Samverkan vid Karolinska Institutet

Som medarbetare ska du läsa igenom avtalet och fundera över vad avtalet kan innebära för dig och din arbetsplats. Om du har frågor kring avtalet eller hur samverkan fungerar – ta upp det till dialog i din grupp, enhet eller avdelning, med närmaste chef eller med din fackliga företrädare.

Syftet med samverkan är att föra en öppen och förtroendefull dialog om verksamheten vilket bidrar till inflytande och delaktighet i verksamheten. Medarbetare och chef ges goda möjligheter till tidig information och engagemang. Principen är att frågor ska avgöras där de naturligt hör hemma i verksamheten. Målet är att få en kontinuerlig utveckling för medarbetaren, av arbetsplatsen och verksamheterna.

Ett väl fungerande samverkanssystem bygger på ett ansvarstagande, förtroende och en vilja till engagemang från såväl medarbetare som chefer, fackligt förtroendevalda och skyddsombud. Samverkan är en del av hela organisationen.

Tillsammans skapar vi förutsättningar för ett positivt arbetsklimat, en god arbetsmiljö och en verksamhet som utvecklas.

En förutsättning för inflytande och delaktighet är att det finns mötesformer och tydliga mandat för beslut. Det är också viktigt med återkoppling på de frågor som lyfts i samverkan.

Den formella grunden för samverkan

Det lokala samverkansavtalet, Hållbar samverkan och delaktighet för framtiden, sätter verksamheten i fokus, syftet är att det ska ge förutsättningar för verksamhetsutveckling, bra arbetsmiljö, lika villkor och utveckling av medarbetarskapet och ledarskapet. Avtalet lyfter fram arbetsplatsen och den enskilde medarbetaren. Förutom påverkan genom fackliga förtroendevalda och skyddsombud är du själv med och påverkar.

Den samverkan som beskrivs i samverkanssystemet är en utveckling av arbetsrättsliga grunder i medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och diskrimineringslagen (DL) samt förtroendemannalagen (FML). Karolinska Institutets samverkansavtal bygger på det centrala ramavtalet om Samverkan i framtiden.

Samverkanssystemet

Mötesplatserna; dialog mellan medarbetare och chef, grupp/ enhets/ avdelningsmöten samt samverkansråd är delar av samverkanssystemet. I samverkanssystemet är alla delar beroende av varandra.

Samverkan ingår som en del av de ordinarie arbetsuppgifterna och alla (medarbetare, chefer, fackliga förtroendevalda och skyddsombud) behöver ta ansvar för sitt deltagande och nyttja de forum som finns för samverkan. En viktig förutsättning för att samverkan ska fungera är att det finns ett förtroende mellan parterna och förtroende mellan chef och medarbetare.

Samverkansnivåerna följer Karolinska Institutets organisation och arbetsordning och finns på tre nivåer:

• Grupp/Enhet/Avdelning – direktsamverkan

• Institutionsnivå - partssamverkan

• Myndighetsnivå - partssamverkan

Gruppmöten/Enhetsmöten/Avdelningsmöten hanterar frågor som rör den egna gruppen/enheten/avdelningen.

Samverkansråden hanterar frågor som rör flera grupper/enheter/avdelningar. Samverkansråden på institutionsnivå fungerar också som stöd för chefer och medarbetare.

Ett samverkansråd består av representanter för arbetsgivaren, de fackliga organisationerna och skyddsombud. Parterna utser sina egna representanter.

Samverkan på myndighetsnivå hanterar myndighetsövergripande frågor och även här utser parterna sina egna representanter. Samverkan på myndighetsnivå stöttar samverkansråden vid institutionerna om det skulle finnas behov.

Medarbetare och chef i dialog

Dialogen mellan medarbetare och chef syftar till att skapa förståelse, motivation, engagemang och utveckling. Både medarbetare och chefer har ett gemensamt ansvar för att det blir en bra dialog. Det är här frågor om verksamheten och arbetsmiljön, kopplat till medarbetarnas egna arbetssituation, tas upp. Dialogen ska präglas av delaktighet, öppenhet och respekt.

Dialogen ska både kunna ske löpande och i det årliga medarbetarsamtal 1. 

