Rutiner för handläggning av VIL/VFU

Hos Region Stockholm finns information för VIL-samordnare samt AKA och handledare och för KI:s studenter på respektive programsida.

Detaljerade handläggningsrutiner samt hantering av inresande studenter, skyddad identitet och avbruten VFU finns i dokumentet Rutiner för handläggning av VIL/VFU vid Karolinska Institutet. Det kan fås av undertecknad samordnare på UF/ Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd.

KliPP (Kliniskt placeringsprogram)

Administration av VIL-/VFU-platser inom Stockholms läns landsting görs i systemet KliPP, Kliniskt Placeringsprogram.

Den administrativa processen för studenter som ska göra VFU kan kort sammanfattas i följande steg:

• studenten registreras först i KliPP av VIL-samordnare på respektive utbildningsprogram, baserat på listor från Ladok, för att kunna placeras i olika verksamheter och för att kunna bli registrerad i EK (Region Stockholms elektroniska katalog) som genererar ett så kallat HSA ID.
• Studenten genomför kursen JoBSH (Journaler, Bemötande, Sekretess, Hygien), och får sedan ett eTjänstekort utfärdat. Studenten måste själv boka tid för att hämta ut e-tjänstekortet.
• VIL-/VFU-samordnare vid de olika programmen gör förfrågningar/beställningar till olika verksamheter via KliPPs beställningsformulär. 
  
  Det gäller inte Läkarprogrammet, som har i förväg reserverade VFU-platser, och Logopedprogrammet som beställer sina VFU-platser genom direktkontakt med verksamhetschefer eller studentsamordnare på olika logopedavdelningar/-enheter.
  Det gäller inte heller Tandläkarprogrammet, tandhygiensitprogrammet samt optikerprogrammen som alla har egna kliniker inom ramen för programmen.

VFU-platser utanför Region Stockholm, till exempel inom Stockholms stads äldreomsorg, finns inte i KliPP utan administreras via direktkontakt med de olika verksamheterna.

Uppgifterna i KliPP ligger till grund för KIs utbetalning av ersättning till klinikerna förutom för Läkar- och Logopedprogrammen som betalar sina VFU-platser med ALF-medel.

EK (Elektroniska katalogen)

Elektroniska katalogen (EK)  är en databas som innehåller uppgifter om personer, funktioner, enheter och verksamheter som har ett avtal med Region Stockholm, till exempel anställda och studenter. När VIL-samordnaren lagt in en student i KliPP skapas automatiskt en så kallad personpost i EK knuten till aktuellt utbildningsprogram och VFU-placeringar.

Olika hanteringar gäller för den som har svenskt personnummer och är folkbokförd i Sverige och den som saknar personnummer. Kontakta KI:s samordnare för närmer information (nedan kontakt).

När personposten skapats får studenten ett unikt HSA ID som är Region Stockholms identifiering av varje person som har uppdrag i vården. HSA står för Hälso- och sjukvårdens adressregister.

JoBSH (journalhantering, bemötande, sekretess och hygien)

Studenter på KI:s utbildningsprogram som ska delta i någon form av VFU, inklusive studiebesök, måste ha genomgått kursen JoBSH, som är en nätbaserad utbildning i journalhantering, bemötande, sekretess och hygien, som Region Stockholm tillhandahåller genom plattformen Lärtorget.

Utbildningen nås via en länk som skickas ut till student tidigast ett dygn efter registrering i KliPP av respektive VIL samordnare. Kursen tar cirka två timmar att genomföra. Efter kursen ska studneten själv generera ett intyg. 

eTjänstekort (elektroniskt tjänstekort)

eTjänstekortet innehåller information om din tjänsteidentitet och kan användas för säker inloggning på datorer samt inloggning till journalsystem och administrativa system. 

När studenten genomgått den obligatoriska JoBSH-utbildning beställs automatiskt ett eTjänstekort (elektroniskt tjänstekort inom Region Stockholm) för studenter med svenskt personnummer. Manuell hantering för övriga.

Beställningen gäller i 90 dagar och om inte studenten tagit foto på eTjänstekortkontoret före dess måste en ny beställning göras. När beställning av ditt kort är genomförd ska studenten fotografera sig via fotoautomat och beställa dig för att hämta ut sitt kort.

Kortet gäller i fyra år, därefter måste nytt kort beställas. Studenterna ansvarar själva för att kontakta ansvarig på respektive program i god tid innan det gamla kortet slutar gälla.

Den som redan har eTjänstekort

Den som redan har ett eTjänstekort, till exempel från en anställning kopplad till Region Stockholm, behöver inte ett nytt kort men genomgången JoBSH-kurs samt utskrift av intyget på godkänd utbildning krävs.

Ändring av namn

Om en student byter/ändrar efternamn eller byter ut ett av sina förnamn ska kortet bytas ut.

Inresande studenter 

Studenterna ansöker om antagning till de kurser eller program som de är intresserade av och behöriga till via KI.se

Efter antagning mejlar den internationella studenthandläggaren vid Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) aktuell praktisk information till studenterna. 

Det finns en egen rutin för dessa studenter, kontakta internationalla handläggarna eller samordnare på Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) aktuell information.

Skyddad identitet

Det finns en egen rutin för dessa studenter, kontakta  samordnare på Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS) aktuell information.

De som har skyddade personuppgifter läggs in i KliPP på vanligt sätt.

Studenterna ska ha ett ordinarie e-tjänstekort.

Avbruten VFU

Examinator ska med omedelbar verkan avbryta en students verksamhetsförlagda utbildning (VFU) om studenten visar sådana allvarliga brister i kunskaper, färdigheter eller förhållningssätt att patientsäkerheten eller patienternas förtroende för sjukvården riskeras. Läs vidare på sidan

Anvisningar för avbrytande av verksamhetsförlagd utbildning | Medarbetare (ki.se)