Inköp av arbetsredskap och kontorsmöbler vid KI

Vad gäller?

Inköp av varor och tjänster regleras i Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, vilket inkluderar arbetsredskap och kontorsmöbler, såväl på den ordinarie arbetsplatsen som utanför denna.

Användande av utrustning (arbetsredskap och kontorsmöbler) vid distansarbete regleras i Inkomstskattelag (1999:1229) och KI:s föreskrifter för distansarbete (dnr 1-533/2021) samt i förekommande fall enskilda överenskommelser mellan chef och medarbetare om distansarbete.

Utrustning på distansarbetsplatsen får tillhandahållas av KI om chefen bedömer att utrustningen utgör arbetsredskap som behövs för att utföra arbetet. Vidare ska utrustningen uppfylla kriterierna för skattefrihet:

  • Direkt nödvändig och av väsentlig betydelse för arbetets utförande
  • KI betalar den aktuella utrustningen genom en upphandlad leverantör (dvs. äger utrustningen)
  • Vara av begränsat värde

Skattelagstiftning

KI är som myndighet förpliktad att följa upphandlingslagen och den upphandlingsprocess som gäller vid KI. Samtliga inköp av arbetsredskap och kontorsmöbler ska därför ske centralt genom KI:s upphandlade leverantörer.

Utöver detta finns skatteregler som styr huruvida inköpet är skattefritt arbetsredskap enligt definitionen i 11 kap 8 § inkomstskattelagen. Det har inte införts några särskilda skatteregler som ska gälla under pandemin, utan ”vanliga” skatteregler gäller.

Enligt skattelagstiftningen ska utrustningen vara av väsentlig betydelse för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Vidare ska förmånen vara av begränsat värde för den anställde och förmånen av arbetsredskapet ska vara svårt att skilja från nyttan i anställningen.

Bestämmelsen gäller för alla typer av varor som arbetsgivaren tillhandahåller de anställda som arbetsredskap. Det innebär att det kan även vara varor som tillhandahålls utanför den ordinarie arbetsplatsen. För att bestämmelsen ska gälla krävs att KI gör en individuell bedömning av den anställdas behov av utrustning för arbetet.

I samband med att restriktionerna upphävs har de anställda möjlighet att arbeta på sin ordinarie arbetsplats igen. Det innebär följaktligen att behovet av att ha ett hemmakontor kommer minska och i och med det kommer även skattekonsekvenserna att bli annorlunda.

För att skattefriheten ska gälla krävs således följande kriterier:

  • Direkt nödvändig och av väsentlig betydelse för arbetets utförande
  • KI tillhandahåller och betalar den aktuella utrustningen genom en upphandlad leverantör (dvs. äger utrustningen)
  • Är av begränsat värde

Bestämmelsen (skattefriheten) gäller inte om KI:

  • Lämnar kostnadsersättning för utrustning som redan finns
  • Hyr ut utrustning eller överlåter äganderätten till den anställde

Skillnaden mellan kontant lön och förmån

Grundprincipen är att beskattningen ska vara densamma, vare sig den anställde får betalt i lön eller förmåner.

Om KI betalar en privat utgift för en anställd anses KI ha gjort en kontant betalning för dennes räkning, detta trots att den anställde fått ett kontant belopp i handen. Värdet ska då beskattas som lön.

Med förmåner menas ersättningar som inte är kontanter. En förmån innebär alltså en privat nytta för den anställde och en inbesparing av privata levnadskostnader. Med förmån för tjänst avses förmåner i anställningsförhållande eller skattepliktiga förmåner som ska beskattas som inkomst av tjänst.

En anställd som får använda KI:s egendom blir beskattad för förmånen eftersom ingen kontant transaktion skett.

Utrustning som KI lånar till den anställde

Många anställda har under pandemin arbetat hemifrån och för att underlätta arbetet har de lånat hem kontorsutrustning. Dessa lån är inte skattepliktiga förmåner om utrustningen ska lämnas tillbaka när den anställde börjar arbeta på sin ordinarie arbetsplats, dvs vid KI.

Om den anställde fortsätter låna utrustningen ska en bedömning ske om arbetsgivaren ska stå för den anställdes privata levnadskostnader, vilka är skattepliktiga, eller om den lånade utrustningen fortsatt utgör arbetsredskap som behövs för att utföra arbetet, vilka är skattefria. Du behöver därför ha en dialog med din chef som ska göra den bedömningen.

Inköp som anställda gör på egen hand

Inköp av kontorsutrustning ska aldrig ske på egen hand utan överenskommelse med sin chef. Alla inköp som anställda gör på egen hand anses vara en privat levnadskostnad.

Om arbetsgivaren lämnar ersättning för ett sådant inköp som den anställde gjort anses det vara en skattepliktig ersättning som beskattas som skattepliktig lön och KI betalar arbetsgivaravgifter. Utrustningen kvarstår då i den anställdes ägo och anses inte tillhöra KI utan den anställdes privata egendom.

Kan den anställde göra ett utlägg för KI:s räkning vid ett sådant inköp?

Nej, samtliga inköp av utrustning ska ske genom KI. KI gör beställningen samt hanterar inköpet.

Anledningen till detta är att inköpet inte skett genom upphandlad leverantör samt att risken finns att Skatteverket inte godkänner inköpet som skattefritt.

När uppkommer en skattepliktig förmån och hur ska den beskattas?

Ett arbetsredskap som har bekostats av KI men som inte används i tjänsten, inte är av väsentlig betydelse för arbetsutförandet, inte är av begränsat värde eller inte kan särskiljas från nyttan i anställningen är en skattepliktig förmån för den anställde.

Arbetsredskap som utgör skattepliktiga förmåner för en anställd ska tas upp på lönebeskedet för den anställde till förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms. Förmånsvärdet för skattepliktiga arbetsredskap utgör underlag för redovisning och betalning av arbetsgivaravgifter och avdrag för preliminärskatt.

Vid löneregistreringen registreras en skattepliktig förmån av arbetsredskap med belopp i enlighet med förmånsvärdet. Avdraget för preliminärskatt på förmånsvärdet skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten på förmånsvärdet för skattepliktiga förmåner skall redovisas i arbetsgivardeklaration och betalas till Skatteverket. Skattepliktiga förmåner utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) medan skattefria förmåner inte är pensionsgrundande. Skattepliktiga och skattefria förmåner är inte sjukpenninggrundande (SGI), inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.