Ansvarsområden A till Ö på FyFa

Kontaktpersoner för olika ansvarsområden vid institutionen för fysiologi och farmakologi, listade A-Ö.

A–B

Akademiska Hus

Akademiskahus.se

Kontaktpersonser för Biomedicum:

Elisabet Linder, Fastighetsförvaltare
Tfn: 08-685 76 60
E-post: elisabet.linder@akademiskahus.se

Fredrik Jonsson, Driftsamordnare
Tfn: 08-685 76 56
E-post: fredrik.jonsson@akademiskahus.se

Erik Ekstedt, Drifttekniker
Tfn: 08-685 76 42
E-post: erik.ekstedt@akademiskahus.se

Jan Wärme, Drifttekniker
Tfn: 08-685 76 67
E-post: jan.warme@akademiskahus.se

Aktivitetsmodell

Institutionens interna, inklusive lokalhyror: prefekt Håkan Westerblad.

Anställnings- och lönefrågor

Prefekten beslutar i anställnings- och löneärenden. Ärenden initieras i forskargrupperna och lämnas till Eva Gipperth för handläggning och prefektbeslut.

Anknytning

För den som önskar anknyta någon, fyll i anknytningsformulär och lämna till HR-administratör Rebecka Jakobsson.

Anknytningstiden är maximalt tre år i taget. Beslut om anknytning signeras av prefekt/AC samt den anknutne i samband med att hen får sitt KI-ID.

Arbetsmiljögruppen i Biomedicum

Läs mer om arbetsmiljö och hälsa i Biomedicum på medarbetarportalen (endast på engelska).

Avfall och källsortering

Mer information om avfallshantering och källsortering i Biomedicum finns på engelska – Waste Management in Biomedicum.

Avtal

Alla avtal, gåvobrev och kontrakt lämnas/skickas alltid i original till administrativ chef Eva Gipperth.

B

Belysning i Biomedicum

Kontakta FM Helpdesk.

Boka lokaler i Biomedicum

Läs mer om hur du bokar lokaler i Biomedicum – Book meeting rooms in Biomedicum.

Boka grupprum och föreläsningssalar i TimeEdit
På FyFa är det enbart utbildningsadministratörerna som kan boka rum och föreläsningssalar i bokningssystemet TimeEdit.
Skicka ett mejl till Eva Lindgren för att boka lokaler.

Se tillgängliga lokaler i TimeEdit (välj Lokalöversikt Campus Solna)

Brandskyddsansvarig

I och med flytten till Biomedicum så återstår att utse ny Brandskyddsansvarig på FYFA.

Budget och resursfördelning på institutionsnivå

Administrativ chef Eva Gipperth

C–D

Datorer

Kontakta IT-supporten på KI
Telefon: 08-524 82 222
E-post: it-support@ki.se

Mer information om hur du beställer dator och programvaror.

Diarium & Arkiv

Registrator på FyFa är Rebecka Jakobsson. Rebecka tar hand om rekryteringsärenden, grönt ljus och hjälper att skapa diarienummer för handlingar som rör t.ex arbetsmiljö, etc. Hon har även ansvar för registratorbrevlådan registrator@fyfa.ki.se.

Övriga registratorer på FYFA:
Avtal som rör Inköp och upphandling: Ahmad Moshref
Avtal som rör Ekonomi: Kristina Seitz och Zahra Abdurahman
Avtal som rör anslag: ekonomi@fyfa.ki.se

Disputation

Sofia Pettersson, utbildningsadministratör
E-post: fyskursexp@fyfa.ki.se

Se även Dissertation defence at FYFA

Doktorander

Frågor om anställning, villkor, lön eller liknande, kontakta Eva Gipperth eller Rebecka Jakobsson.

För frågor om registrering, ansökningar, disputationer och liknande administrativt, kontakta utbildningsadministrationen:

Doktorandrepresentanter

Se Doctoral student representatives

E–F

Ekonomi

Administrativ chef, Eva Gipperth

Ekonomienheten:
Zahra Abdurahman, Ekonomihandläggare
Kristina Seitz, Controller
E-post: ekonomi@fyfa.ki.se

E-post

Nytt lösenord till KI-mejlen, kontakta i första hand IDAC-administratör Rebecka Jakobsson.

