Arkiv och registratur vid MMK
MMK:s arkivarie Michael Rosendahl hjälper dig med frågor som rör arkivering av forskningsdata, lagar och regler om arkiv samt vad som ska sparas.
Vad ska diarieföras/arkiveras?
I Karolinska Institutets dokumenthanteringsplan finns en noggrann beskrivning av vilka handlingar som ska diarieföras, bevaras och gallras.
Länk till KI:s dokumenthanteringsplan.
Rensa handlingar innan arkivering
Innan handlingar arkiveras ska de rensas från arbetshandlingar, gem, tejp, post-it-lappar och plastfickor. För att skilja de olika ärendena åt används vikta A4-papper. Skriv på pappret vad de innehåller, till exempel diarienummer eller namn.
Kontakta gärna arkivarie Michael Rosendahl i förväg för information.
Elektroniska filformat
Svensk Nationell Datatjänst (SND) har en lista över elektroniska format som är lämpliga för långsiktigt bevarande och tillgängliggörande. Utgå ifrån SND:s rekommendationer när ni väljer filformat det underlättar framtida arkivering av elektroniska handlingar.
Läs mer om filformat via Svensk nationell datatjänst.
GDPR
En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Behandling av personuppgifter regleras i dataskyddsförordningen (GDPR). Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling inom forskningen är nästan alltid (artikel 6e).
Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
Grundläggande principer: (artikel 5)
- Laglighet Att uppgifterna ska behandlas lagligt innebär att det ska finnas en rättslig grund för behandlingen.
- Korrekthet Att uppgifterna ska behandlas korrekt innebär att behandlingen ska vara proportionerlig. Det betyder att du inte ska behandla fler uppgifter än du behöver för ditt ändamål.
- Öppenhet Att uppgifterna ska behandlas på ett öppet sätt innebär att du på ett klart och tydligt sätt ska informera om behandlingen.
För mer information om forskningsdata med personuppgifter: Svensk nationell datatjänst.
Utlämnande av allmän handling
Information uppdateras inom kort
Arkivarie
Registratorer
Kontakta någon av MMK:s registratorer nedan för frågor om institutionens rutiner. Observera att det alltid är originalhandlingar som ska arkiveras, samt att de ska vara enkelsidiga.
Läs mer på KI:s centrala sidor: Arkiv och Registratur