har sin arbetsplats i närheten av entrén blir störda av dörrknackningar.
  • Kursledaren hänvisar till kaffeautomat på plan 2 eller närliggande café. Kursdeltagarna har inte tillgång till kaffemaskinerna på plan 3-4.
  • Kursledaren hänvisar till köket på plan 2. Kursdeltagarna har inte tillgång till kök på plan 3-4.
  • Kursledaren informerar om att inte ta telefonsamtal i korridorerna alldeles utanför kontorsrum pga lyhördhet.
  • Om det finns behov av att dela upp gruppen i mindre grupper bokar kursledaren kompletterande mindre rum för ändamålet. Soffgrupper/fikahörnor ska inte användas till detta.