Om KI-mejlen inte fungerar, kontakta: it-support@ki.se.

Det finns även information på medarbetarportalen Konton och lösenord.

F

Facility Management organisationen i Biomedicum (FM)

Facility management (FM) en är serviceorganisation i Biomedicum som tillhandahåller en rad tjänster för att du ska kunna fokusera på din forskning. Till exempel så hämtar vi avfallet från lab, vi levererar flytande kväve till ditt kvarter, vi tar emot och levererar gods och paket, vi hjälper dig med större inköp och mycket mera.

För frågor och hjälp kontakta ditt kvarters FM-representant eller FM direkt via vår helpdesk – FM Helpdesk.

Fakturor

Kontakta ekonomiavdelningen på FYFA.
E-post: ekonomi@fyfa.ki.se

Fakturaadress:
Institutionens fakturaadress

Firmatecknare/rätt att teckna institutionen

Endast prefekten har rätten att teckna institutionen enligt delegation från rektor, vilket till exempel innebär att leasing- och hyresavtal endast får signeras av prefekten.

Flextid för teknisk och administrativ personal

Eva Gipperth eller Rebecka Jakobsson lämnar information om flextidsavtalet.

Flytt av kontor och möbler

Kontakta FM Helpdesk för att få hjälp med flytt av kontor och möbler.

Forskarwebb

Kontakta ekonomienheten på FyFa. E-post: ekonomi@fyfa.ki.se

Friskvård på FYFA

Läs mer om arbetsmiljö och hälsa på FYFA

Friskvårdsbidrag

Från 2013 erbjuds anställda vid Karolinska Institutet friskvårdsbidrag på maximalt 1500 kr per år samt en timmes friskvård per vecka på arbetstid. Kontakta ekonomienheten om utbetalning av friskvårdsbidrag.
E-post: ekonomi@fyfa.ki.se

FYFA Forum

Läs mer om kommande seminarier på FYFA Forum

Företagskort (FYFA:s kreditkort)

Kontakta Zahra Abdurahman
E-post: ekonomi@fyfa.ki.se.

Första hjälpen

Facility Management (FM) ser till att sjukvårdsmateriel för första hjälpen finns tillgänglig i lokalerna. Kontakta FM Helpdesk.

G–K

Halvtidskontroll

Half-time review at FyFa

I

Inköp & Upphandling

Ahmad Moshref ansvarar för inköp och upphandlingar.

Institutionsråd

Enligt konsistoriebeslut ska varje institution ha ett institutionsråd, som är ett rådgivande organ till prefekten. Ordförande i institutionsrådet är prefekten.

IT

Kontakta IT-supporten på KI
Telefon: 08-524 82 222
E-post: it-support@ki.se

J

K

IDAC / KIMKAT (KI:s personalkatalog)

FYFA IDAC-administratör: Rebecka Jakobsson

Kolsyreis

Underhåll, beställning och byte av gasflaskor, kontakta FM Helpdesk.

Kommunikation

Kommunikatör och huvudredaktör för FYFA:s är Linda Nilsson. Nås på communication@fyfa.ki.se

Läs mer om vilket stöd du kan få i kommunikationsfrågor.

Kontrakt

Alla kontrakt, gåvobrev och avtal ska alltid lämnas/skickas i original till administrativ chef Eva Gipperth

Kopiatorer/skrivare

KI:s IT-support hjälper till med krånglande kopiatorer/skrivare.
Kontakta IT-supporten på KI
Telefon: 08-524 82 222
E-post: it-support@ki.se

Då toners tar slut skickas automatiskt en beställning till leverantören. De nya byts sedan av FM.

För beställning av papper kontakta FM Helpdesk

Kreditkort (FYFA:s)

Kontakta Zahra Abdurahman eller FyFa ekonomi: ekonomi@fyfa.ki.se.