Grupp-, enhets- och avdelningsmöten

Det är på ordinarie grupp/ enhets/ och avdelningsmöten som den huvudsakliga samverkan sker. De är de naturliga mötesplatserna för verksamheten, det systematiska arbetsmiljöarbetet liksom arbetet med tillgänglighet och lika villkor. 

Det är viktigt att ställa upp spelregler för mötena så att både medarbetare och chef vet vad som gäller och kan ta sitt ansvar.

Aktuella frågor som rör arbetsplatsen ska tas upp på mötena i dialog. Chefer tar upp sina specifika chefsfrågor i de chefsforum som finns. Alla ska känna att de har rätt att yttra sig – oavsett om de håller med om det som sägs eller om de har en annan åsikt. Det är inte enbart en rättighet för medarbetare att få inflytande, det är också en skyldighet att bidra efter bästa förmåga. På motsvarande sätt är det chefens skyldighet att på ett seriöst sätt och med full transparens informera och lyssna in medarbetarnas tankar och åsikter, vidareutveckla, diskutera och beakta dem.

Samverkansråd på institutionsnivå

Ett samverkansråd fungerar i normalfallet också som arbetsmiljökommitté[1] men exakt hur samverkan ska fungera på Institutionerna är i sig en samverkansfråga. Det betyder man får komma överens om hur inbjudan, dagordning osv. Samtliga parter ska ta ansvar för att samverkan sker genom en meningsfull dialog. Det ska framgå vad som är samverkansärenden. Arbetsgivaren ansvarar för att dokumentera att samverkan skett i frågor av viktigare karaktär.

Samverkan i praktiken

För att samverkan ska fungera och för att få möjlighet till inflytande är det viktigt att samverkansfrågor väcks så tidigt att det ger förutsättningar för en meningsfull dialog. När medarbetarna haft möjlighet att föra fram synpunkter så att frågan kan anses tillräckligt belyst kan chefen fatta sitt beslut. Ambitionen i samverkan är att nå samsyn men det är alltid den ansvariga chefen som avgör när beslut kan fattas.

Det är viktigt med återkoppling på frågor som väckts. Inga frågor ska lämnas obeaktade. Detta gäller i alla samverkansprocesser.

Samverkan är ett förhållningssätt. Samverkan kan gälla frågor i verksamheten som till exempel rekrytering, organisation, verksamhetsplanering, uppföljning av verksamheten, trivselfrågor, och arbetsmiljö, men inte om till exempel:

• Tvister

• Löneförhandlingar

• Anställningsvillkor

• Omställningsverksamhet för personal vid nedläggningar och rationaliseringar

• Hantering av arbetsmiljöfrågor enligt 6:6a § och 6:7 § i AML

Samverkan ska normalt ske på den nivå där beslutet fattas eller den nivå som berörs av beslutet, det innebär till exempel att samverkan inför en rekrytering ska ske av den chef som ska anställa en ny medarbetare, även om det prefekten som formellt beslutar om anställningen.

Hållbar samverkan

Alla medarbetare och chefer ska känna till hur vi arbetar med samverkan på Karolinska Institutet. Medarbetare och chefer får information om samverkan i introduktionsutbildningen. Chefer får även information och utbildning om samverkan i Karolinska Institutets chefsutbildningar.

Uppföljning av hur samverkansavtalet tillämpas och utvecklas görs av parterna löpande för respektive samverkansnivå. Framkommer annan information som är av betydelse för samverkansarbetet tas också den med i uppföljningen. Resultatet kan visa om formerna för samverkan behöver utvecklas eller om andra insatser behövs för att samverkan ska fungera.

HR-avdelningen, är förvaltningsansvarig för samverkan. Tillsammans med de fackliga organisationerna ger de stöd och utvecklar arbetet med samverkan.

[1] Arbetsmiljökommitté är ett samrådsorgan mellan arbetsgivare, fackliga organisationer och skyddsombud i frågor som rör planering, genomförande och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet med den lokala arbetsmiljökommitténs arbete är att bidra till ett utvecklat arbetsmiljöarbete och en god arbetsmiljö.