Boka interna mötesrum i Outlook
Det finns två typer av rum; de som sköts centralt av fastighetsavdelningen, så som undervisningslokaler och grupprum, samt interna mötesrum som institutionerna ansvarar för. Information på denna sida gäller de interna mötesrummen som du kan boka via Outlook.
Information om rummen som hanteras centralt hittar du på sidan Lokalbokning för medarbetare.
Vem kan boka vilka rum?
Som standard kan alla mötesrum i Outlook bokas av alla interna användare på KI. När du bokar ett rum behöver du därför säkerställa att du har tillgång till lokalen med ditt KI-kort.
Du kan se om rummet är ledigt eller upptaget samt vem som bokat ett upptaget mötesrum, men inga fler detaljer. Du bokar rummet med hjälp av schemaläggningsassisten eller rumslistan när du öppnar ett nytt möte. Du kan inte dubbelklicka i rummets kalender för att boka ett möte.
Rumslistor
Alla rum ingår i en eller flera rumslistor. Listorna är uppdelade efter institution. Personen som är inlagd som ägare till listan i systemet (ofta institutionens administrativa chef) kan begära ändringar om vilka rum som ska ingå i listan. Kontakta i så fall Helpdesk.
Så bokar du ett rum i Outlook
Du kan boka interna mötesrum direkt i Outlook eller webbmejlen (Outlook Web App).
Ett rum har sin egen kalender, som du kan se i en mötesförfrågan, ungefär som en persons kalender.
När rummet accepterar din förfrågan, skapas automatisk en händelse i rummets kalender.
Boka ett rum
Det finns två sätt att boka ett rum för ditt möte. När du har lagt till rummet visas det både i fältet "Till:" och "Plats:" i inbjudan.
Metod 1
- Öppna en ny mötesförfrågan.
- Klicka på Plats under datumväljaren.
- Välj ett rum.
- Rummet kommer att visas både som mottagare Till och som plats Plats.
Metod 2
- Öppna en ny mötesförfrågan.
- Välj Schemaläggningsassistenten. Schemaläggningsassistenten hjälper dig att hitta den bästa tiden för ditt möte.
- Lägg till deltagare genom att välja de personer du vill bjuda in till mötet.
- Klicka på Lägg till rum och välj ett rum från listan
- Fyll i annan relevant information för mötet (start- och sluttid, etc.) och klicka på Skicka.
Boka rum från webbmejlen
- Logga in i webbmejlens kalender.
- Klicka på Ny händelse.
- Välj fliken Schemaassistenten.
- Klicka på Välj rum, välj Lägg till alla tidigare använda rum eller Fler.
- När du väl har valt ett rum dubbelklickar eller markerar du på rummet klickar sedan på Rum -> längre ner på sidan. Klicka på OK när du är klar.
- Gör nödvändiga ändringar (t.ex. start- och slutdatum och tid) och försök att hitta en tid som passar alla deltagare.
- När din bokning är klar, klicka på Skicka.
- När du har klickat på Skicka sparas händelsen i rummets kalender.
Avboka eller ändra ett möte
Instruktion för hur du avbokar eller ändrar ett möte, hos Microsoft.
Digitala mötesrumsskärmar (Evoko)
I vissa lokaler, som ANA Futura, Biomedicum och Neo, kan du boka rum via digitala skärmar utanför mötesrummet.
Lägg upp ett nytt rum i bokningssystemet
Kontakta Helpdesk för att beställa bokning för ett nytt mötesrum:
- Ägare till rummet.
- Rummets namn.
- Automatisk hantering är standard, ange i fall du vill ha manuell hantering av rummet (ange en person som manuellt godkänner eller avböjer alla bokningsförfrågor till rummet).
- En eller flera rumslistor som rummet ska tillhöra (dvs. institutionen)