L–O

Lika behandling

Kontakta Eva Gipperth

Lokaler: fördelning/tilldelning och hyror

Prefekten beslutar om fördelning av lokaler och lokalhyror.

Lokalvård i Biomedicum

Städgladen. Kontakta Andrea Siegers vid frågor kring städning.

Lön

Kontakta i första hand Eva Gipperth om du har frågor om lön. Prefekten beslutar i anställnings- och löneärenden.

M-O

Medielansering av vetenskapligt arbete

Läs mer om medielansering av vetenskapligt arbete.

Miljö och hållbar utveckling

Läs mer om miljö och hållbar utveckling i Biomedicum på medarbetarportalen (information endast på engelska).

P–R

Paketleveranser

Nödvändiga uppgifter för att paket ska hitta till rätt mottagare:

  • leveransadress med postnummer (OBS! ej box-adressen)
  • namn, telefonnummer och kvarter till mottagaren (om du sitter i Biomedicum)
  • namn, telefonnummer och kvarter till avsändaren (om du sitter i Biomedicum)
  • innehållsbeskrivning.

FM-personal hjälper dig med paketleveranser. Kontakta FM Helpdesk.

Parkeringsdekaler

Parkeringsdekaler finns att hämta i receotionen i Biomedicum, plan 3.

Mer information om parkering på KI finns på Medarbetarportalen.

Passerkort till Biomedicum

För mer information se "Passerkort på FYFA - Biomedicum" eller kontakta HR på FyFa.

Post, gods och logistik

Kontakta FM Helpdesk

Press

Kontakta Karolinska Institutets presstjänstpressinfo@ki.se eller 08-524 860 77. Läs mer om medielansering av vetenskapligt arbete

Protokoll

Kontakta sekreterare/protokollförare i varje grupp/kommitté för att få tillgång till protokoll.

R

Redovisningar: ekonomiska, till anslagsgivare

Alla ekonomiska redovisningar ska undertecknas av berörd forskare och administrativ chef innan de skickas till anslagsgivaren.

Registratur

FYFA:s registratur, e-post: registrator@fyfa.ki.se. Registrator på FYFA är för närvarande Rebecka Jakobsson.

Rehabilitering

Berörd arbetsledare ansvarar i första hand för den egna personalen. Om fördjupade aktiviteter/kontakter behövs, kontakta Eva Gipperth.

Reseräkningar

Ekonomiadministratör Zahra Abdurahman

Resursfördelning och budget på institutionsnivå

Eva Gipperth, administrativ chef.

S–Ö

Service och support i Biomedicum

Läs mer om service och tjänster i Biomedicum på den engelska sidan Shared facilities and processes in Biomedicum.

Kontakta FM Helpdesk

Sjukanmälan/friskanmälan

Görs omgående till din arbetsledare samt till Rebecka Jakobsson första sjukdagen. Friskanmälan gör du själv i PA-webben vid återkomst efter sjukledighet.

Skyddsombud i Biomedicum

Skyddsombud i Biomedicum

Streckkoder

Beställning av upptryckning eller nya streckkoder: service@fyfa.ki.se

Studieadministration för forskarutbildningen

Sofia Pettersson, studieadministratör. E-post: fyskursexp@fyfa.ki.se

Studierektorer för forskarutbildningen

Studieadministration för grundutbildningen

Studierektorer för grundutbildningen

T

TimeEdit (boka lokal)

På FyFa är det enbart utbildningsadministratörerna som kan boka lokaler i bokningssystemet TimeEdit. Skicka ett mejl till Eva Lindgren för att boka lokaler.

Se tillgängliga lokaler i TimeEdit (välj "Lokalöversikt Campus Solna")

Transporter, flytthjälp m.m.

Kontakta FM via FM Helpdesk.

U

Utbildningsansvarig för grundutbildning på FYFA

Elisabet Stener-Victorin

V

Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse

Eva Gipperth, administrativ chef